領収書の整理の仕方について教えてください。

質問

６月が決算で、今私にとって２回目の決算を迎えています。
いつも思うのですが、
形の違う領収書をうまく整理する方法が分かりません。

昨年度は領収書があまり多くなかったせいもあり、
月別に強引に大型のホッチキスで留めました・・・
今年は、さっき２か月分を数えたところ、
１ヶ月７０～９０枚ほどなので、
全部で９００枚前後あると思います。

たちまち今は領収書の左上にパンチで穴を開けてリングで止めています。
これだと、後から出てきた領収書の整理には便利なのです。
昨年度のホッチキスは無理があったので、
今年度はそれでやってみました。
でも、まとめるとなるとリングだと紙が動いて難しいのです。
厚手の領収書もあれば、レシートに判を押したものもあって、
そろえられません。

うまく整理する方法があれば教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.2

nyanees · ベストアンサー

決算が終わるまでは、多少ずるずるしても今のリング状態を継続して、領収書の並べ替えが簡単な状態を維持した方がいいと思います。

で、決算が終わった後は、法的には最低でも５年間は保存しなければいけないので、スクラップブックを使っています。
会社を始めた当時はお金がなかったので、裏紙がたくさんでるＡ４に２穴のパンチで穴をあけて、コクヨの７０円とかで売っている紙のバインダーに挟んで、それに張っていました。
今はスクラップブックです。サイズを同じにして、毎年買い足して行って不要になったところから捨ててます。

もし、会社にたくさん人がいらっしゃるなら、同じ体裁のスクラップ用の紙を作って、精算の時にそれに張って提出してもらうと、楽かもしれません。で、後で、ファイリングします。

お礼

アドバイスありがとうございます。

Ａ４の裏紙はうちでもたくさん出るし、
紙のファイルもたくさんあるので、
買いに行かなくてもよさそうです。

今回思いついた「リング」状態は自分ではヒットかなと思ってます。
(皆さんは当たり前にされているかもしれませんが・・・)
けっこう後から領収書が出てくるので、
以前はクリップで挟んでいたのですが、
ずれて挟み損なったりして、また揃える時に一苦労でした・・・

早速してみようと思います。
ありがとうございました。

回答No.5

onimotsu

大学ノートを使っています。

大学ノートは３０枚（６０ページ）あるものを使い、
１冊で２ヶ月分使えます。（＝１年で６冊）。

ページの左上又は右上に月日を記入して糊で貼り付けます、
月により３１日まである月の場合（７・８月など）は
表紙の裏と裏表紙の裏も使います。

携帯電話やＮＴＴの請求書など毎月決まっている書類は
別のファイルなどしておけば
大学ノートがあまり分厚くなりません。

回答No.4

poor_Quark

領収書を保存する目的はまず、税法により７年、商法により１０年の期間に渡って保存することが義務づけられていることです。さらに決算時の違算調査、税務調査時の必要性、経営管理のうえでの必要性などが大きな目的となるかと思います。

　以下は私がやっていた方法です。台紙に張って整理するという手段もいいのですが、後から大きな金額の領収書が出てきたりすると、税務調査のときにあれこれ詮索されたりする可能性もないではありませんので、綴じずにそのまま重ねて自作の封筒の中に入れてました。ただし、用があって取り出すときは順番は狂わないようにしないとなりません。

　税務調査を気にせず、パソコンの会計ソフトをお使いなら、仕訳伝票に自動発番される伝票番号というものを使うという手段があります。仕訳伝票を発伝するときにその伝票番号を証憑のどこかに書き写すか、ナンバリングで伝票番号を押印しておき、この伝票番号の最後の１桁の違う１０枚をホッチキスで留めるという方法もあるかと思います。月が変わると伝票番号の大きな桁も変わるようにしておくと、月ごとのまとめもできます。さらに証憑の処理が終わったかのチェックにもなります。

　こうやって月ごとにまとめた証憑は封筒に入れ、表にはプリントアウトした仕訳日記帳を貼り付けておくとよいかと思います。

お礼

今、パソコンの会計ソフトを使っていますので、
自動の伝票番号を使うのは、確認したりするのに良いですね。
参考にさせていただきます。

ありがとうございました。

回答No.3

noname#24736

文房具店に売っているスクラップブックに、日付順に貼り付けるか、セロテープで貼り付けていくのが一番楽です。
これを1年毎にまとめて、表紙に「＊＊年度領収書」と書いておきます。

もう一つの方法は、いらない紙に日付順に貼り付けるか、セロテープで貼り付けて、ある程度の厚さになったら、上部にパンチで穴を開けて、厚紙で表紙を作り綴じ紐で綴って、表紙に「＊＊年度領収書」と書いておきます。
枚数が多い場合は、1ケ月か2月で一冊にして、表紙に＊＊月分と書いておくと、後で探しやすいです。

回答No.1

mimidayo

私たちの所ではＡ５用紙に全部貼り付けています。その後ファイルしています
厚くはなりますが、後で見るときに便利です。。
また、大きさがそれより大きな領収書があった場合は折っています。（Ａ５に貼って）
ご参考まで

お礼

早速のアドバイスありがとうございます。
やはり紙に貼り付けるのが１番いいと思いました。
Ａ５だとＮＴＴなどほかの領収書などと大きさが違うので、
Ａ４の用紙に貼り付けてファイルしようと思います。
ありがとうございました。