社員情報と個人情報保護法について

質問

個人情報保護法について、質問です。
私の会社では人事部が管理している雇用情報システムの社員情報を、社内の他部門が使用する業務支援システムへデータを提供しています。
業務支援システムは、開発管理システム、労働安全衛生システム、海外情報システムなど１０本ほどあります。
渡しているデータ内容は、名前、生年月日、住所、電話番号、緊急連絡先、経歴、社員番号、メールアドレスなどです。
ちなみに、社員は８０００人ほどです。また他部門の業務は人事部とは直接絡んでおらず、あくまでも社員情報のデータ提供として行っているだけです。
また、他部門のシステムへ社員情報を提供していることは、業務に従事する社員以外、知りません。
（つまり、全社員にデータ共有の件は周知していないです）

先日、社内のある社員より、雇用情報を他システムへ渡すのは、個人情報保護法上、よろしくないのではという指摘がありました。
会社では業務量の圧縮を前提に、人の情報をシステムごとに入力するのではなく、一番情報を持っている人事部のデータを各部門へ提供していました。

そこで質問です。
前述のようなわが社の例は、個人情報保護法違反にあたるのでしょうか。
また、違反であった場合、雇用情報を適法に他システムへ渡すには、どのようなことをすればよろしいでしょうか。

よろしくお願いします。

回答No.2

inspiron15 · ベストアンサー

本人からの同意が得られれば問題ありません。

同意を得ていなければ、「担当部署→人事部」への情報移動は業務を遂行する上で必要なので問題無いはずですが、「人事部→他部署」への情報提供は内容次第では問題となりそうです。

社内での情報共有は
問題無い範囲＝名刺に記載されている情報程度
問題となる範囲＝住所・生年月日その他、通常公開されてない情報

と区別した方が良いと考えます。

もし幅広く情報を共有したいということであれば、雇用契約書などで社内で共有・利用（利用目的明示がbetter）することがある旨を表記しておけば、問題無いでしょう。

それ以前に雇用契約を結んでいる既存社員には、新たに同意書を結ぶようにしては如何ですか。

お礼

ご回答、ありがとうございました。
私を含めた社員はこれまで、雇用情報が他のシステム（他の部署）でも使用されていることは知りませんでした。
これから大変とは思いますが、必要なことはしっかりとやっていきたいと思います。

回答No.1

mokonoko

本人が個人情報をどのように扱われるかを知らないことが問題でしょう。
現状で即逮捕されることではありませんが、放置して良い問題ではありません。

対策としては情報が社外に出ていないのであれば社内規定にその旨を盛り込めばＯＫです。
社外に出ているのであれば委託の規定とその委託先での管理状況を把握する必要が生じるでしょう。それが出来ればそれはそれでＯＫです。

社内規定の改定なのでそれなりに大変なことですが、１年や２年かかってもやっておくべきでしょう。

お礼

ご回答、ありがとうございます。
実は地方から４月に本社に戻ってきて、今の部署に異動になり、このような状態になっていることが判明しました。
社の上層部もデータの効率的な使用にこだわるあまり、個人情報保護法のことまで頭が回らなかったみたいです。
データは外には出ていないとは思いますが、社内規定の改定など、必要なことはひとつひとつやっていきたいと思います。