クレジットの店舗控えについて

質問

現在、社会人２年目で、販売の仕事をしているものです。

クレジットカードの店舗用控えの保管方法についてお聞きしたいです。
今務めている会社（小さい会社です）では、
クレジットカードの店舗控えをしっかり保管はしているんですが、
保管するだけではなく、会社ごと（visa, DC, UCなど）に分類した後、
一枚一枚わざわざ手書きでノートに書き写し、
かつその会社別の金額の累計を月ごとにだす、という事務作業をしています。

個人的には、その手書きの作業自体必要なものなのかどうかも疑問ですし、
わざわざ会社別に分類し、合計をだす必要があるものなのかと考えてしまいます。
（会社別の合計をだしても、その数字が正確かどうかは確認しません。
正確な数字は、クレジット全体の月ごとの合計のみしかわかりません。）
ちなみに手書きは大変なのと電卓で計算してミスがでるよりも
エクセルなどを使用してどうか、と提案しているところです。

他の会社ではこういった場合どういった管理のしかたをしているのか知りたくて・・・。
何かいいアドバイスあれば教えていただきたいです。
どこもこういった面倒な作業を行っているのでしょうか？
結構混み合う店なのでクレジット支払いの件数も多いですし、
できればそういた時間のかかる事務作業は簡略化できたらな、と考えています。

ちなみに、上司に聞いても、昔から決まっていることだから、としか言われません。

経営に詳しい方、うちではこういうやり方しています！など
なんでもいいので助言お願いします。

回答No.2

usikun

控えの処理方法
１）カード会社別・日別・支払方法別にまとめる
　　下のような表を作るイメージ
ＪＣＢ
日　1回　2回　分割　ボ一
1　
2
3
２）カード会社から来た支払明細と照合する

こんな感じです。
ちなみに大手だと１）の作業は機械が勝手にやってくれます。
レジのカード売上額と照合してカード会社ごとに保管すればいいです。
使ってるレジの機能によって、どこまでやるか大分変わってきます。

回答No.1

yosifuji20

貴社のクレジット販売の場合、レジスターの記録はどうされるのでしょうか。
普通はそこでクレジット情報が入ると思うのですが。そうしないと現金残高が合わなくなりますよね。

よほど単純な機能のレジスターは別として、今のシステムはこの情報を自動集計しているのではないですか。そうしないと売上げ計上の処理ができないですね。

もしそうならば貴社はその売上げ情報とその控えを照合するのかということです。
もし誰かがそうしているのならば、それで誤差が出るのかをお聞きしたらよいでしょう。多分誰もチェックはしていないのではないでしょうか。
会社はおそらくシステムのクレジット売上げとクレジット会社からの支払データを必要に応じて照合しているだけではないでしょうか。
この実態を調べればその作業が必要かどうかがわかります。今まで誰もそのことを気にしてこなかったのでしょうね。

私の印象ではその控えは「99年9月分」という程度の分類で転記はしないで保存すれば十分だと思いますよ。
先輩にそれを後で見ることがどれほどあったかをまず聞いてみることですね。