退職した経理責任者が自分の書類を持ち出してしまったらしい。

質問

お世話になります。質問が沢山あってすみません。
先輩方のお知恵を拝借させて下さい。

総務、経理全般の仕事を一人で任されていた前任者の
履歴書、契約書、身元保証書、雇用保険関係等、すべての
書類が見当たりません。
パソコン内にも他の従業員の給与明細等はあるのですが、
前任者のぶんが見あたりません。

法令にしたがって保管義務が発生する書類なので困っています。

退職されてから２ヶ月ですが前任者に返還を要求できますか？

またそのような場合、どの経緯を辿るほうが良いでしょうか？

来週、常務に報告するつもりではありますが常務も半年前に
関連会社から出向された方で現場が主で総務には熟知しておらず
私から一連の対策方法を含めて提示したいと思います。

１）内容証明
ただしこれは相手の感情を逆なでする恐れがありますので、
躊躇しています。常務は前任者と折り合いが悪かったので
内容証明と言い出しそうですが。

２）まず文書で返還要求をする。従わない場合は内容証明にて要求し、それでも従わない場合は法的手段を検討すると明記する。
破棄した場合は再度提出してもらう？
それとも「確約書（でしょうか？違いますか？）」
の記入をしてもらったほうがいいですか？

３）何もしない。

ついでに・・・前任者がネットバンキング等のIDと
パスワードをそのままで退職してしまい、
私の前に入社した人（経理の経験アリ）が、
２ヶ月も前任者のパスワードを使っていました・・・。
ということは二ヶ月間、退職した前任者も閲覧可能だったわけです。
今のところ不正は見当たりませんが、
常務→社長に報告すべき事でしょうか？今は私が銀行等に
問い合わせをし、すべて変更してあります。
もしかすると、２ヶ月間放置していた事務員の方がなんらかの処罰
に値するかもしれませんが、どうでしょうか？
一応、経理の経験あり、ということで採用された方なんですが
ブランクがありコンプラに詳しくないので経理を任せて
いいのか不安なのですが、わざとではなく無知によるものなので
常務に報告する値なのか悩んでいます。

ちなみに私は別会社で経理畑の出身ですが、今回総務になりました。

回答No.2

karenko

こんばんは。
書類を持ち出すのはやはり良いことではないですよね。
ただ最初から警察沙汰というのはどうかと・・・最初は文書等でのやりとりが良いかと思います。
以下はあくまでも公平な目線での発言なので気分を害されたらごめんなさい。

前任の方がどのような方で、どのような理由で退職されたかは解りませんが、例えば、常務さんや他の社員さんから前任者がパワハラやセクハラを受けていたりしたら・・・？もしもその方が気弱な方だったりしたら、必要な書類をすべて持って逃げたくなる気持もわかります。
最初から警察に届けてそれらが明るみに出て会社の立場が悪くなったりはしませんか？（それはそれでいいのかもしれませんが・・・）

事務員さんの件もあえて言わなくても良い気がします。
最近のネットバンキングは利用するパソコンを限定するようになっていますし、外部からアスセスすることは難しいと思います。
入社して「振り込む時はこのＩＤとこのパスワードだからね」と言われたら、パスワードは変更されたものが与えられてると思うかもしれませんし。
その事務員の方と引き継ぎで入れ替わるならともかく、これからも一緒にやっていくんですよね？本人がわざとでないならなおさらだと思います。本人へ注意を促す程度ではいけないのでしょうか？

一連の内容を報告し、今後の対策をすることは良いことだと思います。
今回の件も根本的な書類やデータ、パスワードの保管方法をきっちりされてなかったことが原因の気がしますしね・・・。

変な例をあげてしまいすみません。
ただいろんな可能性があるから何でも頭ごなしに決めつけるのはどうかな、ということを伝えたかっただけです。決してgogo2009さんの会社を侮辱するわけではないことはわかってください。
早く解決することを願っています。

回答No.1

yoroyoro58

＞法令にしたがって保管義務が発生する書類なので困っています。
困りましたね。
それらの書類は会社の所有物ですから窃盗の疑いがあります。
常務さんに相談の上警察に届けてはいかがでしょうか。

事務員さんの行為の事実と無知とは関係ありません。
事実が重大とお考えなら上司に報告すべきだと思います。

お礼

こんにちは。お忙しい所、アドバイスを頂まして感謝いたします。
窃盗罪になる可能性も視野にいれました。
しかし規模的には小さな会社ですので、前任者が会社の経費で購入した印鑑やシャチハタも持ち出しましたが、常務も社長も厳密さは求めていないようで、まあいいか、といった所です。しかし消耗品も記載がなく在庫がありあまるほど大量に発注していたようで、もしかしたら持ち出しは他にもあるという疑いが晴れません。
最終的には警察への届出も含めて話します。

事務員の件は上司に報告します。