納品伝票 出荷伝票

質問

ケーキ屋です。事務の経験者がすくなく、簡単な事で困っています。
直営店へ朝出荷する際につける伝票記入を簡潔にしたいのですが、何か良い案があれば教えて下さい。今は、手書きで既成の３枚複写伝票を使っています。朝の急いできるときに、３店舗分の仕分けどおりに書き出すのはとても大変です。
ケーキは２０種類前後です。

回答No.1

LuckyX

例えば、次のような方法は如何でしょうか？

１．PCとプリンターが使えるとします。
２．ケーキの出荷先と出荷数が、当日の朝に決まるとします。

この場合、
３．現在の３枚複写伝票を廃止して、代わりに、Excelで、あらかじめ、納品書／出荷伝票／控え(？）のフォームを作成しておきます。

４．このフォーム作成にコツがあります。
ア）　1箇所に出荷数量データを入力すれば、３枚の伝票に、そのデータがリンクして表示できるようにしておきます。
イ）　印刷をかけると、３枚の伝票が一挙に印刷されるように作成します。印刷後、サインなり、社印を押印しておけば十分です。
ウ）　ケーキ品目と単価はあらかじめExcelシートに登録しておけば、金額を計算できるようにも出来ます。
エ）　３枚は、A４サイズを３枚でもよいし、それが大きすぎれば、A５（A４の半分）でもよいでしょう。
エ）　出荷先（得意先）ごとに、シートを作成すれば、完成です。
（すなわち、ア～ウまでの機能のExcelのシートを１つ作成し、その後、それを出荷先ごとにコピーして作成します）

５．以上の場合、Excelの１つのBookを毎日作成する必要があります。
１か月分３０のBookを作成することは、数が膨大になり実務的ではありませんので、さらに、次のような工夫があるとよいと思います。

５－１）出荷数量のデータ入力シートは、横に、１～３１日の日にちを設定して、出荷数を日々の欄に、入力します。
５－２）印刷フォーム（納品書・出荷伝票のフォーム）は別に作り、入力シートから、日にちを指定すると、その日のデータがリンクして、印刷されるようにします。

こうすると、１か月分が１Bookに納まりますし、１ヶ月の売上げ実績も、Excelで簡単に集計で来ます。
（手書き伝票では、その後、売上げ在庫管理のコンピュータに再度入力することが必要で、作業が二重になります。ExcelデータをUploadするようにシステムを構築すれば、より便利になります）

６．更なる機能として、単価は変更がありうると思いますが、変更時に、得意先ごとに１つずつ変更することは負担が大きいので、単価マスターを作って、Vlookupで検索参照するようにすると便利でです。

７．なお、出荷時に、ケーキのピッキングリストが必要でしたら、入力フォームと同じフォームで、空白のピッキングリストを印刷して、そこに、出荷数を手書きして、出発前にPCに入力する方法もあります。
（得意先、品名があらかじめ印刷されており、出荷数のみ記入する）

８．もし、出荷数が、あらかじめ決まっておりましたら、あらかじめ、ピッキングリストに出荷すべき数を印刷して、ケーキ現物をその数を数えて、車に載せればいいので、もっと簡単になります。

私は、別の類似の仕事で、ExcelのデータのLink機能、Vlookup機能を多用し活用し、合理化しております。快適です。

Excelの関数の機能の理解が必要ですが、成功をお祈りします。

お礼

早速にお知らせ下さって、ありがとうございます。
丁寧に書いてくださったおかげで、概要はつかめました。
ただ、今の私では、まだまだＥｘｃｅｌの知識が足らないと思われますので、まず、出荷先ごとの１日～３１日までの品目別表を作って
月間一覧を作ってみたいと思います。
同時に、製造者と配送者に出荷伝票の必要性をうえつけることを
根気よく続けて生きたいと思います。