自治会総会の委任状の扱いについて

質問

こちらでは役員の任期が4月1日より1年間で総会は毎年4月の中旬に行われます。
旧役員による活動報告、決算が承認された後、新役員の活動計画や予算が承認されて
めでたし、めでたし。というのが恒例です。

議長選出は総会で立候補・他薦を募りますが例年は新旧の役員がそれぞれ指名して総会で承認されてきまります。
ですから旧役員の決算承認までを担当する議長。年間計画・予算承認・新役員の承認を担当する議長と2名の場合があります。
新旧の役員が対立しなければ（笑）１名の議長がそれぞれを担当します。

会員の総数は約400世帯。役員はそれぞれ12名、総会の出席者は約90名〔新旧役員を含む）、委任状が120程度で、なんとか過半数で開催要件を満たしている実情です。
総会の委任状は議長に対する白紙委任状で、旧役員が作成し集めることになっているようです。
任期は終わっているのだからこれはおかしいと主張しているのですが、総会で承認されるまで新役員は役員候補であって役員ではないという解釈らしいのですが。

そこでまず、議長に対する白紙委任状の解釈についてお尋ねいたします。

新役員によって自治会費の値下げ等、自治会規約改正についての議案が提出されている場合
議長に対して出された白紙委任状の扱いはどのようになるのでしょうか？

議長は運営側から選出されるケースがほとんどで議長に対する委任状はすはわち、運営側に委任するとみなされて議案に賛成するとみなされる
と解釈してよろしいのでしょうか。
仮に総会出席者の大多数が反対であっても委任状の数がそれを上回れば可決になるとういうことになります。
最初から賛否がわかっているのなら総会を開く意味がないという人もいらっしゃいますが。

あるいは議長は中立の立場だから賛否の多いほうに、委任状の数を加えるということになるのでしょうか？

また、このような総会において提案者側〔新役員〕13名は議決に加わることはできるのでしょうか？

総会前にアンケート〔議決権行使書としては現行の規約にないので〕を欠席予定約２００世帯から回収したところ規約の改定に反対する人は５％以下でした。
こちらでは会則の改定は総会出席者の2/3以上の賛成を要するので全出席者が仮に９０名とした場合　議長と提案者を除けば２５名の反対者、会員の5％足らずで会則の変更はできないことになります。　例年の６０名程度の出席者では１５人の反対で改定はできないことになります。
これでは100年たっても実情に即した規約改定ができません。

回答No.3

mab67678

総会の委任状について回答になるかどうかはわかりませんが、大体議題だけを大まかに示し、
例えば共益費についてとか自治会についてと委任できる状態では無くまるで白紙委任状なみで、
もっとおかしいのはよく見かけるケースですが、議長に委任しますと言うのがあります。
しかし、議長は進行役であり、その都度選ばれなければならないと考えます。
会長が議長を兼ねる事は間違った手法だと考えます。
その訳は会長は質問や疑問に対して答弁する立場にあり、兼務した場合役員たちの考えに誘導が可能となり
質問や提案を無視する事も見られ、民主主義とは言えないものになるのではありませんか。
従って、議長は会員の中からその都度選ばれるべきであり、委任状を付けるのであれば議題の案件を具体的に
示し、会員が判断できる状況にしてその上で委任させるか、もしくは委任状ではなく（規約の変更を要しますが）参加できない会員に賛否を提出してもらう方法が民主主義であると考えます。
国会や県議会や市議会を傍聴すると、議長は全て進行役です。

回答No.2

toka

順序ひとつ変えるだけで、問題はすごく簡単になります。
　まず新役員を選出してから臨時総会を招集して規約改定案を提議すれば、白紙委任状の大多数は議長のものになるのではないですか。
　そのやり方で白紙委任状を取り付ける自信がないというのなら、それはそもそも議案に多数の賛同を得られないということで、最初から無理な提案なのでしょうし。

回答No.1

tea-toki

白紙委任状ですから、どう使おうと議長の自由でしょうね。
ただ、ご案内のときに、改定案に賛成又は反対に投票する等使用方法をあらかじめしめしておくことが多いような。。。。

提案者側〔新役員〕13名は議決に加わることはできると思いますよ。
総会規約で利害関係人は投票できないと書いてあったとしても、
例えば、Aさんの自治会費を免除するという決議にAさんは投票できませんというように、明らかに具体的なメリットがその人にある場合のみと考えるのが一般的かと思います。

総会出席者の2/3以上の賛成で、出席者＝委任状提出者を含まないという話であれば、委任状うんぬんは関係なくて、
参加する人に納得いただけるようきちんと説明し、賛同者にできるだけ多く出席してもらうようにするしかないでしょう。

委任状を出した人も出席者とみなせて、かつ委任状の実効性を挙げたいのであれば、
白紙委任状はやめて、改定案に賛成する/反対する投票を委任します（どちらが該当するほうに○をつけてください）
といった委任内容を具体的に記載した委任状を配布するとか
規約で許されるのであれば、A案に賛成するひとはX理事に、反対する人はY理事に委任状を預けてくださいとか
といった方法も考えられると思います。

ちなみに任期は終わっているのだからこれはおかしいと主張しているのですが、総会で承認されるまで新役員は役員候補であって役員ではないという解釈は考え方としては妥当だと思います。
例えば、解散総選挙＝総理大臣辞任という状況でも次の総選挙が終わって総理大臣がきまるまでは、辞任した総理大臣が暫定的に総理大臣業務を行いますね。そうしないと業務がとまっちゃいますから。会社でもそうですね。

お礼

回答ありがとうございます。規約には
1.役員は会計年度である4月1日より1年を担当する。、
2.次期役員が選出されるまでとする。
3.任期満了後であっても後任者が就任し、引継ぎが完了するまでその職務を遂行する。

と明記されているので、新規役員は承認されるまで正式ではないけど4月1日をもって役員であると解釈してますが如何でしょう。

私は委任状は欠席届ではなく総会においては議決権を委任することだと思います。議長に委任された議決権は、採決の結果にかかわらず議長の判断でそれを屈返すことも可能だと言う解釈で問題ないのですね。

そもそも　議決が実際出席者の過半数、と言う規定だと何のために委任状が必要なのか、と言う疑問も生じますが如何でしょうか？
規約上「実際出席者の…」となっている場合　○×さんに委任することも無効になってしまうという解釈になりそうですが如何でしょうか？

＞白紙委任状はやめて、改定案に賛成する/反対する投票を委任します（どちらが該当するほうに○をつけてください）
これは書面議決（議決権行使書）と同等だと思います。
総会は日曜日の午前中に開催されますが、サービス業等仕事上出席できない世帯も多いので、私も議案について賛否を問うための書面議決を導入するための議案を提案しました。
前回の総会に先立ち、アンケートではなく議決権行使と言う形で過半数世帯より95％以上の賛同をいただきましたが総会ではこれを認めないということでした。　改定案は総会で2/3以上の賛同を得られず否決されました。