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請求のダブルチェックについて
40代後半主婦です。 半年前からパートで初めて売上伝票の入力業務に携わっていますが、毎月ミスを出してしまいます。一人で事務を切り盛りしている50代女性の補助として雇われ、一日2時間程度の勤務です。私自身は他にメインの仕事を持っています。（事務系ではありません。） パソコン自体には馴染みがあり、ワードの文章入力はできましたが、商品コードやカタカナの商品名、金額の入力等々、ＦＡＸで送られてきた手書きの発注書を見ながらの入力が、こんなにも気を遣うものなのだと初めは本当に大変でした。 それでも間違えられないと、自分なりに1枚1枚確認しながら打ち、時間をおいてチェックしています。その時点で訂正できればホッとしますが、システム上、売上伝票を入力したデータが自動的に請求書となり、それを月初すぐに発送するという流れで、見つけることの出来なかったミスは、得意先から指摘されたり、先輩から指摘されて発覚します。もう毎月冷や汗で何とかならないものかとご相談させていただいた次第です。 結婚前にしていた事務内容とは違い、このような仕事のフロー知識はないため、言われるままにやっていました。ただ、半年経ってみて、新人が入力した請求書を社内チェックしないまま発送することも問題の一つと考え、先輩によるチェックを提案させてもらい、先月からは請求書のみを月末にサッと見直してくれることになりました。 ただ、手書きの原紙と付け合わせるようなチェックでは無いので、発送後の得意先によるミス発覚は防ぐことができませんでした。 もちろん私の入力ミスを無くすことが一番なのでこれからもその努力はします。初めの頃の自分でも信じられないような打ち間違えは少なくなりました。 20年前の事務とはやり方が違うとは思いますが、請求書は100％間違えのないものを先様に送らなければならないのは同じだと思います。 売上伝票入力から請求書送付までの仕事の流れは現在どのようになっているのか自分なりに調べたりもしていますが、こちらでもご教授いただければ幸いです。 先輩はパソコンなども堪能で、安いパート代で経理から掃除までを一人でこなす、とてもしっかりした方です。聞けば丁寧に教えてくださいますが、ミスにはとても厳しく、正論で責められます。ただ私と同じく主には20年前のやり方しか知りません。 売上伝票入力は月末で締め、請求書出力、その日の内に発送作業して投函します。ここの会社は締め当日に請求書発送が伝統で、月末は本当に忙しく緊張します。 質問をまとめますと、 (1)何もかも一人で担っている先輩に、請求書チェックをもっと細かくやってくださいなどと再度言うのは私の甘えのようで言いづらいのです。なんと言ってお願いしたら受けていただけると思われますか？ (2)ダブルチェックの方法ですが、手書きＦＡＸとの付け合わせ以外の方法はないのでしょうか？例えば、請求書発送前の月初３営業日あたりまでに、請求書の数字と付け合わせることのできる経理上のデータはあれば、入力ミスがあるかないかだけは明確になると思うのですが。 長文お読み下さりありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。
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- MURAI YASUSHI（@yasudeyasu）
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他の方が回答しやすいように 状況をまとめました ・製造、販売業のパート ・FAXで手書きの発注書が客先から送られてくる ※（ソフト名不明）←これを教えていただけますか？ 手書きの発注書を見ながら 商品コードやカタカナの商品名、金額を パソコンに入力すると 売上伝票とお客さんあての請求書が 作成される。 月末でまとめて 月初第３営業日に各お客さんへ発送 ※ミスの内容は？ 商品コード、商品名、金額のすべてでしょうか。 金額が違っているのなら エクセルに入力して関数で合計を出す。 手書き原書を電卓で合計したものとあっているか確認。 システム（ソフトの機能）上 チェックリストが出力できないか確認。 入力後即座に請求書の内容が 確認できるものを出力して 手書き原資と鉛筆で細かく手で(チェックボックス チェック)を入れて （数字なら３ケタ、４桁ごとに） チェック。 入力後すぐに請求書もしくは売上伝票が 画面表示もしくは印刷できるなら それと原書のチェックで事足りると思うのですが、 いかがでしょうか？ ・ある程度のミスは仕方ない （先輩には謝りつつも心の中で自分を許す） （訂正して再発行すれば済むこと） ・１か月まとめての請求書のチェックだと 先輩も時間的に難しいと思います。 毎日やるとか、週に一度まとめてからとか。 私は入力するごとにすぐチェックしていますが。 月に数百件ぐらいならいけると思いますが どうでしょうか？
- yuyuyunn
- ベストアンサー率41% (20359/48650)
こんにちは ソフトが分からないので全く違うと思いますが 打ち込む 売上伝票出力 担当には渡さない 夕方紙のリストで確認 担当に渡す 担当が品物と単価を確認 請求書締め日で金額のみ確認 請求書出力 という流れでやっていますが 先方から言われて直すこともありますし 翌月に気がついて直すこともあります でも大きな会社でもそういうことはよくありますので あまりがちがちでなくてもいいのかな？と思うんですが
お礼
さっそくのご回答ありがとうございます。 売上入力ソフトは「売上じまん」です。経理のソフトはわかりませんが、連動していません。 ＦＡＸで送られてくる原紙は手書きで単価や金額は書かれていません。 営業マンは月1回事務所に来て会議をしていくのみで事務にはノータッチです。 やはり紙に落としてチェックした方が良いですよね。 画面では確認しづらいのですが、先輩は用紙代を節約しているようでそれも今のところできません。 前任者ができたのだから出来ないはずはないと言われ、がんばっている現状です。
補足
売上入力ソフトは「売上じまん」です。経理のソフトはわかりませんが、連動していません。 ＦＡＸで送られてくる原紙は品名と数量のみの手書きで、単価や合計金額は書かれていません。
- yosifuji20
- ベストアンサー率43% (2675/6115)
基本的にダブルチェックというのは異なる人物の目で見ないと意味はありません。同一人物では同じ読み取り誤りを防止できません。 また思い込みも防ぐことができません。 それと、明細データだけでなく、元のデータ（例えば売上伝票）の合計金額と、請求書の合計データを確認するだけでも些細なデータの誤りは防止できます。 要するに同じ人間が同じようなデータを何回見てもエラーはゼロにできない、人間を交代させるか、違う観点からチェックをすると言うことです。 私は毎日数千件の売りが上げ処理のある部門の長をしていたことがありますが、一日の半分は担当者の入力データとを原始データと照合することでした。それで私の印がなければ外部には伝票は出ないという仕組みでしたが、これでもエラーが出る確率は1日に数件あるかないかでした。勿論それは私の段階で阻止できましたが。
お礼
コメントありがとうございます。 ＞ダブルチェックは異なる人物の目で見ないと意味はありません。 確かにそう思います。ましてや仕事を覚えたての頃は、どのポイントを見ることがチェックになるのかもわからず、雲をつかむようでした。 しかし、あくまでも先輩は、私が間違えない努力をすべきという考えなのです・・・。
お礼
質問をまとめていただきありがとうございます。 一カ所だけ訂正させてください。 ＞月末でまとめて ＞月初第３営業日に各お客さんへ発送 正しくは、 →月末でまとめて「その日の内に発送」です。 月末しか入力できない売上伝票の入力の後、請求書出力、ざっとチェックして発送作業します。いつも時間との戦いです。 せめて月末はチェックまでにし、翌営業日に発送作業とできないものかと相談しましたが、 先輩は月末発送はここの伝統なので変えられないと言います。