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株主総会の開催について
当社（非上場）は、設立１年目（９月決算、１１月申告）の非同族会社です。株主総会を開催するよう株主から要請があり、商法に基づき開催したいのですが、手続きその他が分かりません。 株主総会召集から教えてください。出来れば、その根拠法（商法○条）も一緒にお願いします。
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株主総会は、まず取締役会で招集の議決がなされることに始まり、招集通知によって株主に知らされます。株主の招集後、会議形式で開催され、議事録に記録を残し、議決された事項を総会決議通知で株主に知らされるという流れで行われます。 商法 第二編会社第四章株式会社第三節第一款「第２３０条ノ１０～第２５３条」にその規定があります。 〔1〕取締役会－株主総会召集決議 株主総会招集の決定は取締役会で行われます。 議決に関しては、「開催日時」「場所」「議題」「提出議案・書類」を決めます。 総会を開催する場所は本店の所在地か隣接する地（最小独立行政区画＝市町村、東京都などの区）と定められています。 〔2〕株主への招集通知 定時株主総会の招集は、毎年1回、一定の時期に行います。 定時株主総会も臨時株主総会も「通知は書面で」しなければなりません。口頭での通知は効力がないので注意が必要です。 通知は取締役会の議決に基づき、代表取締役が自己の名により招集通知を発します。（通常、株主に対する招集通知は『第○回定時（臨時）株主総会招集ご通知』と丁寧なタイトルをつけるのが一般的です） 株主総会の招集手続きを簡素化するため、議決権を有するすべての株主の同意がある場合には、株主総会の招集手続きを省略することができます。 また、株式の譲渡について取締役会の承認を要する会社(譲渡制限株式を発行する会社については、定款変更によって、招集通知の発送から総会期日までの期間を1週間として短縮することができます。 〔3〕 議決権行使書の集計＝株主1000人以上の場合 株主総会の召集通知には「議決権行使書」が同封されます。これは株主1,000人以上の会社が採用する議事に対する書面投票制度で、各議案にそれぞれ賛否の意思表示をして、書面で総会に参加できるようにしたものです。 議決権行使書が返送されてきたら、各議案ごとの賛否を集計します。 注：株主が1,000人未満の場合は、この「議決権行使書」を用いることはできません。一般には、「委任状」方式によります。 〔4〕想定問答集の作成 株主からの質問を想定して、適切な回答ができるような想定問答集をあらかじめ作っておきます。 各部署が予想される質問についての解答を作成し、総務部長がまとめるのが一般的です。 〔5〕会場設営 株主の予想出席人数によって自社のホールや会議室を使用するか、場所の規定に合ったホテルなどの社外施設を借用します。通常、会社側と株主側とは向き合う形でレイアウトされます。説明のために用いる拡声装置は、過不足のない音量と清澄な音質のものを手配して置く必要があります。議事進行はすべて拡声装置で行われるので、事前に必ずマイクテストなどを行います。 〔6〕株主受付 入場券に相当する議決権行使書面と引換えに入場を認めます。受付には充分な人員を配置して遅滞なく株主総会が開始されるよう配慮が必要です。 〔７〕開会・議事進行 議長は、定款の定めるところにより、代表取締役の一人（通常は社長）が務めます。 一般的な株主総会の進行を下記に紹介します。 （１）議長が開会を宣言 （２）出席株主数と株式数を事務局から報告 （３）報告議題に入るに先立ち、議事進行上のルール・発言の求め方など出席者に協力を求める （４）監査報告 （５）報告事項を述べる （６）質疑応答 （７）決議事項を諮る 以下、第１号議案→質疑応答→採決→第２議案→質疑応答→採決 と繰返し進行させていきます。 〔８〕閉会 議事のすべてを終了したならば、議長は出席した株主に対し、長時間の熱心な審議に感謝の意を表し、閉会を宣言します。 これで総会は終了します。 〔９〕議事録の作成 総会終了後、議事録を作成しなければなりません。 議事録は速記録ではないので、発言のとおりを記載する必要はありません。議事の経過に従って、議事進行の状況・項目・結果を記載し、議長・出席取締役が署名、捺印します。 〔１０〕株主総会決議通知の送付 総会を欠席した株主に総会決議事項を知らせ、同時に株主配当金の支払通知書（銀行口座振込みの株主には振込通知書）を送付します。 〔１１〕議事録の閲覧に備える 議事録を本店に10年間、支店に謄本を5年間、議決権行使の代理委任状を本店に3ヶ月備え、株主と会社債権者の請求があれば、閲覧・謄写させなければなりません。怠ると100万円以下の科料となります
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１番回答・・追加補足 税務は専門外ですから、正確な回答はできない旨ご了承ください。 基本的に法人の申告は決算に基づき行うもので、決算処理未了で税務申告はできません。 現実の対応として、管轄税務署に総会開催遅延のため、税務申告が遅れる旨事前に相談されるようお勧めします。 新規事業立ち上げでよく分からないと税務署で相談すれば、種々アドバイスがもらえることが多いです。 （担当者によって、温度差があるのはしかたないですが・・）
お礼
ありがとうございます。 非常に参考になりました。
補足
非常に詳しく回答いただきありがとうございます。 開催日は、決算終了後２か月以内と記憶していますが、申告書の税務署提出日以前に株主総会を開催しなければなりませんか？実務上不可能と思いますが。 申告書提出後の総会開催となると、「利益処分案」の承認前に申告書の提出となり、配当・賞与等が否決された場合、申告書添付の利益処分案と別になってしまうのでは・・と思いますが。 実務上、どうされていますか。