領収証の保管方法について

質問

NPOで経理を担当しています。

設立から5年くらい経つので領収証などが増えてきてしまいました。
国や地方自治体の事業の年度末確定検査を終えたようなものはもうほとんど閲覧することもなさそうなので倉庫に保管しようと考えています。
委託事業で詳細な確定検査資料の作成が必要だったこともあって、
現在のところ、領収証は事業ごとにファイルしてあります。
電話代やコピー機など領収証が1枚で経費を事業で按分したものに関しては領収証のコピーをそれぞれ事業ごとのファイルに保管してあります。

保管していくにあたり、ファイルは事業ごとでも大丈夫でしょうか?
事業ごとではなく、団体分全部を時系列でまとめた保管方法のほうがいいのでしょうか?

委託事業ごとでファイル保管してあるものは、事業の年度別に分けてあるのですが、その事業年度内の明細ということで未払金の分、つまり翌年4月を過ぎて支出した分もいっしょのファイルに保管してあります。
新しく保管しなおすときには、事業年度ベースではなく、貸借ベースというのでしょうか、支払日で年度を分けたほうがいいでしょうか?

それと領収証等の保管は支出と収入を一緒にファイルしているのですが、収入の分が一緒でも大丈夫でしょうか。
委託事業収入の契約書のコピーや、入金通知のハガキとか、預金利子のハガキ、会費納入の相手への領収証の控えなどです。

事業委託元の検査は済んでいますが、これまで税務調査などが入ったこと
はなく、事前に保管方法をきちんと整備しなおしたいと考えています。

保管方法について参考意見をよろしくお願いいたします。

回答No.3

One_net

私は会計に関する書類は全て日付順を原則として１期を１ファイル（もしくは１期を上期下期の２ファイル）に保管しています。特に領収書は日付順ですが形状が不揃いでファイルしにくいので、月単位の仕訳日記帳を印刷してその裏にのりで貼り付けています。この方法は検索が大変楽なこととファイルする形状がA４サイズに統一できること、税務署の調査でほめられたことなどから今でも実際に行っています。

お礼

仕訳日記帳に貼りつけるアイデアはとても効率的ですね。参考にさせていただきます。ありがとうございました。

回答No.2

noname#155097

常に経理関係の書類を見直す必要があるのであれば、
事業ごとのファイリングは非常に有効ですが、

書類がたまりはじめ、廃棄処分までを考えた
ファイリングを心掛けるのであれば、
年度ごとのファイリングをしたほうが効率はよいです。

通常、税務調査では過去３年分程度の開示を求められるので、
それをすぐに出せるような状況にしておけばよく、
保存期間は税務上は９年と定められていますが、
念のために１０年程度はおいておいてもいいでしょう。

年度ごとのファイリングは段ボールごとそっくり
捨ててしまうと廃棄処分が非常に効率的に済みます。

私の場合は３年間は机の上に事業ごとにファイルし、
年次更新の時に、４年前の書類をひとまとめにして
段ボールにいれるようにしていました。

>収入の分が一緒でも大丈夫でしょうか。

大丈夫ですが、好ましくありません。
その領収書がいったいどの活動に対して発行されたものか
一目でわかるようなファイリングが好ましいです。
具体的には請求書、納品書、作業報告書などを添付しておくことです。

ファイリングのコツは一目でそのファイルの性格がわかるように
分類しておくと後々楽になります。

お礼

丁寧なアドバイスがとても参考になりました。
収入に関しては別に請求書用のファイルを作成して証憑書類等を添付して保管していこうと思います。ありがとうございました。

回答No.1

mappy0213

保管方法はなんでもいいです　時系列でも事業所別でも
なにかあった際この領収書を見せてくださいって言われてすぐに見せれる状態にあればいいです。　その状態を保管を言います。
保存して管理するですからね。

ＮＰＯとはいえ一企業ですので　期って存在しますよね？
○年○月～△年△月って感じで　その期の仕訳の明細として帳簿関係は保存します。　そういう意味では取引自体は３月で回収は翌月以降と期をまたがることも普通にありますが３月までは未収や未払でしか帳簿上にありませんからそれでＯＫです。
回収分の仕訳は翌期になりますからその分の領収書は次期の帳簿と保管となります。
支出に対しては領収書はありますが収入に際して領収書は存在しませんよね？
基本的に期中の取引分だけを保管　それ以降は翌期分として保管
とすればいいと思います。

ただ極端な話　何かあって見せてくれって言われたときにすぐにだれでも出すことが出来ればどんな保管方法でもいいんですよ。（笑）
ただ保管義務期間を過ぎれば破棄してもいいので破棄する際に
期をまたがって保管とかしてあるとこのダンボール全部破棄！とかって
できないので不便ではあります。

お礼

3月決算で処理をしていますので、未払回収分は翌期4月以降のファイルに整理していこうと思います。
ご意見ありがとうございました。参考にさせていただきます。