会社での電話対応の仕方

質問

お世話になります。
よく、会社に「お世話になっております。○○会社の○○と申しますが、○○社長さんいらっしゃいますか？」と電話がきます。

社長は会社にいつもいないのですが、相手になんと言うのがベストなのでしょうか？

ちなみに今まで私は、「申し訳ございません。○○は外出しております。」と答えています。
社長の事は呼び捨てで大丈夫なんですよね??
また、上記私の言い方は変でしょうか？
ベストな言い方を教えてください。

あと1つ。
電話の続きで「何時ごろ戻られますか？」と相手に聞かれた場合、社長が戻ってくる時間がわからないとき何と答えればいいのでしょうか？

言葉の使い回しがうまくいかず毎回困っています。
「戻る時間はこちらではわかりません」というのもなんか無愛想なカンジがしてしまって。
自然にかつカンジよく言う言い方をおしえてください。

回答No.3

seftali_smile · ベストアンサー

こんにちは。
昔、コールセンターに居たことがあります。
なので、その手の研修はいろいろと受けてきました。

まず、社長の名前ですが、「××は外出しております」といったように、
呼び捨てで大丈夫ですよ。
（というより、呼び捨てにするのが正しい）
ご質問者様の言い方で問題ないと思います。

>ベストな言い方を教えてください。
ご質問者様の言い方で全く問題ないですよ。
長すぎず、シンプルに用件が伝わるので良いと思います。
声のトーンなどが無愛想になっていなければ、先方に悪い印象を
与えることはないと思います。

>社長が戻ってくる時間がわからないとき・・・
参考URLを付けておきました。
「電話の取り次ぎ例」のところで大体カバーできると思います。

私だったらですが、
「時間はわかりかねますが、本日戻る予定になっております。
もしよろしければ、戻り次第ご連絡を差し上げるようにお伝え致しましょうか？」
と言ってみます。
（このとき、先方に何時までなら連絡可能か、もし、その時間を経過してしまった場合、
明日以降の連絡でも良いか、併せて確認します）

ちなみに、「分からない」という言葉は、コールセンターの業界では「分かりかねます」とするのが一般的です。

>よく、会社に・・・○○社長さんいらっしゃいますか？」と電話がきます。
う～む。。。「社長」というのが既に敬称なので、
この方のように、「○○社長さん」という呼び方は間違いです^^;
「○○社長はいらっしゃいますか？」で良いのです。
私としては、こっちのほうが気になっちゃいました（笑）

参考URL：

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html#uketara

回答No.2

zakikko

＃１の方がおっしゃっている通り、
社長の呼び捨ては問題ありません。

＞電話の続きで「何時ごろ戻られますか？」と相手に聞かれた場合、社長が戻ってくる時間がわからないとき何と答えればいいのでしょうか？

わからないというのは、あまり好ましいと思いません。
社内のことなんですから、わからないというと
ちょっとお客様にとっては不信感を与えてしまうと思います。

うちの社長も外出するといつ戻ってくるかわからないので、
「戻り時間は未定です。
よろしければ、ご用件をお伺いいたしますが・・・」
としています。

回答No.1

noname#30893

「申し訳ございません。○○は外出しております。」
これはなんらおかしくありません。

帰社の時間ですが、
会社の規模がわからないのではっきりとは言えませんが、
gogokenta26さんがもし社長さんに直接用件を伝えられるなら、
「戻る時間はこちらではわかりません」と伝え、さらに
「戻ってきたら用件を伝えます」や「用件を伝えて折り返し連絡させます」
なんかでよいのではないでしょうか。
私はそんなに無愛想に感じませんよ。