法人クレジットカードで経費を使う場合

質問

会社の経費（ガソリン代・ホテル代・備品代等）を会社名義のクレジットカードで決済したいと思っています。
会計処理上はカード会社から来る請求明細書だけでいいのでしょうか？
三井住友ＶＩＳＡカードでカードには会社名が印字され、引き落とし口座も会社の口座です。
実際に使用されてる方、税理士さんからの返事をお待ちしています。

回答No.5

good_sun · ベストアンサー

No.4です。

＞
１．毎月の請求書だけを保存すれば良い。
２．１に加えてカードの控え（サインする紙）も保存する
３．１に加えて別途領収書を貰い保存する
４．他のやり方
のどれになりますでしょうか？

理想は３です。
２でもよいとは思います。
１でも認められないことは無いとは思いますが、詳細を突っ込まれた際には弱いですね。

請求書の中身（何を買ったのか）が分かるものをつけないと証拠書類として不十分という意味です。

法人ETCカードの場合は請求書のみで足りますが（高速代だと容易に分かるため）、販売店の名前だけしか載っていない場合「一体何を買ってるの？個人分は無くても、交際費に計上するものもあるんじゃない？」と思われます。

回答No.6

ok2007

費用（損金）に関する証憑は、カードを利用したときの利用明細書でいいと思いますヨ。明細書の発行が無いときもありましょうから、請求時の請求明細書を添付すればまず大丈夫かと。
カード利用の場合、お店側に領収書を発行する義務がないため発行を断られることもありますから、利用明細書を中心に考えておいたほうがいいような気がします。

また、決済（支払）に関する証憑は、カード会社から届く請求書でいいと思います。

回答No.4

good_sun

《書類保存について》
法人税法施行規則第59条（帳簿書類の整理保存）によると次のようになっています。
「三 　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」

よって、領収書などのカード使用時にもらう書類も法律上は必要です。
（大切なのは調査のとき「一体何に使ったの？個人として使ってない？」って突っ込まれても答えられるようにしておくことです。領収書は証拠書類として使います）

《会計処理について》
通常は、銀行引落し時に費用処理。
決算時は、決算月分の使用分で引落し未済の分を未払金計上。

請求明細書をもとに処理を行えばいいでしょう。
（個人利用分は、外して処理します）

《社内管理について》
社員に対し法人カードを所有させる場合には、不正使用防止のためにあらかじめルールを作っておきましょう。

カード利用明細書又は領収書及び利用の目的などを書いた書類を提出してもらうなどが有効です。

お礼

詳しい回答ありがとうございます。
１００％会社用として使ってますが
この場合
１．毎月の請求書だけを保存すれば良い。
２．１に加えてカードの控え（サインする紙）も保存する
３．１に加えて別途領収書を貰い保存する
４．他のやり方
のどれになりますでしょうか？

回答No.3

zorro

請求明細書および納品書を保管します。

お礼

お答えありがとうございます。
請求書だけではだめでしょうか？

回答No.2

kensaku

何人の役員、社員の方が利用しますか？

会計処理では、銀行引き落とし日に一括して各課目ごとに費用を分けて処理するか、月末に未払い金で立てて、引き落とし日にそれを消すか、ということになります。

請求明細書の裏づけとなる、利用時にサインしたらくれる伝票を保管し、付けあわせをしたほうがいいと思いますよ。
実は私もときどきあるのですが、財布の中に何枚もカードが入っていると、間違えて個人利用に会社のカードを使ってしまったり、その逆があったり。

当社では、カード会社の明細（ネットでダウンロードしますが）を各人に配り、利用控えを添えて提出してもらうようにしています。何を買ったのかもそれでわかります。

お礼

お答えありがとうございます。
カードを使用するのは３人です。小さい会社なので家族だけです。
不正利用とか間違って私物を会社のカードで買ったりとはとりあえず考えません。
カード会社からの毎月の請求書だけでは許されないのでしょうか？
特に税務署に対して。

回答No.1

Turbo415

税理士ではないですが。
通常はカードの明細から仕訳はしますよ。燃料費とか接待交際費とか。個人的に使ったなら、預り金として処理して個人使用分を口座なり現金で会社に入れてもらうようにします。

お礼

早速のお答えありがとうございます。
使い方に間違いが無ければ請求書だけでいいのでしょうか？