伝票と請求書の効率化

質問

外注さんから上がってきた伝票を元に

(1)伝票作成（Excel　ｏｒ　手書）
(2)取引先に送信（メール　ｏｒ　ＦＡＸ）
(3)月末に請求書に入力（こちらは手打ちでＰＣに入力です）

上記の流れの仕事があります。
月１００枚くらいあります。

手書の仕事は増やしたくないと思うのですが、すべて電子化（Ｅｘｃｅｌとメール）にしてしまうと
請求書への入力の時に画面を切替えての入力は手間になります。
伝票を作成した地点でなにか一覧に出る・・・というような事ができたら一番良いなと思うのですが。
なにしろ知識が追いつきませんで・・・。

今使っている請求書を出しているソフトと現状としては連動できないので困っています。
（独自にお願いして作って頂いたソフトなので、機能を追加するとなると金額がかかってしまうので。）

WindowsＸＰ・Ｅｘｃｅｌ2007です。

説明不足な点ありましたら申し訳ありません。
ご助力くださいませ。
よろしくお願い致します。

回答No.2

yosifuji20 · ベストアンサー

たとえばExcelの伝票入力で
A1 仕入先名
B1　日付
C2　品名
D3 数量
E4　単価
F5　金額

だとします。

これを1行で参照するエリアを作ります
たとえば

A10 =A1
B10　＝B1
C10　＝C2
D10　＝D3
E10　＝E4
F10　＝F5

と言うようにです

入力が終わったところで、この10行目を別なsheetたとえばSheet2の前のデータの次の行に値のコピーをします。
これで入力データが1行1件で残ることになります。

自動化しようとすればマクロを組めば可能です。
この場合、Sheet2のコピーエリアがA1:F100とすると

ツール→マクロ→新しいマクロの記録
Sheet2の1行目を選択
挿入→行
Sheet1の10行目を選択→編集→コピー
Sheet2の1行目を選択→編集→貼り付け
マクロの終了

以上で今の入力データがSheet2の最上行にコピーされ、前のデータはその下に移動します。

これで入力データの一覧が自動的に保存されることになります。

このような考え方で個別データは残せますので、あとはこのデータを使ってExcelで請求書を作ることを考えれば、二重入力はなくなると思いますが。

お礼

ご丁寧に説明ありがとうございました。
試してみたいと思います。

回答No.3

k-josui

＃１です。
以下からDLして下さい、1時間以内です。
http://dtbn.jp/Vi23kpe
部分的におかしな所は修正して下さい。
請求書内容シートで入力します、これは次々に下に行を増やします。
名前は住所録シートから拾ってきてプルダウンで選択します。
印刷領収書シートで印刷します、請求書シートの一番下の行がここに反映されます。
請求書内容シートをピボットテーブルで集計すれば、月単位でも集計できます。

お礼

タイミングが合わずにすみません。
ありがとうございました。

補足

申し訳ありません。
１時間以内でのＤＬできませんでした。
せっかく貼り付けて頂いたのにすみません。

回答No.1

k-josui

> 外注さんから上がってきた伝票
これは納品書？
> 伝票作成
何の伝票でしょうか？
仮に外注さんから納品書が来たら、帳簿に入力ならわかりますが・・・

> 取引先に送信
これが不明、外注から納入された物を取引先に納めて、その納品書でしょうか？

> 月末に請求書に入力
上記の納品に対する請求書？
それであれば、納品書の入力と同時に帳簿へ入力できれば、集計するだけで請求書は作成できると思います。

> 独自にお願いして作って頂いたソフトなので
どの程度の事までやっているのか不明なので、何とも・・・

要するに、システム全体を入れ替えることを考えなければ、部分部分で対応しても限界があります。
更にXPのサポートは2014 年 4 月で終了します。
その独自のソフトがWindows7あるいは、Windows8に対応できるのか？

このようなソフトに乗り換える事を考えてはいかがでしょうか？
http://www.yayoi-kk.co.jp/products/seikyu/index.html

補足

ご丁寧にありがとうございます。

＞これは納品書？
納品書です。

＞何の伝票でしょうか？
外注さんからの納品書の金額に少し色を付けての請求なので、新たな金額での伝票です。

> 取引先に送信
上記で作成した金額の伝票を送って欲しいと依頼がありました。

＞上記の納品に対する請求書？
そうです。
これはおっしゃる通りですね。
しかしできたら窓の移動はしたくないと考えております。

> 独自にお願いして作って頂いたソフト
メインのお仕事の作業指示から納品書・請求書まで１つのデータに連動して出るようになっています。
これの手打ち部分に入力する形になりますので
質問させて頂いた作業は独立した作業と捕らえて頂ければと思います。

＞要するに、システム全体を入れ替えることを考えなければ、部分部分で対応しても限界があります。
それは痛感しております。
が、元々かなりアナログ体制の会社でありこれでもかなりデジタル化できた方です。
継足し方式でなんとかやってますが・・・そろそろ入替の時期です。
しかしかなりの金額をかけてもらっている故、いきなり入替えましょう！！とも言えず・・・といった状況です。

＞その独自のソフトがWindows7あるいは、Windows8に対応できるのか
もう１台のPCが７ですので７への対応はできております。

よろしくお願い致します。