社員調査書を記入して貰うのは個人情報保護に引っかかる？

質問

こんにちは。
私は会社で総務事務をしているものです。
従業員に提出をして頂いている“社員調査書”についてお伺いしたく、質問させて頂きました。

当社は社員・パート問わず、従業員の入社時に労働者名簿や身元保証書と一緒に“社員調査書”を記入して貰っています。
内容としては労働者名簿と重複する部分があるのですが、主には
・現住所（本籍の都道府県名含む）
・緊急連絡先
・家族構成（生年月日・同別居の有無・扶養の有無・職業）
・自宅付近の地図
・通勤方法（車体番号と車種等）
です。
人を雇い入れるのに、履歴書や労働者名簿だけでは分からない個人の情報を、少しでも多く認知しようと、この書類を３年前から導入しました。

この度、長期在職者に再提出をお願いしました。
会社としては今後３年毎にお願いする予定です。
労働者名簿の更新にも利用します。

実は今回、一人の従業員から、
「何のためにこのような個人情報を収集するのか？
　使用目的は何？」
と聞かれました。
会社としては、従業員の現在の状況を把握するために提出を…と思ったのですが、確かに昨今の“個人情報の保護”が謳われはじめてから、何かと前面に押し出してくる方も多い問題です。
この従業員も入社の際にはすんなり記入した書類なのに、なぜ今回このような事を聞いてくるのかな？とは思いました。
ちなみにこの書類は、履歴書等と一緒に個人毎にファイリングして、鍵のかかる保管庫にて管理しています。

長くなりましたが、このような書類の提出をお願いするのは“個人情報保護法”等に違反するのでしょうか？
もともとは当社の親会社が従業員に記入して貰っていた書類の引用で、当社社長は「あると便利だから」と、特に何も考えずに導入を決めました。
総務をしている私としましても、日々変わる状況の把握にこういった書類は仕事にも使えて便利なのですが…。
ご指導お願いします。

回答No.3

woody-club · ベストアンサー

個人情報を取得するだけでは、個人情報保護法違反になることは、まずありません。しかし、以下のような手続きが必要です。
【利用目的を本人に通知して同意を得てから個人情報を取得する】
　・同意を得る場合、利用目的を全て本人に知らせる必要がある。
　　(「あると便利だから」は、論外です)
　・取得した個人情報を第三者に提供する場合は、その旨を含む。
　・親会社などと共同利用するのであれば、その旨を含む。
　・保管管理の方法も知らせる。(外部に漏れないよう厳重に管理するなど)
　【社員が提出を拒否できるケース】
　・利用目的の中に同意できない内容がある場合。

アドバイスとしましては、「あると便利だから」で個人情報を取得するは、お止めになったほうが良いと思います。
例えば、個人情報が漏れた場合、御社が個人情報取扱事業者(5000人分以上の個人情報を保有している企業など)以外でも、社会的な責任は負わなければなりません。
※個人情報取扱事業者でないのは、個人事業くらいと言われています。
利用目的を決めてから、必要な範囲の個人情報を本人の同意を得てから取得し、相応の管理を行うようにすることをお勧めします。

お礼

お答え、ありがとうございます。

「あると便利だから」とは伝えないので大丈夫です^^;

記入をお願いしましたが、項目によっては記入拒否される方もいまして、それに関しては無理強いしてません。
田舎ですので会社の指示に従う方が多く、こういった類の書類に疑問を持たない方がほとんどなのですが、訊ねられた時に回答すればいいや…ぐらいの気持ちでいました。
woody-clubさんのお答えを頂き、困らないように最初から布石を置かなければいけないな…と思いました。

回答No.2

uho-iiotok

＞個人情報保護法”等に違反するのでしょうか？

まず、会社が個人情報保護法の適用事業所にあたるかどうか。
該当しないのであれば同法としては違反も何もない。

＞「何のためにこのような個人情報を収集するのか？使用目的は何？」

何のために収集するのかは説明義務があるので説明しなくてはならない。
内容的にはNo1の方が答えているように、雇用する上で必要な項目なので
個人情報を適切に管理していれば断る事は出来ないかと。

お礼

お答え、ありがとうございます。

最初に「書いてくれ」だけでなく、説明が必要なんですね。
雇用時に提出して頂く書類と全く同じものなので、まず疑問は持たれないだろうと思っていたのですが、訊ねてきた方は自分が過去に提出したことを全く忘れていたようです。
労働者名簿と重複している項目が多いので、説明が必要だとは思いませんでした。
以後は最初に説明をするように徹底したいと思います。

回答No.1

noname#63725

個人情報保護法の条文を読んだのですが、個人情報を扱う事業所が情報を漏らす事を罰しているだけで、個人情報を集めては違法であるとは述べていないと私は思います。
（例外を除いて予め本人の了解を得て第三者に情報を提供出来無い）

質問文にある情報は会社にとっては必要である事と、従業員を雇い入れる会社（社長）としては知る権利がある事だと思います。

＞・現住所（本籍の都道府県名含む）
どこの誰であるか知る権利は有りで、架空の住所の場合地方税の問題も絡みます。

＞・緊急連絡先

従業員が会社で万が一の事故があった場合知らないと困るでしょう。

＞・家族構成（生年月日・同別居の有無・扶養の有無・職業）
扶養手当て・税金の問題もあります。
社会保険の問題もあります。
成人した従業員の子供は社会保険の扶養を外れる事になります。
知らないと困ります。
また扶養家族の人数・年齢等も社会保険料の算定の計算も出来ません。
扶養者の職業は、会社員・パートであるかは必要と思いますが、会社名までは必要ないと思います。

＞・自宅付近の地図

これもゼンリンの地図からわかるので必要は無いと思います。

＞・通勤方法（車体番号と車種等）です。

通勤交通費の支給に関し必要と思います。
通勤距離で交通費を支払うか？公共交通機関での定期代として支払うかによって知る権利はあると思います。

車体番号で管理している会社は少ないと思います。
車種や、車のナンバー程度でしょうか？
車の情報に関しては、車通勤を許可しているなら、許可権者である経営者は知る必要はあると思います。
任意保険に加入の有無。
そして任意保険の金額も一定の補償額以上を加入しているか知る事は必要と思います。
通勤途中の事故に関して、最悪の状況の時、本人の賠償保険が少なく被害者が車通勤を許した会社を相手取って訴訟を起こさないとは限りません。

専門家では有りませんので、この法律の解釈は難しいと思います。
企業や会社でもこの法律の拡大解釈で名簿を作れない問題も生じているそうです。

会社の顧問弁護士さんはいないと思いますが、法律に関する専門の仕事をしている方とお付き合いはあると思います。
その方にこれらの質問を聞いてみる事をお勧めします。

お礼

とても丁寧なご回答、ありがとうございます。
hasitobou2様と私の解釈がほぼ同じだったので、決して違法ではないんだと思いました。

親会社には顧問弁護士はおりますが、当社にはおりません。
お客様に弁護士さん等がいらっしゃる程度ですので、なかなか聞けませんね^^;
問い合わせのあった従業員には、「会社にとっては必要な内容で、人を雇い入れている会社として知っておかなければならない事です」と伝えてみます。
家族の勤務先等すべての項目を記入してこない従業員に関しても、特に無理強いはしてませんし、個人的には「そんなに目くじら立てて訊ねられる事でもないのにな…」なんて思います。
それでも云々言うようでしたら、また対策を練ってみます。