経理で交通費のチェック

質問

できたばかりの新しい小さい会社の経理にいます。
経理経験は３年あるのでだいたいわかります。

それで営業さんから交通費清算書を出してもらうのですが、電車代の金額をいちいちエキスパートやヤフー路線で区間検索して金額チェックしますか？

たとえば大阪在住なので、大阪なら地下鉄だいたいいくらとかわかりますが、関東その他の電車代はホントかどうかわかりません。
いちいちチェックするのは手間なので、信じるしかないという意見を聞いたことがありますが、みなさん日々どうされてますか？
ちなみに今の所、営業さんは１人です。

回答No.6

gutoku2 · ベストアンサー

チェックについて
　チェックを誰が行うべきか
　　精算書にA駅～D駅と書いてあれば、A駅～D駅の運賃を調べ、精算書に記載
　　の金額とチェックする事になります。
　　しかし、本当はA駅～C駅の区間しか乗車していない場合にA駅～D駅の運賃
　　で精算書を提出されてはチェックしても意味がありません。
　　また、私用で使用した運賃を請求した場合は、経理にはチェックする方法
　　すらありません。
　　つまり、経理でチェックできる事は、精算書に記載されている事を基準に
　　チェックするだけですから、チェックがどれだけ不正（ミス防止）の抑止
　　力になるかを勘案する必要があります。
　　どの区間を乗車する必要があるかを判断できるのは、上司だけです。

　費用対効果
　　そのチェックをする時間を想定します。30分/日程度の作業であれば、毎日
　　全件チェックしましょう。2時間とか3時間必要であるならば、任意で抽出
　　したものだけチェックしましょう。
　　ただし、交通費のチェックの重要性が高い（新幹線の利用、航空機の利用
　　等）場合は、時間がかかってもチェックしましょう。

>信じるしかないという意見を聞いたことがありますが、

上記を勘案した上で、チェックをしないという結論は当然有りえる話です。
しかし、何も勘案せずにチェックをしない事は、不正を誘発します。

お礼

みなさんありがとうございます。
こちらに合わせてお礼書かせていただきます。
とても参考になりました。

回答No.5

dulatour

私は経理ではなく、精算表を提出する立場ですが、一番最初に居た会社の経理が非常に厳格だったので、その薫陶を得て、几帳面な精算をするような体質が出来てしまいました。　(^^ゞ

はじめが肝心です。全てチェックするのは大変ですが、ちきんとチェックして文句を言われる筋合いではないので、精算に誤りがあったときには、さりげなく注意していく方がよいと思います。

交通費の精算って、その都度メモしていけば、さほど大変なことではありません。そうした癖をつけさせることは本人のためであり、あなたの作業を楽にすることにもつながると思いますよ。
「うるさい」経理と思われるのは、あまり望ましくありませんが、「几帳面」仕事をしているという印象を与えることが、あなたの職務です。

回答No.4

himara-hus

基本は、自己申告制をとっている以上、相手が正しく申請することが前提となります。
　但し、チェックが無い、甘いとなると、不正を働く気持ちが出てきますので、あくまでチェック体制は必要です。
　通常、チェック体制は、職制上長及び経理部門となると思います。
　チェックは、全部きちっとやるにこしたことは有りませんが、効率も悪いし、チェックするためにいくらお金をかけるの？と言う話にもなるので、ざっと見て誤記含め明らかにおかしいものは全部確認し、怪しそうなものや怪しい人間のものは入念に見ると言うやり方が普通だと思います。一番大切なのは、チェックしているよと言うのを知らしめておくことと、そのために時々間違いや不正など見つけ本人や上長にフィードバックすることです。

　質問者さんであれば、営業が一人と言うことなので、２，３度きちんとチェックしてその人の申請がどのようなものか（信用できるものかどうか）を確認しておきましょう。

回答No.3

takuya1663

こんにちは。

人事関係を専門でしてきただけで、経理経験がおありのようですので、回答によっては教えていただきたく思います。

仕事上出張旅費規程に基づき、仮払いで処理していました。流れとしては、私の数社の経験から「出張申請書」→「決裁（可）」→「仮払い申請書」→「現金あるいはチケットの受け取り」→「帰社」→「出張報告書」あるいは「出張清算書」→「返金」でした。
※かなり簡単ですみません。

そこで、あくまで一例ですが、新幹線のひかり　ＯＲ　ののぞみ　特急の普通席か指定席

上記のように様々な場面で金額はちがいますよね。

まずは就業規則あるいは「出張旅費規程」で異動距離で清算→直線距離⇔「出発の定義は自宅？ＯＲ会社　ＯＲ○○駅？

などきりがありません。

運用面で弾力的な規程を作ることも必要なので、それに基づき概算でしょりするしかないと思います。

また帰社時に記入し上司に報告⇔経理

こういう流れでした。

ですので解釈の相違から運用をどうするかが問題ですが、常識的な基準で構わないと思います。また宿泊などの「日当」に充当する場合もありました。

少しでも参考になれば幸いです。

回答No.2

mojitto

本来なら全てチェックは必要だと思います。
しかし、そこまでできないこともありますよね？

ですので、その営業の方が今まで過剰請求をしたことがないのであれば、金額の高い順からできる限りのチェックでいいと思いますよ。
僕も航空券や特急を使う場合などは必ずチェックしてますが、近距離の場合はチェックしないこともあります。

(名古屋市の)地下鉄などならプリペイドカードを使えば、使った区間と残金が印字されるのでチェックは非常に簡単です。

回答No.1

Hyoshitake

不安なら、いちいちチェックするしかありません。
人数が多いと大変な作業ですので、弊社ではパスネット（関西にもありますか？）を使うようにしています。
それなら裏面にどの駅で乗ってどの駅で降りたかが分かるようになっています。
なので不正も出来ないでしょう。
でもこういう方法が使えないなら、やはり確認するしかないですね。
１人の交通費をみるならそんなに大変な作業でもないでしょう。