個人情報保護法 社員住所録の作成

質問

従業員６０名ほどの会社で総務をしております。
毎年年末に年賀状用に住所、電話番号が記載された社員住所録を作成し、配布しています。
作成するにあたり、社員に承諾を取る必要はありますか？
また、個人情報保護法のどの部分に関係するのでしょうか？

回答No.2

bobble · ベストアンサー

こんにちわ。

個人情報保護法でいうと１８条にあたるのでしょうか？
個人情報を取得する者は本人に対して利用目的を通知しなければならないという事だと思います。

参考ＵＲＬのサンプルは文章が硬すぎますが、
私の会社では

　　　　個人情報取扱に関する同意書

ＸＸＸＸＸＸ　　御中

　下記の内容を熟読し、理解した上で同意します。

記

　【個人情報収集目的】
・緊急時の連絡のため
・各種郵便物等を送付するため
・社員管理（人事上の諸手続きなどを含む）のため
【対象となる個人情報】
社員番号、住所、氏名、電話番号（自宅・帰省地・携帯電話）、生年月日
【保管】
収集した個人情報は、サーバーにて暗号化を行い、管理します。
【個人情報の提供】
収集した個人情報は当人の同意なく第三者に対して開示しない。（但し、次の場合には当人の事前の同意なく、開示できるものとする。）
ａ）官公庁又は消費者センター、弁護士会等の公的機関から法的権限に基づき開示を求められた場合
ｂ）法令の規定による場合
ｃ）当人及び、公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合
【提出された個人情報に対する権利】
提出された個人情報に対して、従業員は開示・訂正・削除を要求する権利がある。
開示・訂正・削除については＜住所録管理部署名＞で行うものとする。

（個人情報提供者）
　　　　　　　情報提供者　印

というような文書を社員全員に配布して承諾してもらってます。
ただ上記文章でも抜けがあるかもしれないのであくまで参考にして下さい。

参考URL：

http://www.nec-nexs.com/privacy/column/faq/2-42.html

お礼

回答ありがとうございます。
bobble様の同意書を参考にさせて頂いて、
作成してみます。
悪用されるのは、本当に困りますが、
事務担当者としては仕事が増えて、、、
社員を守るために頑張ります。

回答No.3

november6

会社の慣習である場合、一概に言えませんが、配布するしないは賛否両論です。
私の会社では、社内の意見を総務が社内アンケート（無記名）で確認した結果、昨年から住所録配布が廃止になりました。結果として、どうしても年賀状が出したい場合は、総務に申し出ると、聞きたい住所だけを閲覧させてもらい、その場で本人が自分でメモ書きすること。総務の保管の住所録のコピーは絶対にさせない。住所録は配布しないという事になりました。
コピー用紙の資源が無駄だ。年賀状を出したい人だけの都合で配布するのは変だ。出したい人が直接本人に確認すれば良い。なぜ住所録が必要なのか。絶対に配布しなければならない理由が納得出来ないとか。
年賀状用に配布するためだけだったら、昨年の年賀状を見たら済むじゃないかとか。
住所録を配布されると、年賀状を出さなければならないと決めて会社が強要しているみたいだ。
年賀状をメールで出すから不要だ。年賀状は出さないから不要だとか。
女子社員の場合は、１人暮らしの場合だと、恐いから載せないで欲しい、配布を止めて欲しい。ストーカー事件や犯罪の原因になった時、会社が責任をどうとってくれるか。住所録が売られてＤＭが届く原因になるから反対だとか。手厳しいです。

個人情報保護法と、悪用犯罪対策など法対策もですが、一度、従業員に対して社内アンケートをとる、会議で部門長から各課の意見をまとめてもらうなどして、従業員側の社内意見を聞いてみられてはいかがでしょうか。

参考になりますかどうか。

お礼

回答ありがとうございます。
社員住所録の作成に取り掛かると、
いよいよ師走だなと毎年思っていました。
危うく、今年もなんとなく作成して、配布してしまいそうでした。
廃止を含めて、住所録のあり方について提案してみます。

回答No.1

blue_leo

http://www.jbpa.or.jp/kojinjoho-FAQ.htm

引用-----
Ｑ１３ ：社員の住所録を作成して、社内で閲覧できるようにすることは、第三者提供になりますか。

Ａ１３：同一事業者内での提供は第三者提供ではありません。ただし、あらかじめ本人が承知していることが必要です。
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お礼

回答ありがとうございます。
早速参考にさせていただきます。