大量の書類を効率よくファイリングする方法

質問

昨日から新しい会社で働き始めた者です。
初日ということで、たまった請求書を取引先別にファイリングする作業をしました。取引先を覚えるためということで、まかせてもらいました。
昨日一日で終わらず、一日何をしてたんだろうと思ってしまいました。
取引先ごとに請求書の大きさが違うので、パンチで穴を開ける箇所が違い、ひとつひとつすすめていくのとキャビネットの中の大量のファイルを探すのに、時間がかかり、周りの方に申し訳なく思いながら、ファイリングをしていました。
そこで、皆さんはファイリングを効率よくするためにどのような方法でされているのか、お聞かせ頂きたいのですが・・・。

回答No.4

myeyesonly · ベストアンサー

こんにちは。補足をいただいたのにお返事後れてすいません。

＃ちょっとお☆様を見にネットにつなげないところに行ってたもので。m(__)m

さて、パソコンで作るインデックスですが、早い話が一行に、通し番号、作成日付、更新日付、タイトル、簡単な説明、資料の内訳、キーワード等を、タブ区切りで書いておくんです。内訳やキーワードは一つの項目の中にスペース区切りで並べると検索が楽です。
１行について、資料一つを守る事。

このやり方なら、ワードでも一太郎でもエクセルでもロータスでもできます。
タブ区切りテキストにしておくと、大抵のソフトで開くことができますが、アプリケーションを決めておいてもいいです。

一般的には、エクセルやロータスなどの表計算で、横方向１行を１件分の情報に当てると、複数項目検索が楽にできるので威力を発揮します。

もちろん資料は通し番号順に並べて、インデックスのいくつかの項目から該当資料の通し番号を見て、それを棚から引っ張り出す・・という訳です。

お礼

myeyesonlyさん、こちらこそ、何度もご回答を頂きすみません。
しかも、お礼がこんなに遅くなり、重ねてお詫び致します。
お星様って、もしかしてしし座流星群のことでしょうか？
PCで作るインデックスなんて、したことないんですけど、とても便利そうですね、試してみる価値アリという感じです。
本当にありがとうございました。

回答No.5

ajia871

はじめまして。
参考になるかわかりませんが、以前私がしていた方法を書かせていただきます。ファイリングのほうは、皆様のおっしゃっているように五十音にするのが一番効率が良いです。パンチの穴の位置と請求書の大きさがまちまちとのことですが、上下のどちらかに揃えてしまうと、穴の位置は関係なくなると思います。私は、請求書がファイルの上部からはみ出さないように、穴を開けてあまった部分は折り返してファイルしていました。なので、穴が請求書の上部から何ｃｍ位の所に開くか見ておくか、既に前月の請求書がファイルされているのであれば、同じ用紙なので穴の開いている文字を見ます。そうすると、だいたい同じような所に穴が開きますよ。ご参考になれば…。がんばってくださいね。

お礼

ajia871さん、こんにちは。
アドバイスありがとうございます。
お礼がおそくなり、すみません。
アドバイスして頂いた穴の開け方を試してみます。
ご丁寧にありがとうございました。

回答No.3

rakki

道具を利用した作業ということになれば、「自信あり」でお答えしましょう。
パンチをする場合、手まどる作業内容は「位置決め」だと思います。
二つ折りにして、真ん中を見つけてしるしをつけてパンチすると、伝票の大きさごとにすべて折り目を入れなくてはならないですよね。
これでは大変ですので「治具」を使いましょう。
治具とは、道具を使いやすいように補助する装置です。
装置といっても大げさなものは必要ありません。
ボール紙を一枚用意して下さい。
ボール紙を両面テープでパンチ台のパンチ面に張り付けます。
次に、真ん中に折り目をつけた伝票をパンチ台にセットして、パンチしますが、このときに伝票の右か左、どちらでも良いのですが幅をボール紙に記しておきます。
次からは同じ大きさの伝票はこの幅を記した線に合わせれば自動的に中心にセットできます。
しるしのない伝票ごとに、しるしを増やしてゆけば、そのうちすべての伝票の位置決めのしるしが残ります。
しるしに、伝票の種類や、代表的な会社名を書き込んでおくと、さらに使いやすくなると思います。
もちろん伝票は一枚づつ、穴あけしますが、位置決めの手間がまったく要らなくなるので、穴あけだけに専念すればよいことになります。

インデックスの件は他の回答者にお願いしますが、ファイルはできるだけ一度にたくさん手元に持ってきておいて、キャビネットへの移動時間も短縮したほうが良いでしょう。
ファイルを一度にすべて運べるようなワゴンのキャスターがあれば、最も効率が上がります。
こんなところでいかがでしょう。理解していただけましたか？
成功をお祈りします！

お礼

rakkiさん、何度もすみませんでした。
ありがとうございます。
治具ってアイデア、とってもいいですね。
rakkiさんの一つの作業に専念するという方法で、効率を上げられるよう頑張ります。
本当に何度もありがとうございました。

回答No.2

myeyesonly

こんにちは。
ファイリングの命は、インデックスと定位置の確保です。

インデックスは、パソコンを使うことで非常に有効な物を簡単に作れ、簡単に検索できます。
いろんなソフトでやってる人がいますが、ワープロでも表計算でも十分です。
以前、私はルポというワープロ専用機でやった事さえあります。現在はそのファイルをコンバーターでパソコンデータに変換してそのまま受け継ぎ、機能しています。

そのインデックスは、実際にどういう事で検索する事が多いかを調査して統計をとらないと有効なインデックスになりません。そこがファイリングの腕の店どころでしょう。このインデックスが有効な物を作ると、非常に勝れたシステムになります。もっとも単純なノートと鉛筆によるインデックスですら、ごちゃごちゃになったパソコンによる管理システムを軽くしのいでしまいます。パソコンのメリットは、検索が簡単で早い事位です。

定位置の確保は、資料を統一した入れ物に入れて、何らかの絶対に変わることのない順番でならべ、使った資料は必ずそこに戻す事です。
これを厳重に徹底してやらないと、折角作ったインデックスが全く無意味なものになります。一般的にはその資料が作られた、あるいは入手された日付でやるのが簡単です。それ以上の仕分けをしてはいけません。

すべての検索はインデックスで行い、使った資料は元の場所に返す・・・これが命でしょう。

お礼

myeyesonlyさん、こんにちは。
早速のご回答をありがとうございます。
パソコン検索はすごく便利そうですね。ですが、そんな今ドキ？！のやり方をするような会社ではないのですが、やってみたいのですが、パソコンでインデックスを作るというのはどういう風にするのでしょうか？
なんだか、再び質問になってしまい申しわけありません。
よろしければ、またご回答頂きたいのですが。

回答No.1

rakki

取引先の伝票を収納するための、ファイルを探すのに手間取っているのではありませんか？
こういう時は、「急がば回れ」です。

まずは、伝票だけの整理をしましょう。
伝票を５０音順にすべて並び替えます。
始めにア、カ、サ、タ、ナ、・・・、の順に分類して、
次にア行のものを、ア、イ、ウ、エ、オと分類します。
キャビネットの中のファイルは５０音順に整理されていると思いますので。
伝票さえ整理されていれば、順番にファイルを取り出してゆけば、探す手間が大幅に削減されます。
もし、ファイルが整理されていない時には、ファイルも５０音順にまず、整理しましょう。
パンチ穴をあける作業は、まとめてやりましょう。
穴を開けるときは穴だけやり、ある時間で区切ってできたところまでを、並び替えて、ファイリングするようにします。
時間の区切りは、慣れるにしたがってちょうど良いころあいが見つかると思います。
順番に並べ替えている時に、場所が足りない時には、大き目の封筒を使いましょう。
アの封筒でア行を整理した後で、アイウエオの各封筒に細かく分類するといった手順です。
解りましたかね。

お礼

rakkiさん、こんにちは。
早速のアドバイスをありがとうございます。
そうなんです、ファイル探しに手間取っているんです。
そうですね、まず伝票整理をすることが先決ですね。
分類作業に封筒を使うというのも早速使えそうですね。
早速明日伝票の分類から始めたいと思います。
パンチ穴を開ける作業をまとめてやりたいのですが、伝票により穴を開ける箇所が違うので、ひとつひとつ開けていくしかなく、ん～、と悩んでしまいます。
また質問になって申しわけありませんが、rakkiさんならこういう場合パンチ作業はどうされますか？よろしかったらまたご返事下さい。