会社で最低限の書類保管方法を教えて

質問

私は、各営業所を統括しているセンターで経理をしていますが、
書類の保管ではなはだ疑問に思うことがあります。
法的なことは詳しくないので質問します。
会社で経理上の書類の保存義務が１０年とありますが、
各証票類を実際保管するとなると大変な作業とスペースが必要となります。
契約書や請求書や領収証だけならまだしも、コンピュータでいつでもだせるようなデータ（仕訳や元帳、そのた他各種台帳など）を大量に印刷して、保管しても意味はあるのでしょうか？
とにかく紙というのは大量にあると扱いづらく重いです。
どなたか、商法や税法上、適状でもっと電磁的なデータでの保管や最低限の保管のやり方など、
教えてもらえないでしょうか？よろしくお願いします。

回答No.4

koutyasky

全部の書類を１０年間保存しなければいけないわけではありません。
また、電子帳簿保存法により、データの状態で保存できる書類もあります。
http://www.jusnet.co.jp/business1/bus0103.htm
http://www.taxanswer.nta.go.jp/5930.htm

詳しくは、税理士・税務署へ聞いてみてください。

ちなみに弊社では、保存期限が１０年未満の書類も１０年間保存しています。役所への某申請のとき、過去１０年間の証明を求められたことがあるからです。おかしな話です。

回答No.3

ok2007

保存年数は、書類の性質や内容、法律の目的などによって異なります。
税法では確かに、No.2のyamakinさんがお書きのとおり最長でも７年ですが、商法・会社法では最長で１０年となっております。これは主に、税法は繰越欠損金の控除期間に、商法・会社法では時効期間にそれぞれ対応したものです。ですから、７年経過後に商業帳簿等を破棄をしている会社は、それ以降１０年目までに生じ得る訴訟等での敗訴リスクを負担していることになります。

電子保存については、一定のものは特に承認を要せず、また一定のものは承認を得ることで、可能となります。税務関連文書は、税務署長の承認を要することとなっています。また、電子保存の出来ない文書もあります。保存にはメディアやマイクロフィルム等も利用できるので、これらを上手く活用すればデータの消失等のリスクは低いといえます。詳しくは、ｅ－文書法などを当たってみてください。

なお、No.1のdo genさんが「すべての責任をあなたがとらなければならなくなります」とお書きですが、これは正しいとは限りません。会社の意思決定機関の機能や権限分配などによるからです。

回答No.2

yamakin

税法上、書類の保管は７年間です。10年も保存している処は、よほどの大手企業なのでしょう。ゴミの山になってしまいますよ。
　コンピュータで出せるものは・・・と書いてありますが、それはいかがでしょうか。確かに、現在は電子データでよいといっていますが、データがなくなってしまったり、消えてしまう事も結構あります。あまりコンピュータを信用しないようにしてください。（古いかな？）
　今後、電子申告も普及していくと思いますが、電子データは３ケ月で消えてしまいますので、注意してください。

回答No.1

noname#31699

会社の顧問税理士か、管轄の税務署に尋ねたほうがいいです。

ここで回答を得て、そのとおりにして、管轄の税務当局から間違っているといわれた場合、すべての責任をあなたがとらなければならなくなります。