社外提出書類について

質問

営業をしてます。先日、客先に現金リベートの廃止の依頼をしに行ったところ、後日書類で依頼して欲しいと連絡がありました。即日、Wordで作り直接PDFにしてメールで送りました。すると、社印が押されていないので押して欲しいと連絡がありました。実は私は在宅勤務で、週に一度会社に行く程度で通常は会社には出ていません。社印を押すには次回出社時まで時間が掛かります。以前いた会社で、同様の書類を何度か出したことはあるのですが、上から配布されたのは同じくPDFで、社印など押しておらず、そのまま客先に出しても社印が無いという指摘を受けたことがありません。そこで、質問なのですが、このような書類に社印は必要なのでしょうか？また、客先への提出書類で社印がいる、いらないの判断基準とは何なんでしょうか？それとも、必ずいるものなのでしょうか？今回の顧客は軽微な売り上げしかなく、その割に破格の現金リベートだったので、正直あまり手間を掛けたくないというのが本音です。

回答No.3

key00001 · ベストアンサー

「リベート」に関し議論になっている様ですが・・ワイロと勘違いしている様ですね。

違法なワイロなどは論外として、違法性を排除したもの（販売促進費，販売報奨金など）は、会計処理として認められていますので、違法性の無いリベートは、何ら問題はありません。

広義には「ポイントカード」も該当し、販促キャンペーンでは、もっと生々しく「キャッシュバック」なんてのもありますが、これらもリベートの一種であり、これが問題なら逮捕者続出です。（笑）

従い、「販売促進費の廃止に関するお知らせ」みたいな文書になるかと思いますが、これは「従前の契約条件の変更」に類する通知であって、社印を押印して然るべき内容かと思われます。

そもそも、社印の押印に関する基準と言うのは・・厳密には存在しません。
法律上では、契約（や契約の更改）は、「口頭でも有効」とされており、書類化する必要も無いからです。

では、なぜ書類化するか？と言いますと、簡単な話しで、後から「言った/言わない」などの不毛な言い争いにならぬ様、契約（や更改）の内容を、客観的に事実化（≒証拠化）する目的です。

更に社印などを押印すれば、それが特定者から発信された書面であることがユニーク化（固有化）しますので、証拠書類として権威付けされるワケですね。

即ち、押印の要否は、書類の作成者側が書類に権威付けを行いたい場合か、受信者側が権威付けを行って欲しい場合に、押印の必要性が生じます。

言い換えますと、前者は「これは間違い無く我が社が発信した書類です」を証明する目的で、後者は「これは間違い無く貴社から発信された書類です」を証明して欲しいと言うことで、ご質問の場合は、後者に該当するでしょう。

別に質問者さんのメールから発信されたＰＤＦデータでも、発信者はユニーク化されますので、たとえば裁判などでも充分に有効性のある証拠になりますけどね。

相手先が、社印と言う「形式美」に拘っていると言いますか、日本の商慣習上、その形式美の要求も当然になっていると言いますか、あるいは「より証拠性を高めておきたい」のか判りませんが・・。

契約書類，金銭や物品の授受にまつわる書類（請求書，納品書など），「覚書」など物事を約条した書類、その他重要性のある書類には、社印，社長印などを押印するのが、日本のビジネス上では、ほぼ常識になってます。

相手方の社印の押印の要求は、特に不当な要求とも言えませんし、私が質問者さんの立場なら、社印を押して発信すると思いますよ。

お礼

ありがとうございます。ようやくこちらが望む回答をいただけました。key00001さんのおっしゃるように対応しました。

回答No.2

hue2011

No.1の人の言う通りで、リベートは通常ないことになっているはずです。

それを口頭でいわれたので、後日書類でくださいといわれたのは、

・うまく言葉を選んで、お互いに立場や経歴が傷つかない表現で言ってほしい

とのことだったのです。

ところが、表現が生のままで印刷物としてやってきた。

「こんなにわけわからないのは困るなあ」
と言ったと思います。

で、いくらなんでも会社の意思決定部（社長取締役レベル）が知ってこの書類が出たはずはないから、

・印鑑がない

と謎をかけたのです。

社印をつくというのは決済ですから、経営側が知らないでは出せないだろうと考えたわけです。

これが大人の付き合い方なんです。

軽微な金額のわりに大きなリベートを要求されたと思うなら、事業本部長だとか常務だとかのレベルと
ご相談されるのが普通でしょう。

そのお金を決済するときには彼らの印が必要だからです。
断るにも彼らの意思決定が必要でしょう。

あなたがどの程度決裁権をお持ちなのですか。

取引に今後の問題があるとしても正義を貫きたいというのなら、決裁権をお持ちである必要があります。

補足

回答、ありがとうございます。下の方の補足にも書きましたが、「リベート」が合法か違法か分からなかったので、「リベート」という言葉は書面では一切言ってません。また、書面は、私が作りましたが、許可確認を貰って事業部長名で出してます。また、相手方もそんな計算の出来る方ではありません。

回答No.1

dada4533

本来健全な商取引にはリベートは有りません、その代わりに販促費という名目で出すのが一般的です。

リベート廃止を書類など提出するのは具の骨頂です、法律的問題が発生した場合、証拠となりお互いに不利になります。
会社が社印を押さないのは、法律的な回避を考えているからです。

この件に関しては、貴方の会社の上司が先方に話す事ですのが当然です、担当者が行う事では有りません。
（決定権が貴方にあるなら別です）

補足

回答、ありがとうございます。「リベート」という言葉はここで質問する為、便宜上使っただけで、書類には「リベート」という言葉は使ってません。経理上は販促費で出していると思います。書類は代理で作りましたが、私の名前ではなく、許可を得て権限のある上司の名前で出してます。ただ、こういった行為が合法なのか違法なのか、厳密に分からなかったので、社印は押さない方がいいのかな？と思ってこの質問をしたのです。