これも経理の不正処理？

質問

最近経理職配属された経理初心者ですが、先輩(Ｏさん)のやり方に疑問を感じました・・・。

決算になると、各種決算書類を作成しないといけないのですが、社員が立替をしていて、まだ本人に現金を手渡していない場合（経費計上だけして未払）、この決算書類に個人名が載ってしまうということで、Ｏさんが個人的に現金を預かり、実際は本人に現金が渡っていないのに、渡したことにして、決算書類に載せないようにしています。預かると言っても、立替えた本人に現金を渡す機会がなかなかないため、いつ手渡せるのか分かりません。しかも、上司はこの事実を知りません・・・。
一応「預かる」という形なのですが、悪い見方をすれば、「横領」ととられてしまうのではないか思うのですが・・・？実際まだ立替えた本人は現金を受け取っていないし、Ｏさんが絶対に本人に渡す確証はありません(もちろん、Ｏさんが本当に横領することはないとは思うんですが・・・)。
経理初心者ですが、決算書をきれいに作るために、このようなことをするのは本末転倒という気がします。Ｏさんは、重要な事柄でも、上司に相談なしに自分で判断してしまうことがあり、それが常に正しいと思う性格です。
Ｏさんの嫌がらせ覚悟で、上司に事実を伝えるべきでしょうか？

回答No.11

dontknockt · ベストアンサー

個人的な意見ですが。
(1)一番の問題は、立て替えた本人のサイン、受領印等がないと思われるのに、他人(Ｏさん)に現金を渡していることです。
現金の公私混同になりかねないですし、このようなリスクの高い処理を、上司に隠れて担当者同士でしているのであれば良くないと思います。

(2)「決算書類に個人名が載ってしまう」って、具体的にどんなことか分かりませんが、未払金の勘定内訳書などに、(経費未清算の)従業員名がのるのはどこの会社でもあることです。
もっとも、合理的な期間を超えて、何ヶ月も同じ未払金が未清算のままとなれば問題です。

(3)発生主義とか現金主義とか、いろいろご意見が交わされています。でも、仮に経理処理を変えたとしても、従業員の立替が長期間精算されていないという事実は変わりません。
例えば、領収書等が送付された立替については、翌月の給与に合算して振り込むとか、事実自体を解決する方法をお考えになった方が良いと思います。

(4)なお、個人名を書いた封筒か何かに現金を入れてＯさんに渡し、Ｏさんがそのまま社内で保管しているのなら、横領や窃盗にはならないんじゃないかと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

dontknocktさんが、(1)で書かれた通り、上司が認めないのが分かっているから、『上司に隠れて』処理しているということが問題だと思います。
また、(3)で書かれているように、まず上司に相談して、振込にするなど、何らかの手配をすることも可能だったかと思います。
(4)現金は、はだかでＯさんの手に渡っています。その後、Ｏさんが封筒などに入れているかどうかは分かりませんが・・・Ｏさんが自分の机の引き出しなどに入れているのかもしれません。少なくとも、会社の金庫には入れていません。

個人の立替は速やかに精算するような体制にしなければいけませんよね！

回答No.10

max80410

「決算書類に個人名が載ってしまう」っていうことが分かりませんね。
外部に提出又は公告する決算書類上は「未払金」であり、社内用の財務書類では「未払金」の内訳として個人名の勘定科目が登場するかもしれませんが…

会社の経理では正規な簿記の原則に従って行い、実態を反映すべきかと思います。Oさんは立替をした社員の同意を得ているのでしょうか?
もし同意がないならば進められるべきものでないと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

決算書類という書き方がよくなかったかもしれませんが・・・おっしゃる通り、「未払金」の内訳として個人名が載るということだと思います。

Ｏさんが事後に本人に同意を得たかどうかは不明ですが、少なくとも現金を出した時点では、その場の判断なので、同意は得てないものと思われます。

回答No.9

neutidesu

Ｏさんはなかなか融通の利く、要領のいい社員です。ぼくが社長なら「よくやった。」とほめてあげますね。

回答No.8

hitkumayh0

再々度　回答します。
　小口現金制度をとっているのに、管理する人がいないからと言って立て替える、などというのは論外です。

大きな経理上の事故につながって管理責任をとらされます。

それだけ付け加えます。
早い善処が行われるといいですね。

お礼

事故が起きないような管理体制にしないといけないですよね・・・。
ご回答ありがとうございました！

回答No.7

hitkumayh0

前に回答した者ですが、追加して私の考えを記します。
　会社では「小口現金制度」をとっていないのですか？
とっているのなら個人の立替など起きるわけはありませんし、とっているのに立替が生ずるのなら「小口現金制度」を理解していないことになります。
　とっていないのなら出来るだけ早くその制度をとって個人の立替払いをやめるように進言すべきだと思います。

以上　追加します。

お礼

ご回答ありがとうございます。

「小口現金制度」をとってはおりますが、今回立替えた人のいる営業所は、人数が少なく、管理する人もいないということで、現在小口現金を置いていません。そのため、本社に出張してくる際しか、現金を受け取る機会がない状態です。この状態を見直ししないといけないかもしれませんね。

回答No.6

ok2007

No.2の者です。

No.5でのwildcatさんとのやり取りを拝見して思ったのですが、数ヶ月前の領収書にも対応できるようにするためには、
（１）少額の立替費用につき現金支払日に費用処理する方法（現金主義）
のほか、
（２）月次決算で例えば翌月第２営業日などの締め日を設け、以降に判明した立替費用については（よほど多額でない限り）判明日ないし判明月で処理する（締め日までは発生主義、締め日を過ぎたものについては現金主義）、
という方法もあります。

（２）の方法では、「未払金」計上処理を継続できるというメリットがあります。

（２）の方法を導入する際には、経理ないし管理部発信で締め日までに領収書を提出しろとしつこく言っていると、半年も経てば社内がそういう雰囲気になってくるものですし、締め日に間に合わなかった者へのペナルティを併用する手もあります。

決算日を跨ぐ場合の「前期損益修正損」の問題に対しては、少額だから販管費に計上していいんです、重要性の原則があるでしょ、と反論すればいいし（と言いますか、していました）。

自分のやり方が正しいと思い込んでいる人に対しては、問題点を指摘するだけでなくそれを回避できる方法を同時に提案したり、「今までのやり方でもいいと思いますが、こうすると、こうこうこういう理由でもっとよくなります。Ｃさんも皆さんも、今まで以上にやりやすくなると思いますよ」などとして顔を立てつつ新しいやり方にトライするよう仕向けたりすると、いいかもしれません。

上司の方へは、予め根回ししておくとよいでしょう。必要に応じて、しばらくの間黙っていていただくようお願いするのもいいかと思います。

お礼

アドバイスありがとうございます。
現在のやり方では、ok2007さんの書かれている（２）の方法に近いです。ただし、明確な締め日はなく、Ｏさんの判断ということになっています。月を跨いで領収書を提出した人には、なるべく月内に提出してくれるようにお願いはしていますが、徹底されていないのが現状です・・・。外回りの人が、月末最終日に立替えた領収書を、当日間に合わせることができないこともあるので、きちんと締め日を設けるのがいいかもしれませんね！

回答No.5

wildcat

＞一旦、月末日付で未払計上してから、翌月で現金を支払った形
以前そういう処理をしたことありますが、それだときりがない、何ヶ月も過ぎた領収証を社員が出した場合さかのぼって処理するのですか、あるいは前期損益修正損勘定をわざわざ使うのですか？と税理士や会計士に指摘され、それ以来現金に関しては現金を実際に支払った日を費用の発生日にしています。
いくら費用の発生主義だといっても現金出納のみに関しては、実際支払日＝費用発生日ということが認容されるはずです。一度税理士さんに確認してみるといいと思います。ただ、そのやり方は間違ってはいないけどそこまでやると月次決算をまとめるのに時間がかかりすぎるのではないですか？

お礼

確かにきりがありません・・・。
数千円のガソリン代の立替が出てきたので、未払計上しようとしたら、数百円の文房具の立替も出てきたので計上・・・と、細かい未払金が発生している状態です。
今度税理士さんがみえた時に、確認してみたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.4

wildcat

＞社員が立替をしていて、まだ本人に現金を手渡していない場合（経費計上だけして未払
普通は社員が仮に立て替えていたとしてもその社員が領収証を出納係に持ってこなければ現金の支払はしないのが通常だと思います。
だから社員が立替した「未払金」というのはありえない科目です。
個人が領収書を溜め込むというのはよくある話ですし、精算を何度も催促することはありますけどね。
あと、「社員が立替をしていて」という事実をどうやってつかむのでしょうか？根拠が薄弱なら起票すべきでないとおもいますけどね。

お礼

再度のご回答、ありがとうございます。
今回立替えていた社員は、遠方の営業所に常駐なのですが、月末に、「これだけ立替しています」と領収書をＦＡＸで送ってきていたようです。それを見たＯさんか、別の経理の人が経費計上したようなんですが・・・。
他にも、領収書が月末の日付で、翌月の月初に持ってきた数千円程度の立替も、一旦、月末日付で未払計上してから、翌月で現金を支払った形にしています。普通はここまでしないものなのでしょうか？Ｏさんがすべて計上するよう指示しているので、社員への未払は、よく発生しています。

回答No.3

wildcat

事の良し悪しでなく、そのことを今までその先輩に注意した人がいるんですか？
上司もそれを知っていて黙認していたならどうするのですか？
あなたがそういう意見を持つなら先輩に直接聞くほうが先じゃないでしょうか？（たとえ嫌がらせがあったとしてもです。）

お礼

アドバイスありがとうございます。
Ｏさんに直接ではありませんが、実際にお金を出した別の経理の人に、「この件、上司は知ってるんですか？」と聞いてみたら、「上司はたぶんダメと言うから言ってないけど、Ｏさんがこうすればいいって言ったからね。」ということなので、知らないことは間違いないようです。

回答No.2

ok2007

事情を拝見して、Ｃさんが上司の承認を受けていない点が一番の問題でしょうね。

なお、「決算書類に個人名が載ってしまう」というのは、未払金の相手方を明らかにする必要があるからなのでしょう。この点については、社員が相手方の場合でかつ金額が寡少のときは、例えば「各社員」などと表示しても特に問題ないと思いますよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
私も、今回の件に限らず、何事にも、上司の判断を仰いでいないという点が問題だと思っています。

『社員が相手方の場合でかつ金額が寡少のときは、例えば「各社員」などと表示』するというやり方、とても参考になりました。そうすれば、小額の立替の人の個人名まで載せなくてすみますね！

回答No.1

hitkumayh0

これは経理上の問題というより、常識的なことがらだと思います。
会社の経理と個人の財布とは別であるべきなのは当たり前のことです。
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経理初心者ですが、決算書をきれいに作るために、このようなことをするのは本末転倒という気がします。Ｏさんは、重要な事柄でも、上司に相談なしに自分で判断してしまうことがあり、それが常に正しいと思う性格です。
Ｏさんの嫌がらせ覚悟で、上司に事実を伝えるべきでしょうか？
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この部分に書いてあるとおりで上司に事実を伝えるべきです。早くそうしないと、Oさんの性格から言っても大事に至ると思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
私より先に入っている他の人たちは、Ｏさんが言ったことが「絶対」で、逆らわないので、最近配属されたばかりの身で、こういうことを上司に伝えるのをためらっていましたが、やはり伝えるべきですね！
金額の大小ではないですが、２万円ほどです。
hitkumayh0さんの言われる通り、一個人の判断でこういうことが許されていると、今後どんどん不正へとつながっていき、大事に至るのではないかと思います。