請求書の保管方法を今後変更したいと考えています

質問

請求書の保管方法について教えてください。
現在請求書の保管方法は、支払日基準で保管されており、綴り方は支払い月でファイルして、あかさたな・・・順にざっくり綴っております。
特に順番にしている訳ではないのであいうえおというきれいな並べ方はしていません。
後で確認するのもとても時間がかかり、変更をしたいと考えております。
取引先は現在約１８００件ほどあり、この方法でこのままやっていくのはどうかなと考えております。
今考えているのは、取引先ごとに会計上でふっている番号を利用しその番号順・取引先ごとに保管をしていこうかなと考えております。
ただこの方法だと、ファイルするのにとても時間がかかってしまいます。
他に何か、後で確認するのが容易で効率の良い保管方法があれば教えていただきたいです。
よろしくお願いします。

回答No.5

hue2011 · ベストアンサー

普通請求書は、締日に向けてひと月１枚しか受け取らないものです。
だから月単位にまとめても、1社1枚に決まっています。決算時には最大12枚しかありません。
12枚しかないものを期日順に並べ直すのは簡単だし誰でもできます。

1800社？　これを48で割ってみましょうか。38ぐらいですね。

なぜ48で割ったか？　
アスクルのクリアファイルでポケット数見ると48というのがあったからです。
1800の会社は、1社1ポケットでおさめたら38冊必要です。
でもせっかくだから50冊ぐらい買っておけばいいんじゃないでしょうか。

1ポケットに最大12枚入れるのはお安い御用です。。
38冊こういうものを作って、裏表紙に「あ」「か」とか書いておけばいいのです。
んという頭文字の会社は私は1社しか知りませんから１冊は不要です。
だから「ああ～あと」だとか「あな～あん」というような裏表紙になります。
百科事典みたいですね。
新規に入ってくる取引先がありますから、1冊をぴっちり既存の顧客で埋めてしまうと困るかもしれません。
ですから38ではなくもうすこし余分をみて各冊に少しずつ遊びを作っておきましょう。

このルールでやれば、新人が入ってきてもすぐにポイントがつかめ、まず間違いを起こさないと思います。
そして確認時は、百科事典を引くように書棚を探せば一発です。

別にアスクルで買う必要はないですよ。
ものによっては100ページあるものもあるようですし、すぐに手に入ればいいだけです。

お礼

ご回答ありがとうございます。なるほど参考になりました。こんなに取引先が多いのでとても管理が不安で他の会社で経理をされている人がどのようにされているのか気になったので助かります。

回答No.4

安房 与太郎（@bilda）

k-josui さんへ

＞Excel？ 冗談言っちゃいけない＜
　すでに計算済みの伝票を保管するので、よく読んで回答しましょう。
＞エクセルで、全1800件の対照表を新規作成、画像検索番号とする＜

回答No.3

k-josui

デジタル化は賛成ですがExcel？冗談言っちゃいけない。
これは完全にデーターベースです。
早い話がAccessでデーターベースを作成します。
これが一番です。
あるいは以下のような専用ソフトの導入です。
https://www.yayoi-kk.co.jp/products/dealing/

お礼

ご回答ありがとうございます。Accessですか？使用した事がないのでなんともいえませんが少し検討してみようと思います

回答No.2

安房 与太郎（@bilda）

帳票革命 ～ アナログからデジタルへ ～

　従来の慣習を尊重すると、いつまでたっても改善できません。
　約６ヶ月の日程で、改善期間を定め、電子化への決断を推奨します。
　さらに半年後、きれいさっぱり紙資料を廃棄しましょう。

　第一手順は、エクセルで、全1800件の対照表を新規作成します。
　登録年月日←顧客コード；取引先ごとに会計上でふっている番号
　ふりがな順→JIS漢字順に統一併記、これを画像検索番号とする。

　第二作業は、PFU ドキュメントスキャナー（最大A3）を購入する。
http://kakaku.com/item/K0000522007/
http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/sv600/

　第三期間は、紙資料を検索する必要がなくなったことを社内告知する。
　最初は、担当者の強い抵抗があるが、辛抱強く検索方法を指導する。
　やがて、三ヶ月間にわたって誰も紙資料を検索しなくなり、完了する。

　第四段階で、少なくとも本棚一本、多ければ倉庫一室がカラになる。
　過去データを、坐ったまま（担当者自身のパソコンで）検索できる。
　必要なときに、部分印刷できて、閲覧後に返却する手間が省ける。

…… 「汚してもよい、破れてもよい。ただし必ず、もとへ戻せ！」
　アメリカ連邦警察の資料室では、ドアの張り紙に、こう書かれていた。
http://q.hatena.ne.jp/1100762734#a208359（No.2 20041118 17:16:11）

http://q.hatena.ne.jp/1236937958#a902551（No.10 20090314 00:14:30）
　情報美学 ～ 日常業務を伝票で（元素周期表のように）管理する ～
http://q.hatena.ne.jp/1304727286#a1070187（No.1 20110507 10:33:55）

……　サイズは、Ａ４三つ折（210×99mm）が（略）扱いやすい。
http://q.hatena.ne.jp/1285900718#a1040466（No.2 20101001 13:57:51）
　伝票入門 ～ 支払人が領収証を用意する場合の注意 ～

……　領収証のない仮払いが重なると、たいがい破綻してしまいます。
http://q.hatena.ne.jp/1284540592#a1037793（No.2 20100915 18:57:46）
　帳票入門 ～ ポケットマネーで立替えた場合の清算法 ～

お礼

ご回答ありがとうございます。電子化ですね！私は今の会社の入って間のないのでなかなか踏み切った決断をするのは難しいですが、参考にし今後導入も真剣に検討していきます。

回答No.1

yosifuji20

私がやっていた方法は、まず無理にファイルには入れずに前後か左右に並べるだけ、その順序は50音順でもABC順でも会社の決めた方法とする。1月分の整理がついたらそのままダンボールに入れて保管するといういことです。
並べるだけで綴じなければあとから中途の順番の請求書が来てもファイルは簡単です。間に差し込むだけですから。並べ順さえいつも一定ならば探すことは容易です。綴じないということは非常に手間が少なく済みます。
そして保管期限が過ぎたら箱ごと廃棄します。
請求書は内容チェックが終わり支払いが済めば後は税務調査でもない限り見ることはありません。必要な時にいつでっも出せる状態ならば簡単な整理方法の方がよいのです。