ファイリング術

質問

営業アシスタントの仕事につきました。仮注文書（納期を書いて相手にファックスすることで納期回答書類になります）、注文書、納品書、受領書、請求書のファイリングの仕方（一社ごと別ファイルにします）を教えてください。エクセル画面では見づらいのでファイリングにて納期回答もれ、納期漏れ、請求漏れをなくしたいです。

回答No.4

dec02 · ベストアンサー

補足に気付くのが遅くてすみません。

月次処理の方法は質問者様の守備範囲によりますが、
請求までを担当されて、入金処理からは経理部門になると言うような感じでなのでしょうか？

納品と同時に請求されているとのことですから、
当月納期となっている分の請求が出来ているかのチェックですね。
やはり台帳などのリストから納期項目の日付を拾うのが効率的と思われます。
業種や取扱品目・単価等によっても処理方法は違ってきますし、

＞注文書を一枚ずつ取り出して、納品書・請求控えと比べてあっていれば、合計して・・・・

と言った方法の方が、手にとるようで間違いが無いと思われるのでしたらそのようにされたら良いのですが、

通常、件数が多いと、そのような照合は手数がかかりそうに思います。

書類は整理保存されるものですから、「締め時に使う」と言ったものでもありませんし、
単にファイリングのことと言うより、
業務内容の特徴なども絞り込んで、
同業者の一般的「月次処理」の方法をご質問される方が良いかもしれません。

お礼

こちらこそ何度もすいません。
おっしゃるとおり入金は経理の女性が管理しています。
書類を締め時に使うのではなく、間違いのない台帳作りが基本だと
いうことがわかりましたので、この方法で様子をみようと思います。
今月から就業して、特に前任者等いませんでしたので
大変参考になりました。dec02さんありがとうございました。

回答No.3

dec02

＞一冊に注文書、もう一冊に納品書・請求書控え・受領書を一案件ごとにまとめてファイリングしてあります。このファイリング方法はこれで宜しいのでしょうか？

案件ごとにひとまとめと言うのは、その方があれこれ引っ張り出さずに済むのでそのようにされているのでしょう。
入金まで完了すれば、ばらして書類の種類ごとに綴り、年度ごとに分別しておくのが普通です。
ですが、事業内容によって、ばらさない方が何かと便利ということもありえますから、
その場合も受付番号順に綴り、
あくまで、処理の漏れをなくすと言う点に主眼をおくべきです。

ファイルされている証憑は取引の事実を示す書類として一定期間保管するわけですので
肝心なのは間違いのない台帳を作って管理することにあると思います。

補足

ファイル方法については大変参考になり有難うございました。
締めのやり方がお解りになる様でしたらお聞きしたいのですが。。
出荷のたびに同時に請求書を出していますが、一ヵ月分の
締めの時にどの書類をどう使うのかが解りません。
注文書ファイルより注文書を一枚ずつ取り出して、納品書・請求控えと
比べてあっていれば、合計していけば良いのでしょうか？
お忙しいところ何度も申し訳ありません。

回答No.2

dec02

１社ごとの個別ファイルの他に
一覧できるリストを作成することは必要です。
チェック機構を持たせる点が目的であり、
ファイリングのみに頼るのは不充分だと思いますね。

件数が多くて一人でこなすのが困難であるなら
根本からシステムを考え直さねばなりませんが、
営業の仕事をスムーズにするには
仮注文が発端ですから、受付時に通し番号をつけることです。
エクセルには相手先・金額・納期・入金などをもうけ、
完全に終了したものには「済み判」を押印します。
注意事項は赤で手書きしたり、付箋をつけて手配もれのないようにしましょう。

注文書、納品書、受領書、請求書の原本は年度末にはそれぞれに綴られるものですから、
「済み判」のあるファイルについては必要な書類のコピーに差し替え、スリム化します。
個別ファイルは深い引出しに口取りが一目で見えるように入れていきます。

補足

ご回答有難う御座います。続けて質問させて頂いても宜しいでしょうか。現在は、一冊に注文書、もう一冊に納品書・請求書控え・受領書を一案件ごとにまとめてファイリングしてあります。このファイリング方法はこれで宜しいのでしょうか？また、原本は納品請求が終わった時点でバラバラにして同じ種類ごとに綴ってしまっていいのでしょうか？宜しくお願い致します。

回答No.1

noname#60420

どんな種類のファイルか分からないのですが、
ビニールの中袋が付いた、クリアポケットファイルでしたら↓
http://store.yahoo.co.jp/htdd/120180.html

注文書、納品書、受領書、請求書と一緒に「進捗管理シート」みたいな
ペライチの紙を『先頭』に綴じ込み、

その「進捗管理シート」には

□納期回答済み（　月　日）
□納品済み（　月　日）
□請求済み（　月　日）

といったチェック内容を印刷しておき、

例えば納期回答を終えたら、
□にチェック、（　月　日）に回答した日付を手書きで記入していけばよいと思います。

お礼

ご回答ありがとう御座います。giashiさんのおっしゃる３点をゴム印にしてみようかとも思います。大変参考になりました。また何かありましたら宜しくお願い致します。