証憑書類のファイルの順序について

質問

証憑書類の整理について、現在は発生日順にファイルしていますが、起票順(証憑NO順)にファイルする方法もあることを最近知りました。領収書等に証憑NOを付け、入力時の摘要にもそれを記載すれば検索も問題ないし、領収書が日付順に経理に持ち込まれるわけではないので、こちらのほうが楽だと言われました。この方法のメリット・デメリットについて、いろいろと教えていただけませんでしょうか。よろしくお願いします。

回答No.5

noname#77757 · ベストアンサー

ｓｅｅｄ００００さんの質問が理解できますよ。私のＡＮＯ，３の貴女のお礼の下から４行目に、新しい方法も決定的に合理化されたほどではないと言う気がしています。と書いてありますが、ここからの改善をしますとこのようにしては如何でしょう。

　少し聴きます。領収書（レシート）等をスクラップに貼り下から１日２日３日・・・・最後月末の順に上へ並べた場合後で調べにくくないですか？例えば８月１５日にお茶１，２００円で買いました。８月１６日事務用消耗品を２、５００円で買いました。
貴女は、８月１５日お茶が１，２００円の領収書が一番下で次に８月１６日事務用消耗品２，５００円のように、下から重ね月末が一番上になると言うことですね？これは仕訳（会計）伝票のＮＯ順日付順と言うことでなく整理された証憑ＮＯ順と言うことですね？

　当方はスクラップに貼りつけた領収書等に基づいて仕訳（会計）伝票を起票します。当然経理ＮＯが仕訳（会計）伝票に自動的に印刷されてきます。この仕訳（会計）伝票と、証憑を糊で貼り付けて添付する形です。（当方では仕訳（会計）伝票添付したものを証憑と言います。）

　そうして仕訳（会計）伝票の経理ＮＯ順に１・２・３・・・月末一番下にすれば領収書にＮＯを付する必要はない。そうしてこれを月末〆で翌月の始めに、数冊の製本にします。そうして冊ＮＯを製本に付けて管理します。（ダンボール箱５～６個）

　現金の場合は当日出金の当日仕訳（会計）伝票起票ですし、振替仕訳（会計）伝票も決められた期日起票なのであまり煩雑にならない。また１冊の厚さが６～７ｃｍの厚さになる程の件数だから毎日表紙に経理ＮＯ１～５０次のは５１～１００と言うように並べ冊ごとに冊ＮＯを記入太めの輪ゴムで止めておきます。翌月始めの製本する。

※　上記の事を整理すると下記のようになります。

(1)　スクラップに予め糊付けした領収書等で仕訳（会計）伝票を起票する。

(2)　振替仕訳(会計）伝票も同じです。買掛金等は領収書が届いた日に添付しますが、既に仕訳（会計）伝票に全てが印刷されているので請求書。領収書等の証憑との確認でよいです。

(3)　貴女が言う証憑が日付順なら良いの箇所ですが、現金出納は立替払いがあるので１日程仕訳（会計）伝票と日がずれますが領収書（レシート）等とずれても仕訳（会計）伝票ＮＯ順の方が仕事のボリュームが多少あっても容易に管理できます。たてまえは日付順が理想ですが例外があるので、仕訳（会計）伝票ＮＯ順が理想と思います。

　またどうしたら能率が上がるだろう？等々があれば質問してください互いに理解しなければここのカテゴリーの意味がありません。(^・^)

お礼

丁寧にありがとうございます。

(1)　スクラップに予め糊付けした領収書等で仕訳（会計）伝票を起票する。
やはり、このやり方の方が整理がスムーズになりそうですね。ミスも減りそうな気がします。
また、伝票NO＝証憑NOなんですね。よく考えたら別に付番する意味もないように思えてきました。

(3)の件、うちでは出張などがあると立替の精算が数週間ずれることがあるので、日付が本当にばらばらになってしまうため、
いま一歩踏み出せなかったんですが、少し考え方が変わってきました。
経理の中で話しをして、早速9月からでもやってみようと思います。

回答No.4

noname#77757

ｓｅｅｄ００００さん理解が出来ないときは何度でも質問してください。全然気にしていないから(^・^)

回答No.3

noname#77757

私の説明が不備のようですねｗ１ヶ月間仕訳伝票を起票したら証憑もかなり溜まる（会社の規模にもよるが）筈です。

　起票と同時にファイルが出来るというけれど、貴女の言うファイルはどうもアプリケーションやファイルをダウンロードするときの事を思ってしまうのですが、そうではなく貴女の質問の上段に起票順（証憑ＮＯ順）と書いてあるので、私の言うのは領収書や計算書や覚書や請求書と言った書類の事です。

　これらを仕訳（会計）伝票と対に管理しなければ後で確認また監査の時難儀しないものかと思っただけです。それぞれのやり方だからよいのですが仕訳伝票順に証憑がＮＯ順に整理されている方が調べる時容易にできますよと説明しているつもりです。

お礼

ありがとうございます。
こちらの説明がうまくなくてすみません。(折角なので、理解できるまで質問させていただきます。)

ファイルというのは、領収書等の綴じ込み方という観点です。
その上で現在は、領収書の日付順に綴じています。(下から1日・2日・・・月末）
従って、大体日付順に並び替えてあるものを、月末の現預金を締めてから一気に綴じこみます。
(領収書に伝票NOは、起票時に必ず記入してます。）

新しく聞いた方法というのは、
１．領収書に証憑NOを付番する。(これは＝伝票NOではない。）
(領収書をスクラップブックに貼る場合は、そのページに証憑NOを付番）
２．起票する。(領収書には伝票NOと証憑NO・伝票には証憑NOを記載)
３．すぐさま綴じこむ(証憑NO順に綴じることになります。)
(領収書の日付順に綴じこまないので、証憑NOが必要となります。)
これによって、処理済の証憑書類の整理はスムーズになり、
毎日を少しずつきちんと行えば、月末に一括して行う必要もない。
ということでした。

毎月150枚程度の領収書を整理するので、なんとか合理的な方法はないものかと思っていますが、
新しい方法も決定的に合理化されるほどではないという気がしてきてます。

また、逆の質問をしてみます。
整理された証憑類が、日付順だったら良いのにと思われたことってありませんでしょうか？

わかりにくい説明にお付き合いいただいてありがとうございます。

回答No.2

noname#77757

ｓｅｅｄ００００さんの質問で起票順（証憑ＮＯ順）と言う文字があったので電算仕訳伝票を使用の場合は起票ごとにＮＯが打たれてきますし、手書き伝票でも通しＮＯを使用しますがこの事です。

お礼

ありがとうございます。もう少し研究してみます。
今のところ、証憑NO順でのファイルは、
起票と同時にファイルできるので、ためる必要がないということくらいかなーと、想像しています。

回答No.1

noname#77757

ファイルと言っても挟み込むスタイルと綴じ込むスタイルがありますので、綴じ込む方を説明します。

(1)　メリットは書類がバラバラにならない。移動も容易。調べる時も経理ＮＯ順。冊ＮＯ毎になっているので取り扱い易い。

(2)　デメリットは毎月締め後に手作業で製本をする。（最近はその為のセットが店に売っていますので、後は慣れです。

お礼

ありがとうございます。
経理やってて、ファイリングはずっと続くひとつのテーマですよね。
そこで質問があります。
(1)にある経理NO順のNOとは、何を基準に並べていますでしょうか？