伝票について

質問

３伝票制に一部現金取引を起票する際、分割して起票する方法・擬制して起票する方法があるのはわかるんですが、なぜ２つあるのでしょうか？それぞれのメリット・デメリットはなんなのでしょうか？

回答No.1

ex-situmon · ベストアンサー

私のわかることだけを書きます。

【一部現金取引を分割して起票する方法】の
メリット：
実際の発生額（純額）で起票されるので、伝票より転記される総勘定元帳においても、総勘定元帳から作成される合計試算表においても、実際の発生額合計が読み取れる。
デメリット：
一枚の伝票から一回毎の取引規模が読み取れない。

【一部現金取引を擬制して起票する方法】の
メリット：
一枚の伝票から一回毎の取引規模が読み取れる。

デメリット：
科目によって実際の発生額以上の金額（総額）で起票されるので、伝票より転記される総勘定元帳においても、総勘定元帳から作成される合計試算表においても、科目によって実際の発生額合計が読み取れない。

取引規模を大事にする場合は「擬制して起票する方法」を、
実際の売掛金や買掛金などの流れ、実際の発生額合計を大事にする場合は
「分割して起票する方法」が用いられます。
どちらを用いるかは経営者の判断です。
--------------------------------------------
例えば、
6000円の売上があり、その内3000円は現金で受取り、残額3000円は掛にした場合の3伝票制の伝票、総勘定元帳、合計残高試算表は次のようになります。
（以下の*は空白を意味します。この画面で空白を使うと罫線が大きくずれるので）

【分割して起票する方法】　　
入金伝票：売上3000
振替伝票：売掛金3000/売上3000　

◎（デメリット）一枚の伝票から
1回毎の売上の取引規模がわからない

　総勘定元帳-売掛金
─────┬──────
(売上)3000│(****)****
────────────
(合計)3000│(合計)****
(残高)3000│(残高)****　　

　総勘定元帳-売上
─────┬──────
(****)****│(諸口)6000　
─────┬──────
(合計)****│(合計)6000
(残高)****│(残高)6000
●総勘定元帳-現金は省略しています。

◎（メリット）伝票、総勘定元帳、合計試算表で
実際の取引どおりの金額の動きが表れる

合計残高試算表
──┬──┬───┬──┬───
残高│合計│(科目)│合計│残高
─────┬───┬──┬───
3000│3000│*現金*│****│****
─────┬───┬──┬───
3000│3000│売掛金│****│****
──┬──┬───┬──┬───
****│****│*売上*│6000│6000
──┬──┬───┬──┬───
6000│6000│******│6000│6000

-------------------------------------------

【擬制して起票する方】

入金伝票：売掛金3000
振替伝票：売掛金6000/売上6000

◎（メリット）一枚の伝票から
1回毎の売上の取引規模がわかる

　総勘定元帳-売掛金
─────┬──────
(売上)6000│(現金)3000
────────────
(合計)6000│(合計)3000
(残高)3000│(残高)****

　総勘定元帳-売上
─────┬──────
(****)****│(売掛金)6000
────────────
(合計)****│(合計)6000
(残高)****│(残高)6000

●総勘定元帳-現金は省略しています。

◎（デメリット）伝票、総勘定元帳、合計試算表で
売掛金科目において、実際の取引以上の金額の動きが表れる

合計残高試算表
──┬──┬───┬──┬───
残高│合計│(科目)│合計│残高
─────┬───┬──┬───
3000│3000│*現金*│****│****
─────┬───┬──┬───
3000│6000│売掛金│3000│****
──┬──┬───┬──┬───
****│****│*売上*│6000│6000
──┬──┬───┬──┬───
6000│9000│******│9000│6000

-

お礼

回答ありがとうございます。
かなり理解できました。

補足

何度もすみません。
取引規模を把握することにどのような意味があるのか。
総勘定元帳・合計試算表に取引通りの金額を表せることにどのような意味があるのかがいまいちわかりません。
よければ説明していただけませんか。お願いします。

回答No.2

ex-situmon

以下、前回の投稿で取上げました売上と売掛金について少し書きます。
財務諸表（Ｂ/ＳやＰ/Ｌなど）は社外に公開するのに対して、伝票、総勘定元帳、試算表などは社内で保存します。社内保存の目的はもちろん法令での保存義務もありますが、重要なのは経営戦略に使用するためです。取引規模や売掛金実際発生額などは公開財務諸表からは読み取れません。

＞取引規模を把握することにどのような意味があるのか。

たとえば、顧客管理の一つにその相手（仮に得意先Ａ社とします）からの一回当りの平均受注額を知るためとか、全得意先の一回当りの平均受注額を知るためにも、受注一回当りの金額＝「取引規模」から計算します。
年間合計でＡ社とＢ社の受注総額が同じだった場合、一回当りの受注額が多ければ商品発送や納品に伴う手数料は普通、少なくすみます。これは売価決定のためのデータの一つになります。

＞総勘定元帳・合計試算表に取引通りの金額を表せることにどのような意味があるのか

3伝票制の【一部現金取引を擬制して起票する方法】で起票した場合、今期の実際売掛金発生高を把握する為には複数枚の伝票を照合という作業を何百回か（件数分）しなければわかりません。また、売掛金実際発生額の把握は、現金の収入予定（資金繰り）を立てるために、現金売上、掛売上の割合や売掛金の平均回収期間などのデータ取出すためにも必要になってきます。

資格取得－簿記のカテですので、投稿させていただきましたが、実務では経理、財務などは今現在では各企業ともほぼ100％ＰＣで入出力業務をおこなっていますので、いろんなデータをもっと簡単に取出し、活用していると思います。

以上、私見ですので半分位は合っていると思いますが、これ以上のことは専門家におまかせします。