時間がないと言い張る管理職

質問

私の勤める会社（製品開発業）に、製品の市場における不具合などを対応してもその報告書を書かない人（開発部の課長）がいます。書いたとしてもレポートなどの決まった書式でまとめるのではなく、電子メールで「市場でこんな問題が発生したので、こんな対応をしたら解決しました（いや、いくらなんでもこんなに幼稚な書き方ではありませんが）」という感じの報告（？）をするだけです。
いつもこの調子なので、私（その人とは別の課の管理職）が「ｘｘさん、ちゃんとレポート書いてよ」と言ったところ、「忙しくて時間がないので書けない」と言われました。
私も、その人が忙しいのは知っておりましたが、報告書を書く時間がまったくないほど忙しいとも思えず、「時間が無いのではなくて、ｘｘさんの中でレポートを書くという仕事の優先順位が低いだけでしょう？不具合対策のレポートなんて必要なものなのだから優先順位を上げて書いてよ」と言ったところ、「あんたは自分が書くわけじゃないからそんなこと言えるんだ」と逆切れ（？）され、議論の本質が吹っ飛んでしまいました。

話が逸れましたが、巷に溢れるビジネス書には、「時間がないなどと言うのは、自らの無能ぶりを白状しているようなものである」と書かれています。ですが、本当に時間がない人はどうすればいいのでしょうか？
自分が抱えている仕事を漏れなく棚卸しして、しっかりと優先順位をつけてはみたが、全部が「最優先」で、しかもそれら全てを片付けるには本当に1日12時間ないと片付かないということが真実だとしたら・・・
皆さんはこんな状況に陥ったとき、どうやって解決していますか？
ちなみに、人員の増強は出来ないという条件で、です（笑）

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330） · ベストアンサー

今日は残業して処理しますが、改善して次は11.5時間で出来るようにする
その次は11時間で出来るようにする

どこでもその様にして少しずつ改善してます
トヨタでは数十トンの重さの金型を交換するのに従来は20時間ほどかかってたそうですが、改善して5分で済む様になったそうです
事務作業も同じです、当社では1～2時間の会議の議事録は会議終了の10分後には正式文書として課長承認され配布されます（従来は1週間以内の配布でした）

お礼

l4330さん
そうですよね。まずはやり始めることが大切。できないできないと言っていたらいつまでたってもできない。あと、いきなり最初から完璧を狙う必要もないということですね！ありがとうございました！

回答No.6

Ice-Trucker

開発部の課長がレポートをきちんと書かないと、あなたは本当に困るでしょうか？
それとも、あなたの上司が困るのでしょうか？

本当に困るわけではなくて、「一応規則だから」書いているくらいなら、
それは放っておいてもいい気がします。

話は少しずれますが、日本企業はそういう書類をきちんと残そうとしますよね。
議事録撮ったりとかもしますし。
良い面もあります。

私は外資系企業で働いていますが、レポートはまったく重要視していません。
研究開発が仕事の本質で、書類を書くのは全く本質ではないからです。
きちんとした文章を作成する時間があるなら、
さっさと研究開発に時間をあてるように言っています。

お礼

Ice-Truckerさん
貴重なご意見ありがとうございます。
実は私は今の会社に勤める前に外資系にいたのですが、レポートはかなり重要視されておりました。もちろん、レポートだけではありませんが。
外資系にもいろいろな会社があるということですね。
ご回答ありがとうございました！

回答No.5

trytobe

その人が忙しいのは、レポートを書かないから、とわからせるしかありません。

つまり、「他人に分担しないといけない案件」は、自分が説明しなくても紙やメールで回覧されるだけで、チーム内や上司に共有されたほうが、自分のためなのです。（ご自身も進言なさっているように）

それが、『巷に溢れるビジネス書には、「時間がないなどと言うのは、自らの無能ぶりを白状しているようなものである」』という理由です。

課長ならば、課としてのアウトプットを確保して、いかにそのための活動を課内で最小化するか、という段取りをしないといけないのです。課長から部下に任せられる単純作業は「目的と納期」を付けて任せたらいいのです。その納期を付けるクセが、優先順位を自覚するきっかけになるのですし。

お礼

trytobeさん
なるほど、そういう見方もありますね。でも、そもそもレポートってそういうものですよね。組織的な活動をするために情報を共有するためのツールですものね。
ご回答ありがとうございました！

回答No.4

qwe2010

短時間で書くことができるような、様式のレポートに改善する。
レポートは、何に使うのですか、誰が読むのですか、どの様に活用するのですか、
要点だけをまとめて、簡単に書いた方が、製品の欠陥がよっくわかると思います。
統計も取りやすいと思う。

お礼

qwe2010さん
おっしゃるとおりです。べつに学術論文のような大作を期待しているわけではないのですからね。そういう、レポート作成に関する社内ルールを、現在策定中です。くだんの課長さんは、「レポートとはなんのために書くのか？」ということをそもそも理解していないような人なので説明が大変です。「レポートを書いたぐらいで会社に技術が蓄積されるんですか？」と真顔で訊かれたときにはあまりにあきれてしまい、返答に詰まりました。
ご回答ありがとうございました！

回答No.3

noname#237141

本当に時間がない人なんているんだろうか？
というのが私の答えです。

なんて書くと、元も子もないですけど、レポート提出の例だと
社内でやらず帰宅後に家でやろうと思えばやれるわけで、
「時間がない」ではなく「時間を作ることも出来ない」＝やっぱり無能って
ことになっちゃうと思いますよ。それ以前に管理職が書くべきレポートの体を成して
いないんでしょう？そこからして無能なわけです。

事実、横から見ててその人が「報告書を書く時間がまったくない
ほど忙しいとも思えず」なわけですよね。
レポート書いて出してもらう人は、この場合決まっているから
「書かなきゃ降格」でいいのではないでしょうか？
課長ってことは部下がいるんだろうし、部下を昇格させて
その人に書かせればいいと思いますけど（部下は書いてくれる、という前提で）。

お礼

mairyonaoさん
なかなか過激なご意見ですが、私も大同小異、同感です。補足しちゃうと、あまりに「時間がないない」と言い張るので、別の日にその人の勤務時間内の1日の行動をじっと観察していたのですが（ちなみに、私はそういうことも仕事の範疇なので・・・）、1日7時間半の勤務時間のうち、述べ35分間、喫煙しておりました。35分あればレポートの一通ぐらいは余裕で書く事ができます。あまりこういう話はしたくない（「ほらみろおまえはヒマじゃねぇか」と言われかねない（笑））のでまだ当人には言っておりませんが・・・。
ご回答ありがとうございました！

回答No.2

noname#245987

全部が最優先はありえません。何か、しなくて言い仕事を自分で引き受けてしまっているのでしょう。少し仕事を手放してみては。

レポートを提出しないと会社的にこのように困る、と訴えたら、優先順位が上がらないでしょうか？

お礼

24493bigさん
やはり、「全部が最優先」はありえませんよね。私もそう思います。
おそらく、その人の価値観（というか「好み」）では、今やっていることが全部最優先なのでしょうが、少し客観的に見てみれば、絶対に優先順位の低い仕事もやっているはずですよね。
あと、「会社的にこのように困る」というのは説明したのですが、そのときにはすでに感情的になっており、「あんたは自分でやらないから・・・」の発言に繋がりました。
ご回答、ありがとうございました！