パワーポイントの手順について

質問

こんにちは。

仕事で、パワーポイントを使わないといけなくなりました。
過去にみた事はあるのですが、作成したり使ったりして事がありません。
周囲にパワーポイントを使える人がいないのですが、
上司が取引先へプレゼンする際に使う事になり、
本番当日に「使うのは初めてです。」などとトチる事は許されません。

そこで、本を読んでみたのですが、
実際に発表の当日に、使える自信がないです。

簡単に考えると次の手順で良いのでしょうか？
何か抜けているところがあったら、補足アドバイスお願い致します。

1、PPT起動
2、スライドを作成
(スライドの中身の細かい作り方は
特に、アニメーションや音などは、チンプンカンプンですが、割愛します)
3、完成後、保存
4、資料として印刷
発表当日
5、プロジェクターを接続して、PCの電源オン
6、PPT起動
7、(まだ詳細理解していないが) プロジェクターの設定をするらしい
発表スタート
8、話に合わせて、エンターを押して、スライド進行。

こんな順序で良いのでしょうか？
絶対覚えておかないと映し出されない事とか、
忘れてはいくない事とか、
ワードやエクセルとは違う基本操作
(実は保存の仕方が違う、
グラフにするファイルは同じフォルダにないと映らない)など
ありますでしょうか？

基本がわからなくて、申し訳ございませんが、お願い致します。

回答No.4

s-uzen

下記情報は「Microsoft Office 2003/2007/2010/2013を活用する際に、最低限必要となる操作手順を説明したマニュアルです。」と書かれています。
最低限と書かれていますが、説明されている内容の一部は使わなくても作成は可能です。
それ程長い説明ではないので、一読して簡単なサンプルを作成して練習してみれば、たぶん一日で感触は掴めると思います。

Microsoft PowerPoint 2010マニュアル
http://wm.tamagawa.ac.jp/manual/Bb/user/Office/2010/PowerPoint2010/index.htm

プロジェクターはPC画面を投影をするだけなので、PowerPointとは直接関係ありません。
プロジェクターのマニュアルを見れば、接続方法は説明されていると思います。

Windows7のプロジェクターへの接続
http://www.becoolusers.com/use/projector01.html

※対象のWindowsとPowerPointのバージョンを示したほうが良いですね。

お礼

ありがとうございます。

本を読んだのですが、
実際に作成→発表当日に問題なく操作出来る自信がありません。
発表するのは上司ですが、
作成と操作を依頼され、
上司はパワーポイントについては何もわからず、
さっさとできるものだと思っていますし、
それをただ読み上げるだけです。
ミスったら、全て私の責任なります。

リンク先参考にさせて頂きます。

回答No.3

shintaro-2

補足

＞2、スライドを作成

字は大きく
プレゼン会場の大きさにも拠りますが、
　１シート５行以内が目安です。

お礼

ありがとうございます。

なるほど。
5行と具体的な目安を言われるとわかりやすいです。

回答No.2

SirSurai

No.1さんの考えもごもっともなのですが、
どうしても使わざるを得ない状況なのでは？と思いまして、
一応、質問者様のお考えに対していくつか補足を（※部分です）。

1、PPT起動

2、スライドを作成
(スライドの中身の細かい作り方は
特に、アニメーションや音などは、チンプンカンプンですが、割愛します)

3、完成後、保存

4、資料として印刷
　※印刷方法として１ページ当たりにスライドを１枚か２枚か６枚かを指定して印刷します。
印刷画面に”スライド”か”配布資料”という選択項目があると思います。

発表当日
5、プロジェクターを接続して、PCの電源オン
※もし、プロジェクターにＰＣ画面が映っていなければFnキー（を押したまま）＋F？ボタンを押してプロジェクターに映します。ただ１回押しただけではプロジェクターには映っていてもＰＣ画面が真っ暗という状況もあります。その場合はFnキー（を押したまま）＋F？キーをもう１回押しましょう。ここでF？ボタンはＰＣの会社により異なります。基本的には”回”や”□”のような印がついているボタンです。私の場合はF10です。質問者様のＰＣのキーボードを確認してみてください。

※できれば練習したいところですよね？。仮にプロジェクターが身近にないのであればD-Sub15ピンポートがあるテレビとPCをD-Sub15ピンをつないでみてください。テレビの入力切替して、上記作業（Fnキー＋F？ボタンを押す）を実施するとテレビにPC画面が映し出されるはずです。その作業ができるのであればプロジェクターでも問題ないでしょう。

http://www.amazon.co.jp/s/ref=nb_sb_noss_1?__mk_ja_JP=%E3%82%AB%E3%82%BF%E3%82%AB%E3%83%8A&url=search-alias%3Daps&field-keywords=15%E3%83%94%E3%83%B3%E3%82%B1%E3%83%BC%E3%83%96%E3%83%AB&rh=i%3Aaps%2Ck%3A15%E3%83%94%E3%83%B3%E3%82%B1%E3%83%BC%E3%83%96%E3%83%AB

6、PPT起動

7、(まだ詳細理解していないが) プロジェクターの設定をするらしい
※プロジェクターの設定をすることは稀かと思います。仮に設定が異なっていれば画面のプロパティを変更して対応するのですが、知らなくても恥じることはないと思います。そこはプロジェクターの所有者（会社）にお任せしても良いかと。

発表スタート
※スタート時に全画面化を忘れないように！。全画面化ボタンをマウスでクリックしても良いですし、F5　ボタンを押しても良いです

8、話に合わせて、エンターを押して、スライド進行。
※参考までに戻る場合は”↑”です。

お礼

ありがとうございます。

お陰様で大まかな手順の流れがわかってきました。
作成方法はまだわかっていませんが、、、

会社にテレビはなく、
会社のデータを家に持ち帰る事は禁止なので、
事前チェックが出来ないのが残念てす。
でも、この方法がある事は知らなかったので、
今後の参考にさせていただきます。

会社で取引先を招いての会議となりまして、
プロジェクターは昔買ったから？あるのに、
使い方を知っている人がいない。と言った状況なので、
私が操作出来ないと誰も操作出来ず、
私がミスれば、会社の信用に関わるという感じです。

回答No.1

tsubuyuki

基本ですが、４は不要です。

逆に言うと、手元に「パワーポイントで印刷された資料全て」を配布するのであれば、
前に映し出す必要はありませんから、当日に５）以降を実施する必要がありません。

この勘違いが、日本人に多い「パワーポイント症候群」の重篤な症状の一つです。
配布する資料は、その中でも重要な部分だけで十分です。
それを補足するための口上のことを「プレゼンテーション」と言い、
その口上を補助するためのツールとして、パワーポイントがあるのです。

参加者（傍聴者）は、手元の資料を見ながら話を聞くわけですから、
手元の資料にすべての情報があるのであれば、口上を聞く必要は無いのです。
資料を読むことに集中し、口上は聞いていないことの方が多いでしょう。
手元の資料が不完全だからこそ、口上に耳を傾けつつ、メモを取るのです。
その方が参加者の記憶に残ります。

作成方法については、「作っていくうちにわかってくる」モノですので、
頑張って試行錯誤してください、としか言えません。
図だけに特化すると、基本的には「埋め込み」ですから、
同じフォルダだろうと違うフォルダだろうと問題はありません。
（リンク表示しているのであれば、フォルダを移動してしまうとまずいです。）

あとは・・作るときの気構えとして、
「音やアニメーションなど、派手にし過ぎないように」でしょうか。
派手なスライド＝良いスライド ではありません。
結婚式の「生い立ちスライド」では無いのですから、
派手に作りすぎても「スライドの派手な演出しか頭に残っていない」事もあります。
（これも「パワーポイント症候群」の症状の一つです。）
目的は「スライドを記憶してもらう」のではなく、
「説明を記憶してもらう」ことなのですから、派手すぎず地味すぎずに留めておくべきです。

ツラツラと並べてみましたが、参考までにお納めくださいませ。

お礼

ありがとうございます。

その会の資料として配布するので、
印刷はしないといけないので、仕方ないです。
N面アップにして印刷予定です。

派手にしなくて良いという意見はありがたいです。
アニメーションなど技がありませんので、
本当にシンプルなものしか作れません。
でも、パワーポイントは、簡素化した文と言うか、
話したい事を箇条書きに表示するものですよね。

>説明を記憶してもらう
心に留めておきます。