引継ぎが短く困っています

質問

先週より派遣で新しい会社で働いているのですが、引継ぎをしてくれる方は正社員２０年程のベテランの人です。
私の前に派遣で来ていた人が３日で来なくなり、結局５日目に辞めたそうです。ですので、ただでさえ少ない引継ぎ期間が更に短くなり、３日と半日しかありません。
今は、とりあえず大まかに教えてもらっている状態です。
その方は退職ではなく転勤になる為、わからない事は聞こうと思えば聞けるのですが、殆どわからない事だらけの状態で全て逐一電話で聞くのも、その方も新しい地で大変でしょうし、かなり気がひけます。（本当に細かい事一つ一つ自分ではわからない事だらけで・・・）
この引継ぎ期間に２日ほど、一人になる日があったのですが、営業の方にも迷惑をかけっぱなしで、この先かなり不安です・・・
事務所内に事務員は私一人で聞ける人はいません。
このような状況の時、皆さんはどうやって乗り越えますか？

回答No.5

love47758 · ベストアンサー

今更かもしれませんが、その正社員の方、又は会社として何らかのマニュアルのようなものはないのでしょうか？
ちゃんとした冊子になっていなくても良いですから、例えばノートにやり方をまとめてあるとか、エクセルで箇条書きになっているとか。

どんなに優秀でも２０年仕事をしている人に勝てるはずがないし、３日で同等レベルになれるはずもありません。
正直、細かいことまで理解するのは無理です。

そうなると、とにかくやり方をひたすらメモるしかないと思います。
自分でマニュアルを作るしかありません。
これがこうなるからこういう作業をする、じゃなくて、これをこのようにやる、って感じですね。
なんでその作業をするのか、とかそういうのは考えずに１つの作業として覚えるしかないと思います。

それらの作業がどのように絡み合っているのかというのは、数ヶ月なり仕事をこなしていって初めておぼろげながら見えてくると思います。

事務員は１人でも、仕事の内容によっては事務員でない人もわかる場合があります。
今の職場のメンバーの中で、それぞれの仕事について比較的わかりそうな人を教えてもらってはどうですか？

また、正社員の方は転勤ということですから、少なくとも全国でいくつか支店があるわけですよね？
どうしてもその人だけに毎回聞くのが申し訳ないのなら、近くの支店の人にも時々教えていただくというのもアリだと思います。
この場合は、正社員の方（または現在の職場の課長さんなど）から近くの支店の方に事前に連絡しておいてもらうのが安全かと思います。
「今度、こちらに派遣で事務員が入ったのだけど、引継ぎ期間が短いので、何かわからないことがあったときに連絡がいくかもしれないので、そのときにはアドバイスしてあげて」など連絡していただけていれば、いきなり貴方が連絡しても話がスムーズだと思います。

営業の方も、引継ぎ期間が短いのはご存知ですから、余程厳しい方でない限り、すぐに怒ったりすることはないと思います。
逆に、前任の方がすぐに辞めておられるようですから、今度は辞められたくないと思って、親切にしてくれるかもしれません（笑）。

こういった状況になるのをご存知でお仕事を引き受けたのですか？
ある程度、聞いた上で引き受けたなら、それは仕方ないですよね・・・。とにかく頑張るしかないと思います（病気にならない程度に）。
何も聞かされずに、都合のいい話だけ聞かされて引き受けたらこんなことになっていた・・・の場合だったら、ほかの派遣先に変えてもらうことも可能だと思います。

お礼

マニュアルはやるべき事を箇条書きにしたものが２枚ありますが、その内容についてのマニュアルはないので、メモはこの３日でノート丸々１冊分になりました。
仕事を引き受ける時に前任が家庭の事情で１ヶ月で辞めたと聞いてたのですが、そこで気付くべきでしたね・・・　　あと、引継ぎ期間を確認しなかったのがいけなかったと反省しています。
自分で出来る限りの事をして、それでもわからないのであれば仕方がないと開き直り、とりあえず出来るところまでガムシャラに頑張ってみたいと思います。

回答No.4

sinjou

私は１日～２週間が引き継ぎ期間の案件しか受けない事にしています。
前任が脱走した案件である事が珍しくないです。
若い時は無理して案件受けて、１週間目でリタイアした事が有りました。
営業事務、営業経理経験積むまでは、１人事務は受けない方が無難に思います。事務が１人しかいない案件時は、本社経理部や現場統括者に自分で概要習ってこなしてるんじゃないかなあ・・・と思います。

お礼

このお仕事の前に１件面接で落とされたという経緯があり、焦って細かい内容を聞かずに引き受けてしまった自分のせいでもあると思っています。次回からはちゃんと確認して引き受けたいと思います。

回答No.3

chikabon

事務職だったら3日あれば大体おおまかに流れは
掴めると思いますよ。でも細かい内容は3日じゃ無理
ですよね。やりながら色々な事が出てくるので・・・。

私も事務歴が長かったところを辞めるのに後任が
なかなか決まらず、ほぼ1日で引継ぎといった状況に
なってしまいました。ただ辞める事は大分前に決まって
いた為マニュアルを作成しておいたのでスムーズでした。
もちろん細かいところは分からなかったと思いますが
他の社員の方がなんとかフォローしてくれていたようです。

前任の方が退職だったら聞きたくても聞けなくてもっと
大変だったと思うけど、聞ける環境があるのなら遠慮
しないで聞いちゃう方がいいですよ。
電話する時には必ず「今大丈夫ですか？」と相手の都合を
聞いた上で話し始めるようにすればＯＫです。
分からない事があれば聞くしかありません！

まぁ焦らなくても周りの人も状況を知っているので
営業の方たちもフォローしてくれると思いますよ。
今は何も分からない状態なのでかなり不安でしょうけど
しばらくやってみないと分からないですよね。

私も間もなく新しい会社で事務をまかされます。
前任者もいない新しいポジションらしいので誰にも
何も聞けませ～ん(^_^;)どうなることやら！
とりあえず自分が今までやってきた事務の経験を
フルに活用して気合（？）で頑張ってくるつもりです。
新しい環境は精神的にもキツイですが頑張りましょう！

お礼

今は焦らずに一つ一つ覚えていくしかないですね。自分で出来る限りの努力はして頑張りたいと思います。
chikabonさんも次の会社で頑張って下さいね！

回答No.2

tulipe

ここはひとつ腹をくくりましょう。
正社員２０年程のベテランさんの仕事を3日半で引き継げるわけはないのですから。。。
＞その方も新しい地で大変でしょうし、かなり気がひけます。
これはもうお互いさまですから、わからない事は聞きましょう。自分の判断で処理してしまって、間違えるよりはきちんと聞いて確認しましょう。

同じ事は二度聞かないようにすれば大丈夫ですよ、落ち着いてがんばってください。

お礼

そうですね、遠慮していても仕方がないですよね。聞く事も仕事と思って頑張ります。

回答No.1

zorro

焦らずに一歩一歩前進するしか方法はありません。解らなくてもあなたの責任ではありません。努力だけは怠らず・・・道は開けます。

お礼

元気の出るお言葉ありがとうございます。