高校生への不採用通知連絡

質問

この度、今春卒業予定の高校生の採用試験を行いました。
高校生の場合は、何かと決まりがあるようで、企業と本人とのやり取りが難しく、全て学校を通すようなのですが、
不採用通知を送る場合、学校宛に書類等を返送するかと思いますが、通常一般的に送るような文面の不採用通知を
使用していいものでしょうか？
不採用となった理由も書くべきでしょうか？
また、当社へ学校から応募書類が届いた際、全て配達記録で送られてきました。
不採用通知と共に返送する履歴書も、当社から学校へ、配達記録で返送すべきものでしょうか？
今回こういったケースが初めてなものですから、他社様では、どのようにしているものなのか、また参考となる
文面等、どのようなことでも構いませんので、色々とを教えていただきたく思います。
宜しくお願いいたします。

回答No.8

booboox

わが社は、以前は、履歴書等、応募書類は、一切お返ししません。と言う形でしたが、現在は個人情報保護の問題もあり、コピーを、会社に保存して、現物は、返却しています。履歴書は、写真も貼ってあり、肖像権やプライバシー保護など、返却しないと、最近は、企業イメージが、悪いと取られるようです。なお、必ず返却しないといけないというほど、厳密な法的根拠は、無いのでしょうが、時代の情勢なんでしょうかねえ。なお、お返しするのは、履歴書のみですけど。

最近は、不採用なら履歴書を返してほしいと言う人も多いので。。

回答No.7

gg_serena

企業で採用を担当しています。

不採用通知には、理由は要りませんが、他の方も書いていらっしゃるように、
理由に関する問いあわせが合った場合は、回答する必要があると思います。
また、私は参考までに合格者にのみ、合格した理由を伝えていました。
本人のモチベーションをアップさせることにつながり、評判はいいです。

ところで、履歴書を返送する必要はあるのでしょうか？
私たちは返送していません。というのも、まれに二度応募してくる人が
いたりするため、こちらでとっておくことも必要だからです。
学生さんも、返されたところで、その履歴書を他企業には使えないと
思います。（使う人も稀にいますが・・・）
「応募書類はいかなる理由があっても返却しません。個人情報は当社で
責任をもって管理いたします」ということを、募集される際に通知して
おけばよいのではないでしょうか？
どうしても返送する必要がある場合は、配達記録や書留で送ることが
必要だと思います。あとは、クロネコヤマトのような宅急便で送ることも
ありました。ネットで配達状況を追えますので。

参考になれば幸いです。

回答No.6

maplewalnut

高校の教員です。多くは一般的に送られるような文面が送られてきます。履歴書、調査書も一緒に返送されてきますが、特に配達記録にはなっていないところがほとんどだと思います。配達記録でないからといって特に学校から不満は言いませんが、郵便事故があったときに会社のイメージが悪くなるのを恐れるのであれば、保険をかけてもいいかもしれません。

不採用の理由は書いてありませんが、学校から問い合わせたときには理由を教えてくれるところがほとんどです。

１度ＮＯ４の方が指摘されているような不採用通知をいただいたことがありました。紋切り型の文面よりはよかったと思います。後で教員は生徒にその通知を渡さなければなりませんので。

回答No.5

azumatokyo

＞通常一般的に送るような文面の不採用通知を使用していいものでしょうか？
構わないと思います。

＞不採用となった理由も書くべきでしょうか？
必要ないと思います。理由まで書かれた不採用通知を見たことがあるかな？？

＞当社へ学校から応募書類が届いた際、全て配達記録で送られてきました。
学校側は、成績などの個人情報を郵送する際、相手がどこであれ「緘」という印を封に押し、しかも「親展」の朱印を押す、そして「配達記録」で送るのが常です。

＞不採用通知と共に返送する履歴書も、当社から学校へ、配達記録で返送すべきものでしょうか？
不採用通知だけなら「親展」とか「重要」などの印を押して頂き、普通郵便でよいと思いますが、「履歴書」を同封するのでしたら普通郵便ではなく「簡易書留」や「配達記録」で送った方がよいと思います。

回答No.4

booboox

基本的には、皆さんの回答とおりで、OKと思いますが、相手が、高校生と言うことで、企業イメージとしては、「弊社では、今回、あなたの力を職場で、発揮して頂けなかったのですが、あなたの良いところを伸ばされ、社会に貢献されることを、影ながら祈っております。」など、文面は、お任せしますが、若い人材に、エールを送るやさしい文面が、良いのかな。と個人的には、思っております。

回答No.3

yosi0901

ご参考までに。

＞不採用となった理由も書くべきでしょうか？
基本的には必要ないでしょう。

＞配達記録で返送すべきものでしょうか？
これは個人的に絶対必要だと思います。
扱う物が今では何かとうるさい個人情報ですので、トラブルを最小限に
する手段として必要だと思います。

これが一般的な対応だと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
やはり、皆さんがおっしゃるように、個人情報となる書類を返送するのには
トラブルを避けるため、配達記録の方法が一番ですね。
参考になりました。ありがとうございました。

回答No.2

m_inoue222

人事担当です

＞不採用となった理由も書くべきでしょうか？

不要でしょう

学校への言葉なら

「残念ながらこの度はご縁がなく、採用に至りませんでした」
「今後ともよろしくお願いします」

の様な趣旨の文書でしょうね
不採用者とは縁が切れますが学校とは今後もつながりが有ります

＞不採用通知と共に返送する履歴書も、当社から学校へ、配達記録で返送すべきものでしょうか？

一応重要書類ですのでその程度の配慮は必要でしょう（個人情報）

お礼

ご回答ありがとうございます。
個人情報を扱う者として、確かにそういった配慮は必要だと思いました。
また、文面につきましても参考になりました。
確かに、今後学校との繋がりはあると思いますので、参考にさせていただきます。
ありがとうございました。

回答No.1

zorro

理由は特に必要ありません。送る方法は問いません。

お礼

ご回答ありがとうございます。
参考にさせていただきます。