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※ ChatGPTを利用し、要約された質問です(原文:契約書、作業請負書などの弊社控えについて)

契約書や作業請負書などの控えについての運用方法と返却の正しい方法は?

このQ&Aのポイント
  • 契約書や作業請負書などの控えについて、お客様から作業を受ける際には白紙の複写用紙に印刷を行い、お客様に控えを渡す運用をしています。1枚目に署名を頂くので、2枚目以降も複写されるため、どちらも証憑書類として有効ですが、返却については決まりはありません。
  • 他社の書類と比較した場合、直筆分と複写分の返却方法が異なる場合があります。どちらが正しいか判断が付かない場合は、法務関連に詳しい方からアドバイスを得ることをおすすめします。
  • 後々トラブルが発生した場合に備えて、契約書や作業請負書の控えについてはしっかりと対処しておきたいと考えています。適切な返却方法や取り扱いについて、法務の専門家の助言を受けることが重要です。

質問者が選んだベストアンサー

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回答No.3

こうしたものに正しいということはありません。 トラブルになって裁判資料とした場合、どちらがいいかという判断基準です。 となると、原本を会社が保管する方がベストですよね。 要するに原本の改ざんを防ぐのです。 私は司法書士をやっていため何度も証人喚問にたたせられました。 私に登記を依頼した人が、私とは会ったことが無い。 あなたは、白紙委任状を利用してかってに登記したのですね。 裁判に勝つためなら、ここまでの嘘を弁護士は言うのかと唖然とした経験があります。 一度、民事の裁判を傍聴すればいい経験になると思います。

kumiffy
質問者

補足

早速のご回答ありがとうございます。改ざんの余地の無い方を会社控えとする事が、有事の際に多少有利に動きやすくなりそうですね。最近のニュースでも市民を守るべき立場の人が、身内をかばうニュースも話題に挙がりますので、自分の身は自分で守る時代になっている事を強く認識せざるをえません。貴重なご意見ありがとうございました。

その他の回答 (2)

回答No.2

同意書にしろ、工事、作業、納品等の「依頼書」にしても、それを発行する主体は、あくまでも、お客様です。 文書については、便宜上、素人のお客様ではなく業者が作成しますが、本来の発行者はお客様ですね。お客様から、業者に対して、そういうお願い(依頼)があったというのが建前です。 そうすれば、自ずとどうすべきか分かります。つまり、(2)の控えを本来の発行者たるお客様が保管して、(1)は業者がお客様から受け取ります。 依頼書(同意書)に「弊社控え」はありえず、「お客様控え」ということですね。

kumiffy
質問者

お礼

立場が会社側なので相手がお客様という概念が強く、依頼者と考えればご説明の道理が理解できます。業務上での運用も切り替えてゆきたいと思います。ありがとうございました。

kumiffy
質問者

補足

早速のご回答ありがとうございます。回答1の方と同様のご回答でしたので、概ね正しい方法だと思います。しかしながら、オートローンの申込書については、お客様控えの裏側に約款があり、業者側は控えを回収するので、1枚目(署名入り)をお客様に返却しています。保険申込みの場合は、複写がお客様控えになっています。ローンも保険も、有事の際には重要度の高い書類となりますが、扱いが異なるので投稿させて頂きました。

回答No.1

複写を返却するべきです、仮に民事訴訟となった場合、直筆で書かれているから、証拠として、業者が提出できるので、お客様に直筆を渡しても本人ですから、なんの意味も無いです。 コピーだと。署名をデジタル処理でコピーも可能です、が直筆だとトナーや、プリンターのインクで無く、また紙に、筆圧が残るので、不正の有無が明確に判り、証拠性が高くなりますから、請け負った業者側が持っていて、コピーをお客様に渡すわけです、直筆と言っても客の直筆ですから、客はいくらでも書ける訳で、持っている意味が無いのです。

kumiffy
質問者

お礼

自社で作成している書類については、1枚目(直筆)を自社控えにする運用に切り替えたいと思います。ありがとうございました。

kumiffy
質問者

補足

早速のご回答ありがとうございます。オートローンの申込書については、お客様控えの裏側に約款があり、業者側は控えを回収するので、1枚目(署名入り)をお客様に返却しています。保険申込みの場合は、複写がお客様控えになっています。今まではあまり気にしていなかったのですが、有事の際に不利になるのは本望では無いので投稿させて頂きました。

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