技術現場の事務員さんって・・・

質問

技術者が１００名程度の現場で働いているのですが、自分のチームのトップに秘書の様に仕えている事務派遣さんがいるのですが、この方が１００名分のタイムカード・チームの事務用品の補充や計算管理も行っている様です。
こういう役目の方って、「グループアシスタント」と呼ぶのでしょうか？それとも「グループアドミ」と呼ぶのですか？
実情はお忙しい様で、事務用品の補充は全くされてないのです。
シャープの替針や紙ファイルの発注をお願いすると逆切れする割に、コピー用紙の発注のお願いは親切丁寧に応じて下さいます。
基本的に私は「リーダーの秘書」で来たから、という意識が強い様で、全体の統括役の社員さんとの間に「ミスした、聞いてません、ミスしてません」のトラブルが多い様です。
私自身は、この事務派遣さんにお願いするより、自分でタイムカードの補充や事務用品の発注をしたほうが、トラブルや逆切れやミスに巻き込まれる事なく、確実で話が早いと思うんですが・・・現場の技術の方って、どんな雑務は自分で済ませて、どこから事務員さんに頼ってるんですか？アスクルやネットリコーのIDが分からない限りはやはり、この逆切れ派遣さんに、発注お願いするしかないのでしょうか・・・？
筆記用具・頻繁に使う紙ファイル・クリアファイルを在庫切れ状態にする事務員を現場に置く意味ってあるのでしょうか？それとも単に予算消化のため、適当に女性を配置してるだけなんでしょうか？
別にコピー用紙やトナー位、１００人いる技術者が発注したらええやん、って思うんですが・・・

回答No.1

lalpuru · ベストアンサー

当社では「書記」と呼んでますが、事務用品の補充、社内手続き帳票の保管と助言、社内メール・郵便の仕分け、等が主な業務で100人程度に1人います。

この様な共通事項は誰かが責任を持たないと大変な事になりますヨ
例えば100人の技術者が個人の気づきでコピー用紙を手配すると同時に手配し信じられない量が届けられたり、逆に誰かがしてくれると思ってると誰も手配してなかったり....

当社でシャープの芯を個人の引き出しから回収し一カ所に集めたら、その後3年間注文しなくて良かった事例があります。コピー用紙3年分が届いたら大変な事になりますネ

お礼

書記と言えば富士通か日電ですかね？
噂によると田町タワーのカフェテリアは最高らしいですね。
日電の書記は一度経験してみたいのですが、４大卒・論文が書ける方など、敷居が高くてお仕事ゲット出来ませんでした・・・汗

補足

実は、替え針をケース毎持ち出した方がおられた様で、それを監視するセンスもない事務の子がなんで配属されてんだ・・・？と思ったんです。それを指摘されて逆切れする様な、「なんちゃって事務員」を置くより、イントラで事務在庫確認→発注→発注履歴残すって風に、技術者を教育した方が早くないですか？
それとも事務員って、まだ必要な人間ですか？
私がたまたま事務職出身なので、なんで秘書意識の高い方がここにいるんだよ・・・人選ミスじゃないの？と思ってしまうんですが・・・重たいOA用紙や大量のこれまた重たい資料本を担いでる姿見て、可哀想だな・・・とも思うんですが、シャーペンと消しゴムは基本だろう・・・逆切れすんなよ・・・と思ったのでした。涙
でも、替え針をケース毎持ち出す技術のおっさんも、現場にはいてほしくないなあ・・・とも思います。涙

回答No.3

あしゅ（@asyu）

どんなファイルでもファイルが増えるのは感心しませんが、ファイルごとお客様に渡すというように完全に
消費してしまうのでしたら、優先度の高い消耗品になりますね。
そうでないのでした、ファイルの使い回しなど新しいファイルを必要としない方法を考えることも必要だと思います。

事務派遣さんは質問者さんと同じ派遣会社の方、ということなのでしょうか？
それでしたらまず、仕事が終わってからミスを指摘するということではなく、仕事の様子を尋ねてみてはいかがでしょう？
それで忙しくて消耗品管理まで出来ない、ということでしたら派遣会社の上司の方に相談するなどされるのが良いかと思います。
トイレについては、派遣会社の上司の方にすぐに相談されてみてはいかがでしょう。
こういう点は実際に働いてみないとわからないことですし。
どこかの男子トイレを女子トイレに変えてくれるかもです(中は変えられなくても外の表示の変更は簡単ですので)。

消耗品の監視というのは良くありません。
以前、消耗品ロッカーに鍵をかけていたところがありましたが、これはとても不便でした。
消耗品を出し渋るわけでないのですが、鍵を持っている人がいつでも席にいてくれるわけではないですし、
定時になれば帰ってしまうし・・・です。
ケースごと持ち出す人がいるのでしたら、「必要な分だけ持ち出し」の張り紙でもしてみてはいかがですか？

それと使う人みんなが在庫管理意識を持つのは大事ですが(絶対必要なものを切らさないためにも)、
全員が発注者になるはNo.1さんも書かれている通り危険です。
たとえ、記録を残すチェックシートなどを作ってもです。

＞普段お世話になってる実務のリーダー（社員男性）に聞いてみてもいいものでしょうか？
↑これは何をお聞きするのですか？ 事務派遣さんの評価でしょうか？
それはやめた方が良いと思います。
質問者さんが事務派遣さんを雇っているわけではないからです。
評価が悪ければ、次の契約はなくなるかもしれませんので。
派遣会社の方からそれとなくお互いの評価を聞きだすように、と言われているのでしたら別ですが。

お礼

□↑これは何をお聞きするのですか？ 事務派遣さんの評価でしょうか？
回答読んでびっくりしました・・・汗
事務用品の補充に付いてです。備品棚が複数存在するらしいので、在庫が充実してる棚が有れば、そっちに足を運ぼうと思います。
他社の変なスタッフさんの評判に付いては、私には関係ない事なので、私の胸にしまっておきますが、次に逆切れしてきたら、めんどくさいけど売られた喧嘩はきっちり買います。
今回私はただの技術者１なので、面倒に巻き込まれるのは御免なのです。
酷よの紙ファイル（Ａ４大抵４冊組）が在庫切れなんて信じられないのです・・・誰かの使いまわしのストックでも良いので、リーダーに余ってないか聞いてみます・・・
逆に事務棚の管理をした経験が有るんですが、技術者が毎日、忙しい時に限って、「CDR１０枚くれ」だの「CDR２枚くれ」だのは、正直迷惑でした・・・開鍵して在庫表書いて、カウントしてまた閉鍵。もう二度と、開発サポセンの事務員は従事したくないです。
成果物の保管なので、ある程度綺麗な紙ファイルに保管しておきたいのですが・・・
レス頂けて助かりました。今後もまた、在庫切れの現場に当たるかもしれないし、今の現場は、シャーペン本体の在庫はあるので、まだマシだと思う事にします。ありがとうございました！

回答No.2

あしゅ（@asyu）

現役技術者でなくて申し訳ないですが(昔も大したことはしていませんでしたが)、チームのトップの方と事務派遣さんと
技術者100名の方の代表で話し合いをされてみてはいかがでしょうか？

それと、消耗品購入については予算がつけられていると思います。
予算の関係で購入できない場合もあると思いますので、その点も確認してみてください。
単価が低い消耗品でも、購入単位が大きくて購入しにくいということもあるかもです。
複数の方から予算の関係で購入できないものについてリクエストがあると、応答もキツクなってしまうかもしれません。

私が勤めていた会社ではコピー用紙は使った分だけ後払いでしたので、もちろん予算がありましたが、
用紙の補充はいつも早かったです。

お礼

そういえば私は最近、金融系の現場ばかりにいたので、資金や人員が豊富なせいか？ベテランの総務チームがいらっしゃるし在庫は豊かで、困る事ってまずなかったのでした・・・コピー用紙をケチる現場は１回経験した事有ります・・・汗　
１月５５００円の予算しかなく、現場とボスの板ばさみになり胃が痛かったです。回答ありがとうございました。

補足

私が昨日一日でなくて困った物は・・・
透明クリアファイル、替え針、酷よの紙ファイルです。
普通の事務員なら、まず切らしません・・・
こんなくだらんけど重要な事で、社員にチクリメールを入れてもいいものでしょうか？派遣管理のリーダー（社員女性）は何でも（メール）言って、と言ってはくれてるんですが・・・
普段お世話になってる実務のリーダー（社員男性）に聞いてみてもいいものでしょうか？

例えば女子トイレが少ない、事務用品が在庫切れ過ぎる、とかって、私も派遣なので、社員さんには相談し辛いものが有ります・・・哀愁