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人事異動により、通常業務に大きく支障が出そうです
今の会社で総務・経理の仕事を始めて２年になります。 小さな会社なので、総務・経理は先輩と２人で行っています。 しかし、会社が同業他社を買収することになったため、大幅な組織改変が必要となり、人事異動が行われることとなりました。総務・経理の担当者はこれまで通り２人で行います。 しかし、私は合併後も同じ部署・同じ場所で働くこととなるのですが、先輩は座席だけ別のフロアに移動することになりました。しかも、うちの会社は雑居ビルの３つのフロアを借りているのですが、私は受付のある一番下のフロア、先輩は社長のいる一番上のフロアで仕事をすることになります。 これまでは隣り合った席で仕事をしていたため、全く支障はなかったのですが、フロア自体が離れ離れになってしまったため、売上の入金処理・請求書の発行などの通常業務においてかなりの支障が出ることが予想されます。 異動については既に決定されており、こちらの意向は聞き入れてもらえません。 通常、総務・経理業務の担当者が別々のフロアで仕事をすることはあるのでしょうか？また、そういった例がある場合、どのような点に注意して業務を進めればよいでしょうか？ 分かりにくい文章で申し訳ありません。 不明点は補足します。よろしくお願いします。
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総務・経理を二人でということですけど同業他社側にも総務・経理担当はおられたのではないですか それとも削減 今まで二人でやらなきゃならなかったことで一人でできることは分担して整理してみてはどうですか またメールや内線だってあると思いますので 適時連絡すれば事足りるのではと思います 別フロアでというのもないわけではないですよ その分コンピュータのシステムが導入されていて 経理の書類や決裁は電子データで扱われてます 用は離れている場所でも可能になっております ただ現金の絡む部分はある程度集中管理が必要ですが 事務的に反映に行き来しなければならないなら 大変ですし通常の精算や届出受理等の処理は 曜日を限定したりして一括で処理したらいいでしょう
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- skoncho
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初めまして。スコンチョといいます。(^_^) 私の会社は本社の他に小さい事業所が多くあるので、フロア どころか建物が別のところで仕事をする日があったりします。 >>どのような点に注意して業務を進めればよいでしょうか？ まず大切なのは、あなた一人で背負い込まないことですね。 人間一人の作業量というのは、当然限界点があります。 どんなに業務を効率化しても、頑張ってみても、自ずと 限界が見えてくるはずです。 このとき、きちんと処理していける仕組みを構築しない ことには、この先ずっと・・・という気持ちになっちゃ います。ただ、会社(上司)としては現時点で何もかも新戦力 補強をおこなうことは難しいでしょうから、実際に少し 動いてみて、それでダメ(作業がこなせない)となったら 動いてくれると思います。（おそらく今は、ゴタゴタの 最中なので、現場の危惧を聞いている余裕がないし、決定 事項を一々ひっくり返していては進まないと考えている はず） 次に、新しいシステムの構築ですが、戦力補強にはいくつか の選択肢があることを頭に入れておいてください。 １．社員補充 ２．派遣やバイトでの補填 ３．外部委託 ４．ＰＣその他の機械の導入 現状を固持しようとしても難しいでしょうから、新しい職場 にもっとも適した新スタイルをあなたが組み立てるくらい のつもりでご提案されればと思います。その際には、事前に おおまかな見積もりを取り(社員補充は別)、「金額的にはこの 程度になります」と言えた方が説得力が増します。 例) 私の残業代○時間分よりも、このPCのリース代の方 が安い 等々 頑張ってください。
お礼
個々人が頑張るだけではなく、業務を円滑に進めるための仕組みを構築する必要がありますね。 今まで仕事の流れを大まかに把握しているだけで、慣習に従って処理を行っていたので、マニュアルが全く整備されていません。今年に入って流石にまずいと思い、少しずつですがマニュアルは作ってきました。 しかし、いよいよ本格的に業務改善も含めて考えなければならない時がきたようです。 いい機会ですし、スキルアップのチャンスと捉えて、システムの構築を行っていけたらと思っています。 ただ、人数がどれだけ増えるのか、どのくらい処理量が増えるのかは全く知らされていませんので、戦力補強などの話は異動後に検討することになりそうです。 ＞今は、ゴタゴタの最中なので、現場の危惧を聞いている余裕がないし、決定事項を一々ひっくり返していては進まないと考えているはず おっしゃる通りです。こちらの意向を聞き入れてもらうことはもう考えないようにしています（涙） システム構築など、初めてのことで戸惑っていますが、やってみます！ありがとうございました。
お礼
こんばんわ＾＾ 長くなりそうなので、補足部分は補足欄に記入しました。 一般的ではないにせよ、別フロアで仕事をするケースもあるのですね。うちの会社は一旦帳簿に記載してからコンピュータに入力しています（データの消失を防ぐためと、入力ミスをチェックするため）。 異動のことを知ったときは正直途方に暮れましたが、現在の業務の流れを整理して、できるだけ行き来が少なく、かつ円滑に進められるようにしなければなりませんね！！ 小口の清算は日々行わなければならないので、曜日を限定するのは難しいですが、決済を行う時間を決めることは出来るかもしれません。 大変ですが、ご意見を参考に頑張ってみます。 ありがとうございました。
補足
同業他社側は従業員数名の会社で、経理は社長がやっていたようです。したがって、合併すれば私たちが今の業務プラス合併先の事務も仕切ることになります。 とりあえず、分担できるところは問題ないと思いますが、現金がからむ決済・請求書の発行に関してかなり困っています。 具体的な話になりますが・・・ 現在は入金処理に関しては、売上の計上は先輩が、小口現金の管理は私が行っています。 営業が手集金してきた売上は伝票と一緒に先輩が受け取り、帳簿に記載して計上します。 その後、先輩から伝票と現金だけ私が受け取り、現金の決済を行っています。 しかし、フロアが別々になれば、紛失を防ぐ為にも現金だけは私が先に預かるようにしないと管理するのが難しくなりそうですね・・・。 また、請求書を発行するパソコンは私がいるフロアにしかないため、その際は先輩が頻繁に行き来しなければならなくなりそうです・・・。