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引き継ぎ書について

2003/03/18 09:36

この度、８年間勤めてきた会社を辞めることになりました。上司から「引き継ぎ書」を作って欲しいと言われたのですが、どんな感じに作成すればいいのでしょうか？引き継ぎ書を書いたことのある方、どんな風に作りましたか？

mokkin
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その他（ビジネス・キャリア）
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PTPCE-GSR
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2003/03/19 18:46 回答No.4

私は転職歴が５回ありますが、着任したらすぐに次のようなやり方で自分のマニュアルを作成し、これを少し手直しすることで「引き継ぎ書」にしていました。参考になれば。１．「いつ」やるべき仕事なのか。　ルーティンワークについては、年間・月間・週間単位で（業務によっては１日の中で）スケジュールが整理できると思います。　ルーティンでない企画業務でも、納期は有るはずですので、まずはそれを整理してみてください。　そうすると、あなたの行っていた業務の一覧が出来上がるはずです。２．「お客様」は誰か。　営業など直接の顧客を持っている場合は、その一覧を作成し、それぞれの特徴や注意事項をまとめます。　内勤事務などの場合は「後工程はお客様」という考え方で、誰のためにする仕事なのかをまとめたら良いでしょう。　具体的には、「電話がかかってくる可能性のある人」を一覧にする、等。３．下命者・責任者は誰か。　誰の指示により行う業務であって、完了したときや不都合が発生したときは誰に報告すべきか、をまとめます。普通は直属の上司になりますが、別の部門から特命で指示される業務もあると思います。４．手順書にする。　それぞれの業務の流れと注意点を箇条書きにします。　「下命者→自分→後工程」という順でも良いですし、時間の流れに沿って具体的な手順を書くのでも良いと思います。このやり方で、ある程度は汎用性があると思いますので、「何から書いたら良いか分からない」状況でしたら、試してみてはいかがでしょうか。

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rb26dett-32gtr
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2003/03/20 00:43 回答No.5

どういう仕事をしていたのか分かりませんが、自分が辞めて別な人が今まで自分のやってきた仕事を引き継がせるワケですから、当然その人も自分と同等の仕事が早くできるようにさせればいいワケですよね？但し、どのような人に引き継がせるのかによっても違うと思います。例えば・・・・新入社員である・同じ職場に数年間一緒に居た人だが担当が違っていた人が受け持つようになった・別な仕事をしていて工程変更者だった、などなど・・・・・・ということでも違うでしょうね？私は技術系で設備のメンテナンスをしていますが、多種多様な設備があり、それこそ新人がそれらの設備を覚えるのは超たいへんなことです。３０年以上勤めている私でも間違いを起こすことさえあります（大汗）。とにかく早く覚えてもらうには、先ずひとつの仕事の流れを手順書化すれば良いのではないかと思います。それには文章だけのモノよりは図解した方が理解しやすいはずです。つまり絵を多用してそれにコメントを入れる、これが一番分かりやすいはずです。今ではデジカメとパソコンを利用して簡単に活用できます。手直しも簡単で最後はキレイに出来上がります。パソコンの操作であれば、手順の画面をキャプチャーすればパソコンの取扱説明書のように簡単に作れます。「マニュアル」というモノは、誰が見ても直ぐに使えなければ「マニュアル」とは言い難いものです。従ってメーカーが作るマニュアルとは違って、その枚数は多くなって当たり前です。私が作るマニュアルは、そのままの手順で行えば誰でも直ぐに使えるモノで、新人たちに喜ばれています（ホントかな？）。作った私は大変でしたよ。そんなワケで自分ができる仕事内容を、できる限りその人にも直ぐに覚えてもらえるようにするのが「引継ぎ書」だと思います。自分が居なくなってその人が慌てるようでは会社も困るっショ？大変でしょうが頑張ってください！！自分の作ったモノが非常に役立った、と言われたときには嬉しいものですよ。そういう書類は後々まで残ります。そして、それだけ多くの人に役立つのです。