「履歴事項全部証明書」がだぶっちゃった！

質問

私は某中小企業のＡ社の事務員をしています。
グループ会社であるＢ社は、Ａ社の役員以外に従業員はいないという、
ほとんど名前だけの小さな会社ですが、そこの経理も私の担当です。

去年そのＢ社の社名と住所が変わることになりました。
決算時にＢ社の税理士の先生に「議事録の作成はしますか」と聞かれ、
Ａ社の税理士さんと相談の上、Ｂ社の税理士事務所の顧問の司法書士さんに
「株主総会議事録」や「履歴事項全部証明書」を作成してもらったのですが、
実は上司もＡ社の顧問の司法書士に作成を依頼していたらしく、
今日その書類が届いてしまいました。
ほとんど同じ「履歴事項全部証明書」が2通手元にあります。

これはどの程度まずいことなのでしょうか。
あいにく今日上司は上司が出張だったため相談することができなかったのですが、
報告する前にこの失敗の重みと、対処法を知っておきたいのです。
よろしくアドバイスをお願いします。

回答No.5

wan_ta

＞２人の司法書士さんが、日にちをずらして２度名義変更の登記を行ってしまったんじゃないか

これは、manumanuさんが司法書士さんにどう依頼したかによります。
私も増資や役員変更の手続きは司法書士さんと一緒にしたことがありますが、変更登記を法務局が２重に受け付けるかは？？？です（多分２重に受け付けたりすることはないと思いますが。。。）。
一度Ｂ社の司法書士さんにどういう手続きをとられたかを確認されると良いと思います。

結局最後まで役立たずですいません。ｍ（　_　_　）ｍ

回答No.4

chakuro

ほとんど心配ないと思います。「証明書」は司法書士が作成するものじゃなくて、登記所が発行するものです。登記所のコンピューターに登録された情報をプリントアウトした書類なわけです。
　書き込みからすると、登記の「申請」をしたのは、あくまでB社の司法書士さんで、申請書の添付書類として作成した議事録と、依頼どおりの商号変更と本店移転が登記されたことの証明書を、登記所から出してもらって、送ってきているのです。
　Ａ社の司法書士さんからは、証明書が届いただけなんでしょ？
　上司の方が、あとで、もう1通証明書が必要（提出先が2箇所）なのに気がついたんでしょう。そんで、いつもお付き合いしていて、頼みやすいんで、Ａ社の司法書士に、証明書の取得だけもう1通追加でお願いした、それだけじゃないですか？何にも失敗してないと思いますよ！

回答No.3

wan_ta

補足読ませていただきました。
ただ、どうしても疑問なのが、株主総会議事録は変更登記を行うときに必要になるものです。それをどうして、司法書士さんが変更登記が行われたあとに作成されたかが疑問です。その株主総会議事録は、ひょっとして、決算後の定時株主総会議事録であって、社名変更に必要な議事録ではないのではないでしょうか？ココで、確認したいのですが、Ｂ社の顧問税理士の顧問の司法書士さんに依頼されたのは変更登記手続きですか？それとも書類作成だけですか？

それともう一点確認したいのですが、その「履歴事項全部証明書」は２通とも全く同じなのでしょうか？
尚、No.１でも申し上げましたとおり、私は、「履歴事項全部証明書」を「登記簿謄本」と同じ意味でとらえています。当然その「履歴事項全部証明書」を発行するのは法務局と言うことになります。ですので、補足にもありました「法」の時の打ち抜きは必ずあると思いますよ。

再度補足いただけましたら状況が把握しやすくなると思います。

補足

ご回答ありがとうございます。
みなさんの回答を頂いて、自分の疑問がはっきりしてきたような気がします。
２人の司法書士さんが、日にちをずらして２度名義変更の登記を行ってしまったんじゃないか、それぞれが株主総会議事録を作成し、法務局に提出して名義を変更し、処理を終えたので議事録と履歴事項全部証明書をこちらに送ってきたのではないか、というのが私の不安です。

そういうことは起こりえるんでしょうか。また、その場合はどうなるんでしょうか。

「履歴事項全部証明書」は、内容はほぼ一緒だったのですが、１通は２枚綴り、１通は３枚綴りであり、番号のようなものは違っていました。

回答No.2

noname#24736

「履歴事項全部証明書」が2通作成されただけで、登記はまだされていないのでしょうか。

そういうことでしたら、上司と部下との意志疎通が悪かったということです。

どの程度まずいかというと、費用が余分に発生したことと
、上司に報告や確認をしなかったということです。
まあ、多少の小言はいわれでしょうが、素直に謝りましょう。

今後は、「ほうれん草」（報告・連絡・相談）を守りましょう。

回答No.1

wan_ta

もし、上記が変更登記前であれば、書類が２通あるだけで特に問題にならないと思いますが、書類作成代金は２通分請求されるでしょうね。。。
あと、上司の方のお小言があるかも知れませんが。。。

ただ、「履歴事項全部証明書」というのを私は訊いたことがありません。先ほどネットで調べたら、「登記簿謄本にあたるもの」なる記載がありました。となると、なぜ変更前に登記簿に当たるものが必要なのかがよくわかりません。（通常は変更後に登記簿を確認のためとったりはしますが。。。）

もしよろしければ、下記ＵＲＬに社名変更手続きの方法が記載されていましたので、一度、manumanuさんがとられた手続きと、下記ＵＲＬの手続きとを比較されてはどうでしょうか？

頼りない回答で申し訳ありません。

参考URL：

http://www.rakucyaku.com/Koujien/B

補足

回答どうもありがとうございます。
すみません、書き方が悪かったみたいですね。
すでに名義の変更はなされてます。
ただそういう処理は上層部で行っているのでどういう処理がされたのか
私にはわからないのですが・・・。

作成代金のことはまあいいのですが、
登記・・・多分されちゃってるんじゃないかなあ(^_^;)
２通ともに「法」の字を打ち抜いた跡がありました。
これって法務局に提出したってことですよね？
こういう場合はどうなんでしょうか。無知で申し訳ありません。

ちなみに「履歴事項全部証明書」には「Ｂ社が○年○月に閉鎖され、
Ｃ社が○年○月に設立された」というようなことがかいてありました。