請求書、見積もり、納品書、注文書

質問

HP作成の仕事をしていますが、
請求書、見積もり、納品書、注文書
の役割が完全に把握できていません。

今はテンプレート集などから見よう見まねでやっていますが
○この中で必ず必要な書類と不要な書類はあるのか
○相手企業等に提出する際のマナーや送付のタイミングなどあるのか

どうか、ご教授下さい。
よろしくお願いいたします。

回答No.4

kensaku · ベストアンサー

まず、先方との打ち合わせの結果をまとめた「仕様書」と「見積書」を作ります。
それでＯＫをいただくのが「発注書」です。
これに対し「発注請書（受注書）」を出すところもあります。

出来上がったら「納品書」を提出し、先方からは「受領書」をいただきます。相手が製品を受け取ったという証拠になります。

これに基づいて、「請求書」を発行し、代金をいただきます。
ちゃんともらったら「領収書」を発行します（銀行振り込みでもらった場合は、一般的に省略します。銀行発行のものとダブるからです）。

ＨＰ作成などの場合、製品を作る、売る、ということではなく、「ＨＰを作る」という業務を受託する、と考える場合もあります。

この場合、まず「業務委託契約書」などを取り交わします。仕事のやりかた、納期、支払期日や支払方法などが記載されます。当然、納期に間に合わない場合などは契約違反となって違約金を請求される可能性もありますが、その根拠も記載されるのが普通です。
それに基づいて見積もり、納品請求などを行います。

補足

請求書、見積もり、納品書、注文書全て必要なのはわかりました。
ただ、相手が遠方の場合などFAXや郵送でもかまわないのでしょうか？

回答No.5

dec02

＃３です。
通常、こう言った書類は架空の取引でないことを証明するものですから、
社印を押印します。
ＳＯＨＯのカテですので、規模により書類自体が無いと言うよりはマシかも知れませんが、
税務調査において、万全を期すのであればFAX、PDFでない方が、なお良いと思います。

お礼

ありがとうございます。
大変参考になりました！

回答No.3

dec02

順番としては、
見積もりを依頼された時に『見積書』を送付。
注文書を貰って、注文を請けた時に『注文請書』を送付。
完成品を送った時点で『送り状』『請求書』を送付。
代金の入金を確認して『領収証』を送付（先方が送金される振込票のみでよければ不要）

『注文書』は注文する側が送付する書類で、仕事をいただく側は保存することは必要です。
書類保存については　↓

参考URL：

http://www.ikd21.com/soho/shorui.htm

補足

請求書、見積もり、納品書、注文書
これらはFAX、PDFなどでも役割を果たすことができるのでしょうか？

回答No.2

higomokkos

一般的には、(1)「仕様書」（車の「○○仕様」と同じ。）、(2)「見積書」、(3)仕様書・見積書を基に発注「発注書」（又は注文書）、(4)実際の工事や納品「納品書」「完成書」「引渡書」など、(5)請求書、(5)領収書の順です。
　名称は各企業、業務等で異なります。
　マナーは経験ですが、早期対応すればＯＫです。信用が勝負です。
　がんばってください。

お礼

ありがとうございました。
さんこうになりました！！

回答No.1

Asuka_love

まず、見積書を提出し 見積りが通ればお客様より注文書をいただき、
製品が出来れば納品時に納品書を発行し、〆日が来れば請求書を郵送すると言う手順ですので不要なものはないです。

補足

ありがとうございます。
「〆日が来れば請求書を郵送する」
という、締め切りとはいつのことなのでしょうか？？