残高不足を繰り返すとどうなりますか？

質問

初めて質問します。

私は小規模のソフトウェア会社に勤務しており、４月から社内で総務部に異動しました。
現在、総務１名（私）、経理１名おります。

私自身は日常業務にだいぶ慣れてきましたが、業務中にとても不安になることがあります。
それは、経理さんの仕事ぶりなのです。
その方は私より若干年上の女性なのですが、入社して４ヶ月くらい経ちます。
特に今まで事務の経験もなく、パソコン知識も全然ありません。（←社長のコネ入社です）

その経理さんがネットバンキングで支払いを随時行っているようですが、頻繁に銀行・客先等から「入金がまだない。」「口座の残高不足で引き落とせない。」
と会社にTELがかかってきてます。
その度に「そうですか。すみません。すぐ入金します。」と言って、お金を別口座から振り替える・・・という繰り返しなのです。

私が異動してきてからは軽く数えても十数回は起こってます。
（以前は外注さんから「給与が入ってない」っていう怒りの電話もありました・・・）

それでも本人は特に大きなミスとは感じてないようです。
逆に、妙に業務慣れしてきて、自信が出て来てるような・・・。

「口座の残高不足」って心配する程、重大なミスではないのでしょうか？
その都度、「あ、すみません。すぐ入金します。」と言って対応していても大丈夫なものなのでしょうか？
前任者が評判の良い方だっただけに、なんだか会社の信用が落ちてきているんじゃないかと不安です。

社長は、自分が連れてきた人なので、問題ないと過剰評価してるようです。

私から注意すればいいのでしょうが、それもやりにくくて・・・。

ちなみに、手形の出入りは現在ありません。

回答No.1

jelly_fish_ · ベストアンサー

昨年まで１０年程　経理の仕事に従事していました。

「口座の残高不足で引き落とせない。」
⇒
まだ　この段階では　重大とまでは行きませんが…

振込・引き落としの場合　入金日の午前１０時前後には相手が入金確認ができるようにしておくのが　一般的です。

＞その都度、「あ、すみません。すぐ入金します。」と言って対応していても大丈夫なものなのでしょうか？

⇒　大丈夫といえば大丈夫です。

ですが　入金日の午前１０時頃に　確認が出来ない場合は　銀行・取引先からの著しく信頼を失うのはたしかです。

殆どの場合　請求が回ってくるのは　１ヶ月前～数週間前ですから　当日に振込手配をするのは　如何なものかと思われて当然ですし　通常の企業では　振込日指定で　銀行側に　振込の手配を懸けておくのが　一般的です。　振込日に「あ、すみません。すぐ入金します。」と言って対応すると　相手側は　会社が経営不振なのでは？　と疑問を持たれても　不思議ではありません。

社長が連れてきた方でhamu111様も　気が気でないとは思いますが　雇われている側として　言いづらいですよね～。　凄くお気持をお察し致します。

今はまだ　スミマセンで事足りるかも知れませんがそれが手形・小切手となれば　倒産に至りますので　注意が必要かも知れません。　

私の場合　取引相手の営業の方と仲良くなって　それとなく　振込みが遅いと　社長に言ってもらう…　一番　やり易い方法かな　と　手段を講じると思います。自分で言って　居場所がなくなっては　困りますし…

がんばって下さい♪

お礼

とても素早いご回答ありがとうございました。

「経理業務のモラル」のようなものはネットではあまり見受けられず、質問させて頂きました。

やはり取引先等から信用を失いますよね・・・。
給与計算/支払いも毎月のようにミスを繰り返し、社員からはとっくに信用を失っている始末です。
見るに見かねて途中で私が交代しましたが、「仕事を取られた」意識も彼女にはなさそうです。

手形・小切手の場合・・・考えると恐ろしいです。

取引相手の営業さんと仲良くするっていうのはいい考えですね！目から鱗です。
うちの場合は客先の方が出入りすることはあまりないのですが、外堀から固めていくのは重要かもしれないですね。

とても明確なアドバイス、ありがとうございました！

回答No.3

dec02

「口座の残高不足」
経理担当にとって、それは最も注意するべき点だと思っております。
内部の処理だけでは済みませんから、そんなの3回もやったら、クビか降格でしょう。
資金繰表を作って、入金予定・出金予定をしっかり把握していなければ、経理の仕事をしているとは云えないと思います。
いくら手形がないからと言っても、横着すぎますよね。
まぁ、あなたは担当が違うので、責任を問われることはありませんから、
その人がする仕事（？）くらい肩代わりできるようにスタンバイしておけばいいんじゃないですか。
苦情は改善されなければ、やがて代表者に伝わるでしょう。
会社の信用問題です。

お礼

手厳しいご意見ありがとうございます。

でも、ホントにそれくらいの覚悟（？）で仕事に臨んでもらいたいです。
今まで散々陰でフォローしてきたけど、フォローしきれないです。
支払い作業もこの際自分がやってしまいたのですが、そうするとホントに彼女の仕事がなくなってしまうくらいです。
正直、「早く解雇されないかなぁ。」なんて思ってしまいます。

不安が溜まるとだんだん心も荒くなっていってしまいますね・・・。

資金繰表はなさそう（昔はあったのかも）ですが、
自分で作る様子もなさそうです。（困）

私は私でいつでも代打で立てるようにスタンバイをしておこうと思います。

dec02さんのご意見で「やっぱこれじゃいけないんだ！」って目が覚めた思いです。

どうもありがとうございました。

回答No.2

tsuyoshi2004

銀行に対する残高不足はすぐに都合がつくのであれば、大した問題ではありません。但し、銀行の担当者も人間なのであまりに度々となると銀行の担当者もあきれるかもしれません。
但し、仕入先に対する入金漏れは確実に貴社の信用を落とします。ましてや、先方に言われて気が付くようでは、「言われなければ支払うつもりが無い」と思われても仕方ありません。
対策ですが、やはりやりにくくても言うしかないでしょう。きっと支払いの日は決まっているでしょうから、その前日にあなたから、「明日の支払いは大丈夫だよね？」などと声をかけることから始めてはいかがでしょうか？それでもダメなら、次は支払いの予定表を作らせて、前日に預金残高と比べさせる。などの手段が必要かもしれません。

お礼

素早いご回答ありがとうございます！

そうですね。やはり相手は「企業」とはいえ結局は「人間」ですものね・・・。

残念ですが私は基本的には「総務」なので、支払い分の請求書は見れないのです・・・。
（経理さんが全部握ってるので）
片っ端からチェックしたいのは山々なのですが。

今となっては彼女はネットバンキングで支払い入力しかしてないので（それでも結構いいお給料もらってるのが悔しい・・・）もうちょっと責任持って頑張って欲しいんですがね。

どんなに開発チームが頑張っても、管理業務がこれじゃ報われないですよね。自分も最近まで開発チームにいただけに悔しいです。

資金繰り帳はどうもなさそうなので、他の上司からも提案してもらうようお願いしてみます。
（直接はやっぱ言いにくいので・・・。情けないです。）

どうもありがとうございました。