委任状をFAXで受理した場合

質問

ある地域の団体で、ちょっとした疑問が出たのでおうかがいします。
先日総会があり、出席できない方には委任状の提出をお願いしております。
が、現役を退かれたが、団体には応援という形で所属していただいている方が、総会資料を送付してもらい、さらに委任状も誰かにお願いして持っていってもらうのが申し訳なくて、出し辛いという意見がありました。

　FAXで受理したものが有効だとすれば、今後はFAXでの受理も考えているのですが、FAXでの委任状の受理は有効でしょうか？やはり、原本がいるのでしょうか？

回答No.1

goold-man · ベストアンサー

その総会での取り扱いはわかりませんが、（一般論）FAXで委任状送信について行政などでは受理しないと思います。（免許証など本人確認資料をFAXで送信してもクレジット会社などでは、真正な証明と認められないのと同じ）コピー元を偽造できるから。

委任者が正式に委任していない受任者が、勝手に委任状を作成可能（印章は三文判でよいし、委任状は白紙段階で複写できる。署名も偽造可能）

お礼

ありがとうございます。
やはり、FAXでの受理は無効になるのですね。
やはり、今まで通り、欠席という場合には持ってきていただくしかなさそうですね。

回答No.5

goold-man

NO1,2追加
NO3の方のとおりで(行政手続における委任状ほど厳密にする必要がない）、総会での委任状はFAXでもよいと規約におりこめばよいと思います。（偽造までする人はいないでしょう）

お礼

ありがとうございます。
次の会議で提案してみようと思っています。

回答No.4

ben0514

私は会社の経営者です。
会社として、法人会や商工会などに加入していますが、毎年総会の案内が届きます。

経験ではほとんどが郵便ですね。返信用のハガキが同封されていて、そちらに署名捺印のうえ、投函する形です。
担当者（班長など）が会員に配る場合もありますが、最近では往復はがきを利用されることも増えましたね。

広報などで資料配布があるついでにはがきを渡すのも良いでしょう。
ＦＡＸはあまりよくないと思います。

高齢の方であれば、ＦＡＸをお持ちでない人もいるのでは？

回答No.3

TanakaHiro

民間の団体の総会等にあっては、行政手続とは異なり、どのような委任状が有効で、どのような委任状が無効かということについて、確たる決まりはありません。

行政手続における委任状には、署名＋押印とか、実印押印＋印鑑証明添付というケースが多いですが、民間の総会における委任状では、そこまで厳密にやるケースは希です。

理屈から申せば、代理権を確認する側（団体側）がＯＫとする形態であれば、ファックスであっても、口頭であっても、すべて有効ということになり、要は、貴団体で有効と定た方式の委任状はすべて有効となるのです。

というわけで、ご質問にお答えするならば、ファックスだけで有効とみなすかどうかについては、貴団体のしかるべき議決機関で決議して定めて下さいということになります。

なお、ファックスなどの簡易な方法でＯＫとするにしても、署名＋実印＋印鑑証明など厳格な方法以外認めないとするにしても、いずれにしてもメリットデメリットがありますので、それぞれの利点欠点またその他の諸事情を勘案の上、貴団体に適した方法を採用されれば良いかと思います。

お礼

ありがとうございます。
今度の会議で提案してみたいと思います。
もし、通れば、こちらとしてもかなり時間も省けるし、総会当日にバタバタする事が減ると思います。

他の連絡事項、出欠の有無はFAXでのやり取りなのでそれと変わらないですよね！？

回答No.2

goold-man

追加
要件があえば電子委任状でも可能な場合があります。

電子署名者から補助者の方への委任状は、電子委任状でも可
電子認証をした原本を格納したフロッピーディスク、リムーバブルディスク（ＵＳＢメモリ、外付けＨＤＤ等）、ＣＤ－Ｒ、ＣＤ－ＲＷ等の記録媒体（ＤＶＤは不可）を持参
役場窓口では本人確認資料（運転免許証と認印又は印鑑登録証明書と実印）など必要

参考URL：

http://www3.ocn.ne.jp/~kosyo/denshikosho.html

お礼

ありがとうございます。
電子委任状。たぶん、高齢のかたが多いので無理ではないかと思います。
電子委任でも提出しなければならないのには変わりないですね。
そのようにお伝えします。

詳しく説明いただき、ありがとうございました。