大人数の幹事をはじめてやります。人数確認と場所きめはどちらが先ですか?

質問

今まで２０人前後のを相手にした幹事を５回ほど経験したことがあります。
が、サークルで５０人ほどの大人数を相手にして幹事をするのはこれが初めてなので困っています(>_<)

今までの幹事経験では日にちと予算と集合場所を伝えた上で
メールで出席できるか確認をとっていました。
それでだいたいの人数が把握できたら、その人数より少な目の人数をお店に予約して
当日にお店に人数が増えるという電話をしていました。
これが幹事の基本だとも思っています。

今回初めてサークル内で幹事をやることになり、
はたして５０人中何人が参加するのか予想もつきません。
私としては、正直おみせとの値段交渉などの都合も考え
人数確認を先に行いだいたいの人数を把握したいのです。
ですが、OBから「場所をおさえてから、人数確認しろ。俺達はそうした」とのダメだしがでました。
先輩達は先輩たちなりに経験を積んでいるのでしょうが、
私はどうも納得がいきません。
しかし大人数を相手取った幹事をしたことがないたいめ自信をもって抗議できないんです…

だいたいの人数がわからないでお店をとると
「最初はよかったけど、人数が多くなりすぎて個室がとれない」とか
「予想以上に人数が少なくて貸し切りにできない」とか
不都合がおこるんじゃないかと思っています。
場所は横浜ですので、居酒屋は多いですし
「飲み会します」と連絡をした後から「お店予約できませんでした」ということはないと思うのですが…

実際、大人数を相手どった幹事さんはどういった段取りですすめましたか??
教えてください！

回答No.1

rarirun · ベストアンサー

100人規模の経験者です。
目下の者や同期なら先に予定だけあけさせることも可能ですが先輩や上司が絡むちゃんとした会の場合、時間と場所を明確にしてから都合をお伺いしなければさすがに失礼かと思います。基本は連絡は一往復なんですよ。
お店を取るよりも日を取るほうが大変なので
お店が多少狭くなってしまっても、会費が多少高額になってしまってもしょうがないかと・・・。
そこが幹事の腕を試されるところなのでしかたないですよね。
50人であればMAX50ですし、予算を先に伝えなくていいなら大して苦労はないですよ。人数だけ余裕を持たせればいいのですから。
お店には最初に大きなことを言いサービスを引き出し、実際の変更日は確実におさえてからギリギリに言う。
多少の黒字は懐に、大きな黒字は２次会に、赤字になればある程度はOBに泣きつき、それでもカバーできなければ自腹・・・これは基本ですよね。

内々のうち先に気心の知れたメンツ（同期や後輩）の予定は押さえてから、OBを含めた出てくれそうな人数を予想して、会場を人数と費用に幅をもたせて取り、通知、出欠確認後更に２割減で再計算して大幅に差が出るようならお店に再度相談、ギリギリに最終連絡です。

お礼

早い返信ありがとうございました！！参考になりました(>_<)
まだ１年生なので同期の予定だけ押さえて、OBを含めた出てくれそうな先輩を
一年間のイベントへの出欠率をみつつ予想してから
場所をおさえようと思います。
やはり気心の知れたメンツだけでないので、気をつかう面がおおいですね…

ありがとうございました！

回答No.2

takayuki_kato

３０人くらいの飲み会の幹事は経験がありますが，基本的に「綿密に連絡が取り合える人ばかりではない」状況であれば，参加人数にかかわらず店を先に押さえますね。仕事などで定時に間に合わず店に直行，合流する方などもいますから，そういう方とあまりまめに連絡を取り合える状況でないなら店を決めておいた方がいいと思いますよ。それに飲み会が多い年末年始，あと学生の新歓シーズン（４～５月），卒業シーズン（３月中旬～下旬）なんかはかなり日程に余裕を持って店を取らないと大人数分の予約ができなかったりすることもありえますし。

お礼

回答どうもありがとうございました！
綿密に連絡が取れる人だけそれとなく確認をとって、
お店の予約をしてきました。

ありがとうございました