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クレジットカード売上管理の効率化（長文）

2021/04/03 12:01

飲食店と物品小売の中小企業の経理課社員です。実店舗の他に、ここ２年間で自社ＨＰ、AmazonやYahoo!、楽天などにも店舗ができました。売上は現金、クレジットカード、ペイペイ、電子マネー、その他金券を扱っています。今回クレジットカード売上管理の効率化について質問します。後で書きますが、中小で経理課と言えど、経理の他に、人事労務、財務資金繰り、その他、他部署から依頼(命令）の雑用業務もしなければいけないのに、ベテラン社員が退職、病気で長期休職者がでて、結局実働2人しかおらず、補充人員もなし。介護や育児も抱えながらの勤務、また経費削減で残業もほとんど厳禁。いろんな部分で現在のやり方を変えないと絶対無理です。もっと時間や労力を削減したいので、経験者の方の知恵をお借りしたいです。・現在の作業方法 ①　毎日店舗ごと、クレジットカードの一取引金額ごとに 8％、10％金額を、カード会社別に、エクセルに入力。６店舗あるので、店舗ごとに同じ作業をする。 ②　①の合計を確認する ③　カード会社の計算書とエクセルの明細と合計を店舗ごとに確認し、会計ソフトに8％、10％別に売上入力。 ※売掛金の計上はせず、カード会社からの入金時点で売上金計上をしています。 ④　差異があれば、カード会社の計算書とエクセルを比較して、訂正して、会計ソフトに入力する。 ⑤　月次で売上を確認する。（現金や他の種別も含めて）カード会社（ＤＣ，ＪＤＢ，ＡＥＯＮ，三菱）各社の入金サイクル　例）1/1～1/15売上＝1/31入金、1/16-1-31売上＝2/15入金・現実（困っている事） ①　現在の方法では、とにかく作業時間が足りない。毎日、実店舗の売上金と釣銭を手作業で確認し、売上金入金と振り込みを銀行に行き、金銭出納帳を付けた後、他の至急・重要な仕事を優先に必死に働いても、定時までには、カード処理は２店舗が限度。 ②　他部署のお茶出しや電話対応も仕事に含まれている（命令）ので、とにかく時間が無い。 ③　カード会社の計算書は8％、10％の区分がなく、税込金額なので、社内で何らかの管理表が必要なのは確実 ④　カード会社によって計算書記載の店舗がバラバラ。Ａ店、Ｂ店、Ｃ店、Ｄ店、Ｅ店、Ｆ店とすると、例）ＪＤＢカード＝Ａ店で１枚、Ｂ、Ｃ、Ｄで１枚、Ｅ，Ｆで１枚の計算書が来る。 ⑤　必死で仕事をこなすが、とにかく時間人員不足。月次決算にひつような情報をまとめるのが遅れがちで、毎回お叱りと嫌味が降ってくる。遅れるのは事実だが、怠けて遅れているわけでもない。毎月この繰り返し。・経緯など ①　現在の方法は、以前実店舗が２店舗しかなかった時代から踏襲している方法らしいです。 ②　現在の実働２名とも、入社後1～2年しか経過していません。社内発言力は皆無。経営陣が人を駒としか考えていないため、他部署を含めても社員定着率が低いです。労災も多い。実際ブラック企業なのだと思います。多方面、ツッコミどころが多いのですが、今回はそれはスルーしていただいて、カード処理の方法について、経験者さんのお知恵をお借りできればと思います。よろしくお願いします。