カード使用明細

質問

法人カードでの精算について教えてください。
引き落としの使用明細書が送られてきますが、法人カードを使用している人が、使用明細を紛失することが良くあります。オーナー会社で、会長とその息子である社長が使用しているのですが、クレジットの場合、そのつどの使用明細がなくても、引落し利用明細書で使用月日や使用場所がわかれば、経費として認められますか？
以前勤めていた会社では、つどの使用明細がなくては経費は認められないことになっていました。
本来、経理としては、どうするのが正しいのでしょうか？
初歩的な質問かもしれませんが、教えてください。

回答No.3

yosifuji20

少々ご質問の意味が判りにくいのですが。
使用明細というのは、カード利用の取り引きの都度店などから渡されるレシート類のことで、引落し利用明細書はクレジット会社からの毎月の請求書の明細ですね。

問題は、その引落し利用明細書で使用月日や使用場所がわかったたしても取り引きの内容がそこに明示されていないと経理的には問題ですね。時々法人カードでも個人の費用が入ることありますね。たとえば出張でも出先で買った個人的なお土産は会社の費用にはならないですね。
従って、その引落し利用明細書で支払いの目的が何かであることが客観的にわかるかどうかが会社負担としてみとめる最低の条件だと思います。
特にオーナーや役員などの場合はこれは厳格にしておかないと税務調査で役員賞与や使途不明金といわれる恐れがありますよ。

社員がカードを使わないで現金決済の場合はレシート類がなければまず費用の支払いは認めないですよね。
こういうことは上層部のほうから厳格に守るべきことで、そうしないと社内の統制が取れなくなるのです。
従って「使用明細を紛失することが良くあります」ということそのものが問題です。紛失してはいけないものなのです。
以前私がいた会社のオーナーはこういう場合は一切請求をしてきませんでしたよ。

お礼

ご指摘ありがとうございます。
恥ずかしいのですが、私が入社した頃、「○○を買ったからお金！」といわれ、レシートか領収証は・・・？と聞いたところ「いちいちうるさい、そんなものないよ」と言われ驚いたものです。さすがにレシートのないものは出金できないと理解して頂くことからはじめたのです。3.4年前のことですが・・・。
オーナー会社でその後、うるさい事務員の白い目で見られていますが・・・。
皆さんがうらやましいです。
だからこそ正確な処理を身に着けたいと思います。

回答No.2

riri1609

経費としては認められますが、幾つか問題点があります。

法人カードという事ですが、「使用月日や使用場所」が分かるとして、何を購入したかわかりますか？
以前勤めていた会社には、普通のクレジットカードが法人用としてありました。それで宿泊費等を支払ったりしたこともあるのですが、そのような詳細も分かるのでしょうか？

当社は車の燃料等の法人カード（要はコスモザカード等）があります。車によってはガソリンだったり軽油だったり．．．
ここで（当社の場合）問題なのですが、送られてくる明細には軽油税が書かれていません。（実際には郵送ではなく、ネットで確認・印刷するのですが）
御存知かと思いますが、ガソリン税にはかかってくるので一括で処理出来ますが、軽油税には消費税がかかりませんので、一括で処理することは出来ないかと思います。
軽油税は大体一緒といえども、ずっと一律ではないので、正確にするためには都度貰える使用明細が欠かせません。
これをクリア出来れば問題なく経費として認められるかと思います。

しかし、部下の見本となるべきオーナーや社長自ら「明細書は無くした」では、何とも締りが無くなりますね．．．

お礼

ありがとうございました。軽油やガソリンについては専用のカードを使っています。
軽油税についても、気をつけて仕訳しています。

オーナー会社で、自分の会社のお金という意識がおありですので、自分たちはそんなものがなくても使えるとお考えのようです。
黙って自分たちの思い通りの処理をしてくれる社員を望んでいるようです。
残念ですが・・・。

回答No.1

noname#222486

>以前勤めていた会社では、つどの使用明細がなくては経費
　　それはその会社のルールでそうなっていただけです
　　支払いの事実が証明できれば経費として当然処理できます。
　　現金の支払いで、領収書を発行してもらいますがそれも同じで
　　支払いの事実が分かるので発行してもらっているだけで
　　何かかわりのものがあればそれでも良いことで経費を落とすのに
　　領収書が必要と言うことはありません。

お礼

個別の使用明細にこだわることなく、内容がわかり、支払の事実が大切なのですね。領収証や、使用明細にこだわっていました。

ありがとうございました。