パワーポイント

質問

自社のの魅力について発表する事になりました。
テーマは決まってるのですが、どのようにしたら見易くなるかとかの知識がありません…

なにかコツとかまとめ方にポイントがあったら教えてください！

回答No.2

hue2011

PowerPointの見せ方ではなく、プレゼンの様式をお話します。
私が普段プレゼンの講習で教えていることと大体同じことをお教えします。

最初のページと最後のページを同じものにしてください。
最初のページはタイトルのはずです。今こういうことを話しますという自己紹介です。
全く同じものをコピーして最後に表示するようにしてください。

これは、いろいろと話を聴いたあとで、最後にそれがでることで「ああこういうことを説明されたのだ」と結論づけられる仕組みです。
「経営の健全化への問題点」なんていう不穏なタイトルでも全然かまいません。これを最後に出すのが肝心です。
最後に「ご清聴ありがとうございました」とか出す人間がいますが、それだと観客をなめてます。
ありがたければ口でいえばいいだけです。

このスライドは印刷して配付したりするのですよ。ご清聴ありがとう、はその資料にとって何のメッセージですか。入れたらおかしい。

2ページ目はいわゆる目次です。何と何をこの順番で話します、と最初に掲示するのです。
スライドは次々にめくられて話されるので、いったい今自分が何を聴いているのかが分からなくなったら困ります。
これを最初に知っておけば、途中で、ああ半分終わったな、とか、あと少々で全部終わるな、という検討が付きます。
この、検討がつけられると思わせるのは聴き手に安心を提供することです。この話はあとでもう一度出しますのでおぼえておいてください。

この目次で気を付けてほしいのは、起承転結にしたがる人が多いことです。起承転結はプレゼンでは全くダメです。
最後に「めでたしめでたし」になって、よかったね、で思考が止まることになります。
プレゼンって何を目的にしているのですか。考えていること、問題視することを提示し、一緒に考えてもらうことじゃないですか。
結論がでてしまったら、もう考えなくていいことになります。意味ないじゃないですか。

順番は、成果→発端→展開→残った問題、であるのがもッとも望ましい構造です。
結、が最初に来るのです。
要するに説明者がいろいろ考えいろいろやったところ、何かを得られた、何かを産みだせた、というところから始めるのです。

宝が隠れているかどうかわからない穴を掘りましょう、と言っても誰も興味持ちません。
こういう金がでてきました、といってから話を聴かせると、なるほど、ほうほう、と耳を立てて聞く気持ちになります。
だから最初は結論からしゃべるのです。

そもそもそういうことをするために何が目的だったか、を話し、そのあとの苦労話やエピソードを続けます。

どんなものでも、完璧で終わるなんていうことはありません。
仮に成果があったとしても、こうすればよかった、こういう方向でやったらよかったのではないか、が出てきます。
それが最終章としての「残った問題」になるのです。

問題は輪郭が見えているのです。だからその穴を掘るとダイヤモンドが出るかもしれないのです。それを提示するわけです。

そういう語りかたをすれば聴き手は、自分も参加してこういうことをしていこう、とかこういう案があるのではないかという、脳の活性化を自覚することになります。

これがプレゼンの手法です。

注意事項は、1ページに語ることは一つ、ということです。
複数のものを一覧にする、というのは一覧表が一つですからひとつと数えていいです。

違う概念のものを並べたりしないでください。
人間の頭はそう緻密ではありませんから、見ているものと話されているものの輪郭を捉えるのに精一杯です。

また、1ページの中にあるのは要約だけです。文字数で100文字以下だと考えましょう。
電気回路の説明をするのに回路図を掲示したり数式を出したりする人間が非常にたくさんいますが、そういうことは全部やめてください。
読めないこともあるし、仮に読もうとすると脳がそちらに集中し、話が聴こえなくなるのです。意味がありません。
イラストも極力やめましょう。写真も避けてください。相手は聴き手であって凝視者ではないのですから。

それと、一つの概念を複数ページにまたがらせないでください。
仮に問題点を1ページに出して、次のページで解決案を説明するような場合は、2ページ目にも前のページで問題とした文をもう一度掲示して解決を表示します。
そうでないと、解決案だけのページ表示を見て、いったい何の話だったかわからなくなることがあります。

緻密でないのは頭脳の内容ではなく、連続性なんです。
たとえば聴いているさなかに携帯がブルってちょっとみたらハングアウトメッセージが来ている。ちょっと読んでこれはあとで処理しよう、なんて思ってもう一度スクリーンを見たりすると、いま何のテーマで語られていたかを失念することがあります。
そのとき、問題点と解決策が同じページで掲示されていたら、頭脳のレジューム操作はすぐにできます。

さらにいいますが、スライドは必ず順方向以外の動かし方はしないように。
PowerPointはできますから、平気で前のページに戻したりする人がいますが、これをやった瞬間に、残り時間がどの程度あるかが分からなくなります。
能力のない話し手だと、何ページも戻ったりし、それから数ページ進んだりあちこちに迷宮じみたことをします。
目次を掲示して道のりを説明してもらったはずだから、あと20分かなと思っていた人は、このバックスライドをやられたらあと1時間か2時間かも判断ができないことになるのです。

もし、前に提示したスライドの内容をもう一度見てほしいのであれば、そのスライドをコピーしたものを置いて、次ページとして掲示してください。
「問題点はこうだったことを思い出してみましょう」とやるけど、スライドは次ページです。
こうすると、聴き手は道を見失わないで安心してついてきてくれます。

不安を与えたらそこでプレゼンはぶち壊しなのです。

さて復習してみましょうか。あなた聴き手だと思って以下の心理の動きをトレースしてみてください。

何を話されるのか、が知らしめられます。
それについて、どういうことをどういう順に話したいと聞かされます。ああ、聞くときにこの章ではこういうことに気をつけて聞こうとアタマで踏みます。

何ができたのか成果だったのか知ります。ああ、なるほどそういうことをしようとこの人は頑張ったのか、と評価します。
そもそも何がやりたくてこれをはじめた。なるほど、こいつ頭いいな、目的をフォーカスしてるな。
これをやったあれをやった。なるほど、当初の目的からいうと正しいことしているな。そして最初に聞いた成果があったのだな。なるほど賢いな。
途中で、思い出してください、と話の途中のスライドが再度出てきたりする。ああ説得力も抜群だ。
こういう課題が残されています。その課題にはこのように立ち向かおうと思っていますが、もしご鞭撻いただければ、と話される。
うーん、よく考えているな、こいつに任せておけば悪いようにならないな、と思っていたら、ありがとうございましたといいながら最後のページ。
それは最初のタイトルそのもの。
そうだ、このテーマでの話をされたんだっけな。どうだったっけ。ああこういう成果があって、目的と手段が説明され宿題が提示されたんだ。
いやーよく説明された。こいつ賢い。

このポイントは、流れが一直線であって、各スライドの情報密度は極めて低いというところから来ています。

回答No.1

yosifuji20

時々、プレゼンをするのでこのソフトも使っています。
私の注意点は、これで発表する場合スクリーンは要点だけを映し、細かなデータは配布資料に載せることです。
生真面目な人は詳細データをスクリーンに映そうとするのですが、少し離れた席からはまったく読めません。
せいぜい新聞の見出し程度に要約してポイントだけを映すのがよいと思います。
それと発表の時間配分を考えることです。
発表時間が決まったら、それにあわせて画面と発表原稿を作り、できれば事前に予行練習をして、時間に収まるかをやってみます。
プレゼンの場合、時間が足らないのは困りますが、余るともっと困ります。
そのためには、発表以外に何かの話題を予備に用意しておくことをお勧めします。
私はプレゼンをする場合は、200用意してそのうち100くらいを発表するつもりでやっています。
そうすればどんな質問が出てものりきれます。
100の発表に100の準備しかないと、最悪壇上で立ち往生しますよ。