株主総会の委任状には何が必要？

質問

親が会長、私が社長を務める零細企業です。
一応株式会社になっていますので、年に１回株主総会を書面上だけで行っています。
例年株主（上場企業２件だけ）に対して、召集通知・委任状・決算書・営業報告書・株主総会議事録をまとめて持参して了承を得ていました。
本来の流れとは違う事はわかっていましたが、今回株主よりまとめて持って来られても困る、順序立ててお願いしますと言う事になり、先に召集通知を郵送する事になりました。
この際に委任状と一緒に決算書、営業報告書等も同時に郵送しなければいけないものでしょうか、委任状を頂いて株主総会後に諸々の書類を持参しようと思っていたのですが・・・・。
初歩的な質問で申し訳有りません、よろしくお願いします。

追記　今まで委任状は作成していたのですが、委任状に最低必要な項目としては何がありますか？

回答No.2

gutoku2 · ベストアンサー

>例年株主（上場企業２件だけ）に対して、召集通知・委任状・決算書・営業
>報告書・株主総会議事録をまとめて持参して了承を得ていました。

当社は非公開会社で、株主は上場企業のみです。
株主総会には実際に委任状を持参した上場企業の担当者が参加されていますが
基本的には御社と同じ状況かと思われますので、参考になるかと思われます。
（相手先企業の役員もしくは担当部長に説明して事前了承を得ています）

　１．株主総会の2週間前（発送日と開催日の間の日が14日以上）までに招集通知を発送
　　　　（会社によっては1週間前に発送しても問題が無い場合もありますが、上場会社
　　　　　は2週間前に発送ですので、それに合わせると理解されやすくなります）
　２．招集通知の内容
　　　　招集通知（議案を記載）
　　　　事業報告
　　　　監査報告書
　　　　株主総会参考書類（議事内容によって添付してください）
　　　例　http://www.otsuka-shokai.co.jp/corporate/ir/stocks/invite/index.html
　　　　株主総会（代理権行使）委任状
　　　　　http://www.proportal.jp/inin/inin6.htm
　３．招集通知が届いた後、株主総会前に事前報告を行います。
　　　　実際に株主企業を訪問して、事前説明を行い了承を得ます。
　　　　（その時に委任状をいただける様にします）
　４．株主総会
　　　　実際に株主総会を行います。
　　　　　定足数の委任状があれば株主総会が成立します。議長だけいれば株主総会が
　　　　　成立します。
　５．議事録の作成
　　　　議案が全て可決されたのであれば、株主への特段の報告は行いません。
　　　　（株主が議事録の写しを求められるのであれば、特段断る理由はありませんので
　　　　　提出してください）

　　＜注意事項＞
　　招集通知に計算書類および監査報告書の添付を要しません（会社法437条）
　　上記は、上場企業が望むであろう内容を参考事例として表示しています。

　　法律どおりであれば
　１．電話で株主総会がある日時、場所を告げるだけでも問題なし（会社法299条）
　　　　非公開会社であれば定款により株主総会の1週間以内の招集通知でも可能（会社法299条）
　　　　招集通知には計算書類も、監査報告書の添付の必要はありません（会社法437条）
　　　　株主が株主総会に参加されない場合は委任状の送付が必要になります（会社法301条）
　２．委任状および出席株主が定足数に達すれば株主総会は成立
　　　　議案を審議し採決を行う
　３．株主総会議事録の作成
　　　　※会社法上は、上記で問題はありません。

基本的には株主総会で決定したことを事後報告されるのではなく、事前報告を望まれ
る場合が多いと思われます。

お礼

う～ん・・・・。
やっぱり、相手が上場企業の場合、委任状の段階で決算資料を求められる事もあるようですね。実際、今回の場合も委任状だけを渡したのですが、これだけでは委任状が出せないと言われています。
まあ、要求されれば提出すのは仕方ない事のようですね。
詳しい説明、ありがとうございました。

回答No.1

dec02

召集通知・委任状は総会前、
決算書・営業報告書は総会開催時、
株主総会議事録は総会が終わってからですね。

委任状提出の株主の方については
後日、決算書・営業報告書・株主総会議事録をお渡し（送付）することとなります。

参考URL：

http://www.chuokai-fukushima.or.jp/katuyou/mae-ichiran.html

お礼

早速の回答ありがとうございます。
そうですよね、決算書は総会開催時のものだと認識していたので、
先に委任状を頂いて、それから持参してもおかしくはないですね。
質問時に記入はしてなかったのですが、先方より決算書も無いのに
委任状は書けないと言う様な言い回しがあったもので・・・。
どうもありがとうございました。