会計ソフト使用時のメリットは何でしょうか

質問

こんにちわ。
　会計ソフトを使用されている方に質問です。

　仕訳伝票は、パソコン使用以前と同じ様に、記入し保存しているのですか。仕訳伝票を入力するのは、月末にまとめてするのですか。科目を間違えて入力してしまった場合、其れをどうやって探すのでしょうか。　
　仕入もパソコンに入力するのであれば、請求書との照合はどうやってするのですか。私の会社では、手書きの台帳に手書きでチェックをしています。
　仕入台帳は必要ないと言う事でしょうか。

　会計ソフトを使用した場合のメリットを教えて下さい。
　宜しくお願いします。

回答No.1

unos1201 · ベストアンサー

10年前から２年前までは経理部長、この２年はソリマチのソフトを利用しています。

当初はすべて手で記載する複式簿記でした。

残高と計算の一致をさせるのに毎回何回も再計算して１円単位まで合うように時間をかけていたのが現在は待ち時間１分程度で試算表を正確に出してくれます。

以前は試算表は月２回ペースでしたが、コンピューターを利用するようになって、月1回で済んでいます。この時間の差は大きいです。

間違って入力したかは、試算表を見てマイナスが無いか、現金の残高、預金の残高、売上の残高というように見ると、預金は通帳の金額と違えば入力ミスですので、預金の元帳を確認します。

毎月決まった額、リース、水道光熱費、家賃、給与等は大きく変われば見直します。仕入れは元帳を開き、仕入れの業者の数と桁があっているかを確認です。年度末には請求書、領収書を計算し、おおよその確認です。

消耗品、福利厚生費は元帳をざっと見て、おかしな数字がないか、２重に記載していないかをチェックします。

現金が一番大事で、これは印刷する前に必ず元帳を確認です。マイナスは許されません。

チェックするポイントが分かれば、全部を再チェックではなく、試算表、現金、仕入れ、売上を中心に伝票（手書きの元資料）と２回以上つき合わせますが、別の人が行なうか、月初めからやって、次は月末から戻るというように方法を変えてチェックすると間違えを確認できます。

私は３人で当初間違えチェックをしていましたが、現在は二人で十分です。昨年も税務調査をしましたが、ミスが無く、追加の税金は無しでした。コツをつかめれば、手で繰り返し計算するより速く、ミスも画面で元帳を見ながら結構発見できます。

間違え入力は例えば、現金仕入れで、現金でなく預金で入力した場合は、逆に預金を減らし、現金を増やすように１行増やせば訂正できます。適用に伝票Noの訂正と入れればあとから訂正の事実を確認できます。

以前はPC9801VM2という１７年前の型のパソコンでしたが、現在は１０万円もしない一般のパソコンで簡単に高速で処理ができるので、使わないのはもったいないと思います。バックアップのデータ－をフロッピーにとったり、MOに残すのが大事で、１日ごとにフロッピーやMOを交互に書き込みどちらが無くなっても１日前まで復旧できるようにしています。

現在は領収書や請求書をみながら直接入力したり、ものにより伝票を記載してもらって、それを入力しているので、確認は１月に１回ですが、入力は暇があればやっておくという程度です。５分から１０分ずつ毎日やれば、チェックには２から３時間かかりますが、それだけで決算までは可能です。決算も毎月チェックしているので、それほど時間をかけないで済ませています。作業量は手書きの時の１０％から２０％程度の時間しか使っていないと思います。

お礼

詳しくアドバイスして頂き、嬉しく思います。
うちでは、伝票集計のために、エクセルを使用していますが、入力は月末にまとめてするため、どうしても、ミスがあり、それも、最終日ギリギリになります。
私は経理に無知なので、５００枚以上になる仕訳伝票をまとめて入力、チェックしますが、見逃すこともあり、課長が更にチェックします。
毎回、どこか入力ミスがあります。そのため、会計ソフトにしたほうが簡単で、時間短縮になると、私がいくら言っても、とりあってもらえません。他の人もパソコン音痴なので、会計ソフトの利点がわかってもらえないのです。
月末に、他の支店分も含めた仕訳伝票をまとめて入力する事を改善して欲しくても、すでに手書きで何十年も経理をやっている人には、なれたやり方が一番なのでしょうね。
でも、いつかきっとソフトを使う日がくると思うので、その時には、unos1210さんのアドバイスを参考にさせて頂きます。本当にありがとうございました。