振替伝票にあらかじめ印鑑を入れておく事について

質問

振替伝票にあらかじめ印鑑を入れておく事について

長文ですみません。
経理の振替伝票伝票の係印の欄に、あらかじめ自分でエクセルのオートシェイプを使って作った印を入れておくのは良くないことなのでしょうか？

他の人が、振替伝票と経費明細書を貼る用紙(かなり量が多い）の係印の欄に、自作の印をあらかじめ入れておいて印刷しているのですが、効率も良いし便利だなと思って私もやってみようと思っていました。

しかし、その人が経費明細書張付用紙にあらかじめ印鑑を入れて印刷しているのを、たまたま経理責任者の上司が見つけて
「伝票類というのは作業が終了した後に自分で確認して初めて印鑑を押すものであって、あらかじめ印鑑を伝票に印刷しておくのは怠慢だし他の誰にでも使われてしまうので止めるように」
と注意されていました。

しかし、その人はその後もあらかじめ印鑑を印刷しておくのを止めなかったんですが、オートシェイプで作ったとはいえよくできている印鑑なので、注意した上司をはじめ、経費明細書や振替伝票をチェックしている上司も誰も気づいていません。

誰も気づかないまま2カ月たって、その人には「バレていないから大丈夫だからあなたもやってみたら？」と言われました。
確かに使えたら忙しい時に楽だろうなとは思うんですが、上司がああ言っていあ以上、そのやり方は良いのかなと思って。

私は他の会社の経理の事はわからないのですが、一般的には経理の伝票類にあらかじめ印鑑を入れておくというのは正しいのでしょうか？
たまに請求書に電子印のような印を押してくる会社もあるので良いのかなとも思ったんですが。
また、会計監査などが入った時に、何か問題になったりするのでしょうか？

ご回答よろしくお願いいたします。

回答No.2

yosifuji2002 · ベストアンサー

書類に印鑑を押すという行為は、単に作成者の名前の記録ではありません。
ご友人はその点について無知なのでしょう。

日本での捺印の意味は、たとえそれが三文印であろうとも、それを押した人がその内容に責任を持ちますということです。
したがって、白紙の伝票に押印をしておくということは、どのような目的に利用されても、その伝票の内容はご自身で責任を取らなければなりません。白紙手形と同じことです。
あらかじめ捺しておいたのでそれは知りませんというのは、子供の言い訳です。

もうひとつ、押印の意味はご自身で伝票類を作成した後で、押印をする際にもう一度内容を見てそれで良いと自分で再確認する行為でもあります。
仕事はすべてやりっぱなしではいけません。必ず再確認をして間違いが無いことを確認して次にまわすのが基本です。

私が経理になった時に部長から言われたことがあります。実はその会社の銀行員と実印は上下を示す「しるし」がついていません。
彼はこれについて、「印鑑を押す前に印面の上下を目で確認して、その時同時にこれを押してもよいのかをもう一度考えるためである。」といっておりました。

日本での押印の意味はそれだけ慎重にするものだということで、今でもこの言葉は忘れません。

お礼

やはり印鑑というのは自分のやった仕事、責任だと認めてから押すもので軽々しく押して良いものではないのですね。

部長さんのお言葉は私も今後ずっと覚えていきたいと思いました。
ありがとうございました。

回答No.1

damoi-39

●先ず実印を辞典で調べてください。例えば会社の重要書類にその課の最高責任者・その部の最高責任者・その会社の支社又は本社の最高責任者の実印を押捺をして提出するのです。

●仕訳伝票の振替伝票と添付の証憑にはスーパーから買ってきた三文判で担当の私が見ましたよと言う形で押捺して上司へ伝票を回付しているのが実情です。

●最近は複写（コピー）もよくなってコピーか本物か見分けがつきません。これを利用して面倒な手間を省こうと言うのは厳しい書き方をすると怠慢（手抜きの作業）のなにものでもありません。

●確かに時代とともに便利になってきましたが，担当者の間違いは上司の間違いなのです。大会社なら，即刻左遷です。

●印鑑を押捺するという事はどのような事か辞書等を読んでください。押捺をする時は面倒でも自分の目で見て間違いが無いと判断したら押捺してください。更に上司が見てこれは間違った仕訳処理だと判断され注意されたら，訂正と言う事になるのです。

●会計監査や税務調査が入った場合は責任者が怠慢と勧告を受けます。それは納税と深い関係にあるのです。「テレビで査察が入ったと言うのは杜撰な処理をして納税を免れている怪しいと調べるのです。」

お礼

実印の説明から会計監査の事まで詳しく説明してくれてどうもありがとうございました。

印鑑を押す意味、部下の責任は責任者の責任になってしまう等大変勉強になりました。

本当にありがとうございました。