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職場での出来事
- 上司Aがお客様から手渡しでお歳暮をもらい、部下Bに渡し、私に報告がありますが、報告の方法に疑問があります。
- 私は会社の統括業務やお礼状の作成などを担当しており、お歳暮の管理も私が行います。
- 部下Bがお歳暮の報告をしなかった場合、私がお礼状を書くのを忘れてしまう可能性があります。
- 社会・職場
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私の職場ででは、お歳暮やお中元台帳というものを一定の場所においてあり、頂いた日付、くださった方・会社、頂き物の内容、郵送が手渡しで頂いたのか、を誰でも手書きで即書き込めるようになっています。 最後に「お礼状の送付の有無」という欄を設けてあり、窓口や直接受け取った場合は勿論受け取った社員がお礼を申し上げていますが、更に会社名でお礼状を１週間以内に出す事になっていて、出したらお礼状という欄に「済み」と書きます。 担当者は時々その台帳を見に来て、丁度よい日付を自身の手が空いた時にお礼状をまとめて書き送付しています。 また、取引のある社員も外出前にその台帳に目を通して出かけて行きます。 忙しいので、担当者や上司に伝えようにもすぐに伝えられない事があるので、記憶より記録ということで、ユビキタスでやっていますが、これがなかなか優れものです。 慣れて浸透していけば難なくできる事だと思います。 担当じゃない社員でもくださったお相手に折をみてお礼を言う事ができ「この会社の方々に気持ちが伝わったんだな」と思われるようで、品物を送った先方も嬉しいようですよ。 これは私の職場の例ですのでご参考まで。
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- myukusu
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こんにちは。 私もあなたと同じく事務や経理その他全般のすべてを統括しています。 あなたの気持ち、とても分かります。 なんのためにルールを作ったのか？？？ ずーと思っています。 でも、ルールを守れない人、忘れる人、まいっかと思う人など・・・・ 沢山います。 私もルールを守らないこと・・・あります。 あなたもあるんじゃないですか？ 今回の件も、本来はもらった人が あなたに直接渡すことがルールなんですよね。 問題は それを部下Bに渡したこと？ Bがあなたに伝えなかったこと？ その他？ >最終的にBから私へ報告がはいりますが。 報告があればこの状況なら問題ないと思います。 >この場合、BがAの前で >「お歳暮いただいたそうです」といって渡すのが最善だと思うのですが・・・。 >ちがいますか？ もともとAがもらったものなのですから、 Aの前でわざわざ言う必要はないと思います。 >Aは自分のミスにも気づきます Aは別にミスしたと思っていないと思いますよ。 どうしてもAのミスだと思うなら、 あなたがAに「自分で持ってきて下さい」と言わないと 分からないと思います。 そもそも部下Bは、Aの部下なのですか、あなたの部下なのですか？ それによっても捉え方が違うと思います。 (1) Aの部下の場合： Aは自分がやらなければならないことは 部下に代わりにやってもらうこともあるので Bに渡して、Bが持ってきたとしても、それは問題ないと思います。 あなたにAの代理として伝えれば良いことです。 (2) あなたの部下の場合： お歳暮をもらったことに対して、 どういう業務をしなくてはならないかを知らないか 知ってても言わないなら、 あなたが部下を教育できていないということになると思います。 どちらにしても「もう少し頭使って」という言い方だと 何がどう間違っていたが伝わりませんので、 「お礼状を書かなくてはならないので、必ずもらった旨を自分に伝えるように」と お願いし続けるしかないですね。 あくまでもお願いです。 >それを注意したため、いってはいけないと思って >今回Bはだまってしまったのかもしれませんが・・・。 「もう少し頭使って」なんて言ったら、 もっと黙っちゃうかも知れないですよ。 注意の仕方って難しいですから。 言い方を間違えると、パワハラ、モラハラになりますよ（＾＾）。 あなたは統括している立場だからこそ、 まわりが言いやすい空気を作らなくてはいけません。 ルール、ルールばかり言わないで（言いたいですけどね） あなたが臨機応変に対応していきましょう。 その方が、ストレスも減ります。 まわりもルールを守ろうという気になるかも知れません。 追伸： お客様にお礼状を書いているなら、 あなたの質問に答えてくれた方に まず、お礼を言いましょう。
補足
お礼は最後にかくつもりでした。 補足コメントに再度、気になる点を記載していますので、それに対しての回答がほしいので。 毎回、補足とお礼を書かなければいけないというルールがあるのでしょうか？ あと、お礼は、必要だからするものではないでしょうか。 その人の気持ちです。理解できた、正しい、なるほど、というものもあれば、一方的に、会社のルールであることも無視して文句を言う人にお礼しなければいけないというのはどうかと思いますので、しません。
ご質問者様が色々仕切っておられるようで、お悩みのようですが、こんなになる前にもっと対処の仕方があったでしょうに（＾＾； 言われた方は今後あなたにはもう言いませんよきっと。 組織力のある人は、もっと間口を広くしていて、業務を停滞させない能力がありますよ。 従って情報も多くスムーズにもらえます。色々な人が臆することなく貴方に対して迅速に会話が出来るよう、そこから思考を変えないと、良かれと思ったことが空振り、いえ、強いてはドン引きされるでしょう。 心理学と美しい日本語をお勉強しましょう。ボキャブラリー豊な話し方は大事ですし、話し方のトーンもすごく大事です。 これがすごく卓越している人と接する機会がありましたらいいのですが。無ければ、経済紙とかプレジデントのようなものを読んで見られるといいですよ。 企業のトップクラスが、会社の人材も含めて対処の経験談とかを掲載しています。 組織にいると、どういう風にやってるのか、他の会社の有能な方の方法も知りたいところですよね。
補足
美しい日本語がどのようなものかしりません。 ほぼアメリカ育ちなので、これが精いっぱいです。 また、質問はその人が気になる点を書くのであって、 それに対して人間性の批判をされるためのものではありません。 悩んでいるというのれあれば、こうすればいいのでは？と対処法を書くとか、 あなたの考え方は会社のルールかもしれないけれど、こうしたほうがいいと思うなどアドバイスをするのが本当じゃないでしょうか。 何が気に入らないのか、自分と違うというだけで、文句しかいわない人たちは全く理解できません。 会社のあり方なんてそれぞれじゃないですか？そこを批判される覚えもありません。 あなたたちは、目の前で友人が同じような質問をしたときに、どうでもいい、好きにして、ばかじゃないの？と、ここに書いたように言えるのですか？ そのほうが不思議です。友人に、経済誌を読めと何度忠告したことがありますか？ 他人だから、顔が見えないから言えるのですよね。 あなたも、もう少し相手の心を読めるように勉強してください。あなたの文章をよんで相手がどう受け取るか、それを考えられるように心理学の基礎を勉強してください。 ＞心理学と美しい日本語をお勉強しましょう そのまま、お返しいたします。
- ginga2
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ルールが浸透してないだけではないですか お歳暮をあなたに渡すのではなく、御礼状を出すのが目的なら どこから何を頂いたかの連絡(メール等)を、もらえばいい事ですよね 臨機応変な対応では無く、 分かりやすいルールを作り、守らせるだけの事ですよね
お礼
ありがとうございます。 今までみんながやってきたことですが、ルールを再度認識させたいと思います。
失礼ながら、、 私もこれの何が問題なのか分かりませんでした。 一応、質問文は３度読み返したんですけどね（笑）。 他の方の回答への補足も読みました。 問題は「質問文に書いてある」・・のでしょうけど、 我々にはそれが問題とは解釈出来ないのです。 何をもって「もう少し頭を使う」必要があるのかも、 質問文の中からは読み取れませんでした。 つまり社内ではきっちりあなたを通して管理しなければ ならないのに、AもBもそれを無視なのか忘れたのか 勝手な行動をしたってことですかね？ それが問題なんでしょうけど、そう大きな問題ですか？ というのが私を含めた数名の見解なわけです。 もし「もう少し頭を使う」必要があるとすれば、 会社として「虚礼廃止」つまりそういうものは頂かないっていう ルールにするのも一つの手です。客先から年賀状など送付されてきても、 公に会社のルールを表明しておけば、会社名で返礼などする義務からは 解放されますよ（見えないところで社員が勝手にやるのはそれはもう仕方ない ことです）。 そうしたらお歳暮の管理だとか、礼状を書くといった雑用からは 解放されるはずです。あくまで一つの案、ですよ。
補足
私は経営者ではないので、廃止の決定権までありません。 問題は、そのような注意の仕方をしてもいいのかどうか、です。 それとももっといい注意の仕方があるとか。
- Dr_Hyper
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あなたの仕事が多岐にわたり細かく，大変だと言うことは理解したとして，あなたは社長とか代表取締役といった意味での統括ですか? 文面を読む限り，事務全般，総務的な役割と思うのですが間違っていたらごめんなさい。 あなたの言い分が一方方向では正しいと思いますが，文面から一般的な職場のそれぞれの役職を想像すると， おそらく，上司Aはあなたに対して，「もっと臨機応変に対応できないか？もう少し頭使ってほしい」と言いたいだろうな。と思います。はあ?って感じかも知れませんが，彼らの立場から文面を読むと，いやいやそこはあなたが。と想像も可能です。もちろんあなたを避難するつもりは毛頭ありませんが，あえて別の考え方もあるということを伝えると，あなたが考えている重要なポイントと，上司があなたをそこのポジションに置いておくことで自分がその部分を思考から切り離せるはずであることを考えれば，自ずと上記の言葉が浮かんできます。 細々したことをさせられている身からすれば，あなたの思うルールのようなものが大事になってくるでしょうし，それから外れたのであれば，はやくそのルールにもどして欲しいと思っていますが，そもそもAやBといった他の人にはそのルールはどうでもよく，聞こえたのであれば気を利かしてやってくれればいいことだけ。なんて思っているのでは無いでしょうか。 あなたと同じ物差しの上で判断しようとすればあなたがイライラしてしまうでしょうけど，その事柄に次いで相手がそこまで重要視していない可能性を考慮に入れると，もう少しあなたの思考パターンにも違った見方が加わるのではないでしょうか。
補足
すみません。 理解できません。 また、私が話している事は 私だけでなく、同じ立場にいた人たち全員が過去にそうしていたからなので・・・ 会社のルールとして成立しているものを、私がかえるのもね
- takuranke
- ベストアンサー率31% (3923/12455)
上司が一人で行ってもらってきたのなら、 上司なりの配慮ではと思います。 往々にして上司や先輩と一緒の担当だと、 客先では、必ずといっていいほど上のほうに目を向け勝ち。 下っ端は添え物ですらなく、目に入れない人が多い。 なので、上司は取引先から直接もらっては来たけど、 一旦Bに渡し、君も担当だよと言うことを言いたかったのかも知れません。 。臨機応変に対応できない人って困りますね。 書かれている内容だと、 上司Aが単独で直接客先から持ってきてBに渡したのを質問者様は見ていたように読み取れます。 これであれば、臨機応変にできないのは質問者様も同じだと思います。 しかも自己ルールで縛って、上司や同僚に頭使っては無いですね。 何で宅急便で来たものをみんなの前でどこから来たのか言うのがおかしいと言うのが理解できない。
補足
私が電話をしていたため、Bに直接渡したのだと思います。 ですが、この作業をしてしまうと、Bが私に伝え忘れていた場合、会社として困ることになります。 また、渡した＝お歳暮とは限りません。書類を紙袋にいれて持ってくることもあるので・・・。私はBから説明されないと、わからない立場にありました。 Bに渡して、そのように責任感を持たせたいのであれば 今後はそうしますし、私は管理するのをやめるだけです。 管理をしなければいけない、責任もとらなければいけない、なのに部下からは情報が上がらないでは仕事になりません。 その為、口頭での注意をしようと思っているところです。 理解できない部分はスルーしていただいて結構です。 臨機応変に対応しなければいけない、ということの説明のために付け加えましたが、そこをこだわられると今度はその説明がややこしくなるので・・・。
- 3318r
- ベストアンサー率15% (91/571)
「Aは自分のミスにも気づきます。」 具体的な事務分掌が不明ですが、Aが直接に貴方へお歳暮を渡さなかったことはミスなのでしょうか？ 何か問題が起これば、統括する貴方の責任になります。 課長に報告し、今後の対応を検討した上で、各所属の管理職から社員に周知してもらいましょう。
補足
そうですね・・・・。 それがミスですね・・・。 理由は記載したとおりです。
- black2005
- ベストアンサー率32% (1968/6046)
う～ん、これの何が問題なのかが良くわからない・・・ >本来、Aが私に渡すべきなのですが、 >なぜか、この時はBに渡しました。 何で貴方に渡すべきなの？ AがBに渡すことに問題はないでしょ？ 同じ担当客なんだから当然Bにも知らせるべきだし、その後の処理を部下であるBに任せるのも問題なし。 Aのどこがミスなのか、文中からは全くわからない。 >臨機応変に対応できない人って困りますね。 これ貴方自身のことじゃないの？
補足
何が問題か、質問にかいてありますけど・・・・。 会社のルールとして、このようなやり方をすると説明までしているので それを私が対応できていないといわれてもねぇ・・・。 対応できていないと判断する理由も明記してありますが、読めないのでしょうか？
- 山田 太郎（@f_a_007）
- ベストアンサー率20% (955/4574)
Q、もう少し頭使ってと言ってもいいでしょうか？ A、好きにしたら・・・。 そんな、どうでも良いことで悩む必要もないと思うが・・・。まあ、人それぞれですから・・・。 ＞もう少し頭使って！ どういう経緯と状況でも間違いが発生しない仕組みを考えるのが筋とは思うが・・・。まあ、人それぞれですから・・・。
補足
注意する相手がいない職場で働いているのですね。 管理などもしなくていい立場なのですね。 悩みがないのはうらやましいです。 部下が増えれば増えるほど、悩みは尽きません。 上限関係や管理体制をきちんとしておかないと、悲惨な状況になるという経験も そのような仕事もされたことがないのであれば、わからないですよね＾＾； だから、回答にならない「好きにして」という回答になるのでしょうね。 多少は、管理というものを知っている方に回答して頂きたいと思います。
お礼
ありがとうございます。 うちの会社ではできなさそうですが、何かの参考にさせてもらいます