売上・仕入・在庫の正しい額

質問

こんにちは。
数字に弱くて困っております。
多種多様なものを仕入れて販売する部門におります。
売上計上忘れや仕入や在庫への入力漏れなど、パソコンの入力ミスなどをチェックしたいのですが・・・・。
架空の数字ですが、下記のような内訳の場合、どういうチェックをすれば良いでしょうか？

今月売上　74.5万円（売上伝票の実際額）
今月粗利　16.3万円（売上伝票上のそうだろうという額）
今月仕入　34.5万
前月在庫　8.3万
今月在庫　12.6万
どこかおかしいでしょうか？

毎月、売上漏れや在庫漏れがないようにチェックする計算式があれば教えて下さい。
よろしくお願いします。

回答No.2

aokisika · ベストアンサー

今月仕入　34.5万
前月在庫　8.3万
計　　　　42.8万

つまり、42.8万円分の商品があるわけです。

今月在庫　12.6万
これだけ売れ残ったわけですから

42.8－12.6＝30.2万

これが今月売れた商品です。

今月売上　74.5万円

74.5－30.2＝44.3万円

これが粗利です。
粗利が16.3万円しかないというのは、根本的に間違っています。

前月在庫高＋今月仕入れ高＝今月売上原価＋今月在庫高

になります。

＞（売上伝票上のそうだろうという額）

これはどういう計算をしたのでしょう？商品の粗利率から粗利を求めたのだとすると、売上原価は
74.5－16.3＝58.2万
になります。前月在庫高と今月在庫高が、実物で調べた正しい価格だとすると

8.3＋今月仕入高＝58.2＋12.6
ですから
今月仕入高＝62.5万円
62.5‐34.5＝28万
になります。つまり、仕入について28万円の記入漏れがあったことになります。

これは、売上伝票に計上漏れがないということが前提です。
売上伝票に間違いがあったら全部間違っているわけですから、正しい数字は調べようがありません。ですから、数字でチェックするだけでなく、ミスが起きにくいような仕組みを作らなければなりません。たとえば、販売するときにはまず売上伝票を作り、売上伝票と照らし合わせてからでなければ商品を渡さない、などです。

記入漏れや入力ミス、計上漏れなどが常態的にあるのに計算でミスを求めようとしても、前提とすべき正しい数字が存在しないので、全く無駄です。

お礼

ありがとうございます。
なんとなく判ったような気がします。
お答えをよく理解して取り組みたいと思います。

回答No.4

wret615

ほんまは仕組みから作り替えていかないかんのやろけど、人手も時間もないのやろねえ。

計算式で言うてみると、２番目の回答さんのような計算でもある程度チェックできるし、モノ別に粗利率とか在庫率とか過去にさかのぼってデータとって、それとの比較でもある程度チェックできるで。

もち、売上も在庫も信用ない数字なら、それなりのチェックしかできひんけど、裏返せばどっちも信用ない数字でもある程度のチェックにはなるんよ。数字て、そもそもそんなもの。

そやって、手元でできるチェック体制整えつつ、少しずつ仕組みづくりもやってみ？少しずつでええねんよ。

お礼

ありがとうございます。
がんばります。

回答No.3

yosifuji20

私は売上の計上や、債権管理、棚卸しなどに永年関与してきました。その経験で最も重要なことは原始データの正確性の確保です。

ご質問では
「売上計上忘れや仕入や在庫への入力漏れなど、パソコンの入力ミスなどをチェックしたいのですが・」といっていますが、基本的に一度誤って入力されたデータの信頼性を調べるのは非常に大変です。
それよりは一見面倒そうですが、入力時に徹底したエラーチェックをしてそこで間違いを限りなくゼロにすることが、結局は一番簡単です。

良くやってしまう間違いは業務を急ぐあまりこの発生時点での手続きをいい加減にしてしまうことです。

その後でどれだけその間違いで手間がかかるかを気にしない人が多いのです。
たとえば、仕入数量を多く入力してしまうと、システム上あるはずと思って受注した商品が出荷の時にないことが発覚して、もう納期は迫っているのに発送するものがないと大騒ぎをすることになります。

私はこの入力エラーをどうして減らすかという仕事に苦労していたことがあります。
結局素朴ですが、入力データは担当者以外に第三者が目を通してそのOKが出ないとデータを締めない、データを締めたら一切の修正は受け付けないという当たり前の手続を徹底するということでした。
このためエラーチェックが終わらずに深夜になってしまうこともありましたが、それが終わらないと日時更新ができない仕組だったので担当者は当然ということで最後までやっていました。

多分貴社はこういう基礎的な処理に安易なところがあるのではないでしょうか。

事後のエラーチェックの方法よりもそちらのほうが大切だと思います。

お礼

ありがとうございます。
仰るとおり大事なのは日々の業務の正確性でしょうか。
気をつけて取り組んで行きます。

回答No.1

noresore_001

＞下記のような内訳の場合、どういうチェックをすれば良いでしょうか？

この数字からでは何も判りません。
この結果から日々の取引内容や業務遂行状況を類推することは不可能です。

＞売上漏れや在庫漏れがないようにチェックする計算式があれば

そんな都合の良い計算式はありません。

仮に、扱っている商品の粗利益率が全て20％だとすれば、集計した粗利益率が20％でなかった場合、何某かのミスがあるらしい…程度のことは判ります。
それでも、計上洩れなのか、数値の入力ミスなのか判るようなものではありません。

そもそも…

＞売上計上忘れや仕入や在庫への入力漏れなど、パソコンの入力ミス

この一文から、これらが日常的に発生しているような印象を受けました。

キツい言い方になってしまいますが、このような最低限の事務作業がキチンとできないようでは、それは「数字に弱い」云々以前の問題です。

伝票の入力洩れや数値の入力ミス程度であれば、ベリファイを行うことである程度は回避できますが、計上そのものを忘れるようでは、根本から業務内容や手順の見直し、改善が必要と言わざるを得ません。

早急にこれらを防止するルールを策定してください。
そして、それを徹底して行うようにしてください。

そのほうが計算でミスを見つける方法を探るより、よっぽど賢明だと思いますよ。

以上、厳しい事ばかり述べ、申し訳ありません。
長文、駄文ご容赦ください。

お礼

まったく仰るとおりでございます。
売上がいつの間に（担当者が知らない間に）計上されていたりして、在庫を落とすことがなされていないなどよくあります。
また、商品も、現物のモノもあれば、労作物（デザイン）もあります。労作物は売上が漏れても、仕入がないので困らなかったりします。
毎月なんとかしなければと思っていますが、業務の改善がなかなか出来ません。
とりあえず、ありがとうございました。