立替金？教えてください。

質問

経理初心者です。

外注費や接待交際費などを社長が立て替えて支払うときがあります。
この場合、どのような仕訳をすればよいのでしょうか？
詳しく教えてください。宜しくお願いします。

回答No.12

binba · ベストアンサー

借入金で処理ね。今の所貸方になっているから、
事業主勘定を借入金に変更すれば良いですね。

> 今後は社長のポケットと会社のお金は混合しない、

現状ではこれは結構難しいですよ。

> 現金を持ち出したらメモを残してもらうことを約束してもらいました。

エライ！よく言った！
経理上は混合しないように借入金で処理をする訳ですが、
でも社長はやっぱりポケットからお金持ってくると思います(^_^;)。
要は「初心者にも判るメモ」を残して置いてくれればＯＫですね。

今後も、領収書を持って来た時、社長が立替えたなと思ったら借入金で処理すれば良いです。

　　　　領収書の仕訳科目　*****円　／　借入金　*****円

社長にお金を返したら

　　　　借入金　　*****円　／　現金　*****円

> 私のほうも、毎日金銭チェックをして残高が合っているか確かめようと思います。

エライ！エライ！(^o^)/~~~

回答No.11

binba

補足します。

「事業主勘定」の判断の仕方ですが、
仕訳で、＜借方＞に数字が計上されるときは、
お金が、「社長のポケット←経理の金庫」の時。
＜貸方＞に計上されるときは、
お金が、「経理の金庫←社長のポケット」の時。

「事業主勘定」を集計して差引残高が、
＜借方＞になった時は、金庫から社長のポケットへ行きすぎ。
返してもらうか領収書で清算して貰ってください。
＜貸方＞（或いはマイナス）になった時は、社長のポケットから金庫に来過ぎ。
金庫のお金が増えたら社長に返してください。
差引０円（±０円）になるのが理想です。

お礼

何度も親切に教えてくださり、ありがとうございました！
あれから社長と話し合い、今までの社長の立替分は社長からの借入金として処理するように言われました。今後は社長のポケットと会社のお金は混合しない、現金を持ち出したらメモを残してもらうことを約束してもらいました。私のほうも、毎日金銭チェックをして残高が合っているか確かめようと思います。

超初心者な上、一人経理で毎日ただ渡された領収書を仕訳して入力していました。もっと勉強しないとだめですね。
本当にありがとうございました。また、見かけたら宜しくお願いします"^_^"

回答No.10

binba

先の仕訳の勘定科目で、
「仮払金（社長へ）」「未払金（社長へ）」というのを作りましたが、これを、
「店主勘定」或いは、「事業主勘定」という名称でひと括りします。
社長のポケットは隠し金庫だと思ってください。
元帳にも事業主勘定を作っておいて管理してください。

仕訳する時も「仮払金（社長へ）」「未払金（社長へ）」は、
「事業主勘定」という勘定科目に書き換えてください。
これで社長のポケット隠し金庫は経理の金庫とフリーパスで繋がりました。

帳面でのマイナスは、ポケットから入金が有った分（社長が立替えた）で
賄われたとみなし、先の処理法の(1)(2)(3)を書き換えます。

(1) 領収書から作った仕訳

　　各勘定科目の合計　300,000円　／　事業主勘定　　300,000円

(2)　帳面残－25,000円－現金残1,900円＝現金が－26,900円（ポケットから補充）だから、

　　現　　金　26,900円　／　事業主勘定　26,900円　　と仕訳。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（社長からの立替）

　　（帳面上は－25,000円だから、現金26,900円ポケットから入って
　　　現金残1,900円と合います。）

(3) 先に処理した「未払金（社長へ）******円　／　仮払金（社長へ）******円」は、
　　社長のポケット関係なので、「事業主勘定／事業主勘定」となるため、
処理は省略（相殺）します。あくまでも、借方（か貸方かで判断出来ますから。
　　ここまでで、事業主勘定は＜貸方＞に326,900円計上されています。

(4) 今後の処理。現金が増えた時

現　　　　金　　******円　／　預金か売掛金か事業主勘定　******円

社長に現金をあげた時

事業主勘定　******円　／　現　　　　金　　******円

このように処理していけば記録できます。ちょっとやってみて(^o^)丿。

回答No.9

binba

大丈夫！一緒に片付けましょう(^o^)丿。

帳面残がマイナスって事は、現金が出て行った仕訳は計上したのに、
入金した仕訳が計上されてないからですね。
お金の出所は、「預金」「社長のポケット」「外部からの入金」ですね。

１）まず、預金を調べましょう。銀行勘定帳はつけていますか？
通帳や取引明細票でチェックしても良いですが、
現金を引出した記録は載っていませんか？その仕訳がして有りますか？
その仕訳で計上した借方貸方両方の各科目を、全て記帳しましたか？
仕訳伝票作ったら、必ず借方貸方の全ての科目にコンピューターか人の手で記帳します。
記帳漏れはないですか？

２）次に、外部からの入金関係です。
現金を手集金する事は有りますか？社長が現金で外注費を支払うくらいだから、
現金で集金する事があっても不思議ではないですね。
そんな時はきっと領収書を切っていますから、
領収書の控をチェックしてみてください。全部仕訳して計上してありますか？
また、領収書のない怪しげな雑収入はありませんか？

３）私が思うに、一番怪しいのは社長のポケット。
社長は、金庫からお金持っていくけれど、ポケットからも持ってくる？公私混同？
金庫とポケットがＬＡＮケーブルで繋がっているとでも思っているのかもしれません。
ＬＡＮは社長が手作業（メモ残す）しないと繋がりませんよねぇ～！

４）もし、ポケットから出ているようであれば、この会社の
特徴的なお金の流れをカスタマイズさせた方が良いかもしれませんね。
よっしゃ、金庫とポケットにホントにＬＡＮ組みましょう(^o^)丿。

次の投稿で続きを書きますから、
上記１）～３）の可能性をチェックしてみてください。

補足

確認してみました。入金で計上漏れがありました！
それ以外は大丈夫そうです。しかし、帳面残は－25000です。
会社が赤字で、収入より経費の方が上回り社長のポケットからだしている状態です。そうなんです！社長が金庫からお金を持っていくけれど、ポケットからも持ってくるんです。ごちゃごちゃです(>_<)

回答No.8

binba

昨年の11月からですかぁ!？
っとに！初心者を舐めとんのかぁ～っ!?ですよねぇ～！可哀想に。('∩')
で、11月以降現在までに、決算は跨いでいませんよね？

> 帳面47000　　現金1900　　社長の持ってきた領収書総額300000
> ぐらいです。この場合どうなりますか？
> また、社長に立替分を支払うのはまだ先になりそうです。

沢山有りそうだし、社長への支払がもっと先になるのなら、
分り易くするために、前回とやり方を変えて説明します。

(1) まず、社長が持ってきた領収書を全部、未払金で仕訳しちゃいましょう。

　　外　注　費　　　*******　　／　未払金（社長へ） 300,000円
　　接待交際費　　　*******　　　　
　　その他勘定科目　*******
　　―――――――――――――――――――――――――――――
　　　借方　計　300,000円　　／　　貸方　計　300,000円

(2) 次に、社長への仮払金を計上します。
　　帳面残47,000円－現金残1,900円＝仮払金45,100円だから、

　　仮払金（社長へ）45,100円　／　現　金　45,100円
　　　　　　　　　　　　……ここで現金残1,900円と合います。

(3) そして清算処理。

　　未払金（社長へ）45,100円　／　仮払金（社長へ）45,100円
　　……ここではまだ未払金が300,000円－45,100円＝254,900円残っています。

(4) 預金から現金を引出して来たら、

　　現　　　　金　　*******円　／　預　　　金　*******円

(5)　社長に清算分を現金で支払う度に、

　　未払金（社長へ）*******円　／　現　　　金　*******円
　　未払金（社長へ）*******円　／　現　　　金　*******円
　　未払金（社長へ）*******円　／　現　　　金　*******円
　 ―――――――――――――――――――――――――――
　　最終　未払金計　254,900円　／　現　金　計　254,900円

こうしておけば、現金の動きに合わせていつでも仕訳できます。
やり方変えてしまったから、ややこしくなってしまいましたか？

補足

よく分かりました"^_^"

実は、帳簿に計上漏れなどがあり帳面残が大幅に変わってしまいました。その結果、

帳面残　－145,000　社長の領収書総額　300,000 現金残1,900

帳面残がマイナスになってしまいました。
どうしたらいいのでしょうか・・・(T_T)
何度も何度もスイマセン・・・。

回答No.7

binba

債権の話、ＡさんとＢさんが入れ替わっていましたね。
あれでは、「債務」と書かなくてはいけませんでしたね。
すみませんでした。ｍ(_ _)ｍ

回答No.6

binba

相殺（そうさい）とは・・・・
ＡさんがＢさんからパソコンを15万円で譲り受け、代金未払い。
ＢさんはＡさんから中古車を20万円で譲り受け、代金未払い。
そこでＡさんの債権15万円と、Ｂさんの債権20万円のうち、
15万円を相殺（お互いに支払ったことにする）して、ＢさんからＡさんへ
現金を5万円動かすだけで、それぞれ、全額支払い合ったことにします。
このように、
債権を債権で消滅させる場合に使う用語のようですが、
経理でも、貸方と借方を消しあう時に使います。

今回は、最初に社長が金庫から20,000円を持ち出したときに、

　　　仮　払　金　20,000円　／　現　　　金　20,000円

という仕訳が発生しています。
次に領収書を持ってきた時には、社長が立替えた金額が発生しています。
会社からしてみれば、費用の未払金ですから、

　　　接待交際費　18,000円　／　仮　払　金　18,000円

　　　外　注　費　25,000円　／　仮　払　金　 2,000円
　　　　　　　　　　　　　　　　未　払　金　23,000円

そこで、社長に未払い金の23,000円を支払いました。

　　　未　払　金　23,000円　／　現　　　金　23,000円

さて、上記仕訳のうち、仮払金は借方に20,000円、貸方にも20,000円
発生しているので、打消し合って差引 0円です。
未払金も、借方貸方両方に23,000円づつ発生して、差引 0円です。
丁寧に仕訳すれば発生する勘定科目ですが、結果的に打ち消しあってしまうので、
仮払金の20,000円は借方＝貸方、未払金の23,000円も借方＝貸方については、
初から省略して仕訳してしまう事で、相殺してしまいました。

実際には日付が違う仕訳である筈だったのですが、
社長が仮払を受けた日にメモを残さなかったので、
昨日か今日、いっぺんに仕訳する事にしましたよね。
同一日の処理なので、日計表にも数字で残りません。
だったら、なかった事にしてしまいましょう、という事です。
借方貸方双方の仮払金と未払い金を全部取っ払って集計すると、

　　　接待交際費　18,000円　／　現　　　金　43,000円
　　　外　注　費　25,000円　　　

だけが残ります。これが、相殺処理した結果です。

補足

ご丁寧にありがとうございます。

今、社長の持ってきた領収書と他の領収書を分けてるところです。
去年の11月からなので、どれがどれだか分からないものもあります。もう頭がおかしくなりそうです・・・。

前回教えていただいた方法で処理しようと思うのですが、
金額が大体ですが、　
帳面47000　　現金1900　　社長の持ってきた領収書総額300000
ぐらいです。この場合どうなりますか？また、社長に立替分を支払うのはまだ先になりそうです。

何度もすいません。経理初心者なうえ相談できる人もいなくて、
どうしたらよいか分かりません。。。。

回答No.5

binba

No.３です(^o^)丿。

な、なんちゅう社長なんじゃ！？経理初心者を舐めてるナ。
そんなもの初心者が処理できるかっ！て叫びたいですね。
まあ社長の特権でお金を持ち出すことはよくある話ですが、持ち出した金額を
メモにして金庫に残しておくくらいの事は、社長の責任ですよ！って
古だぬきになってくると、社長に命令するんですけどね(^^ゞ。
あなたのすべき事は、金庫の残金を必ず毎日チェックする事。
金銭出納帳の残高と合ってたら横に、小さい「合」のゴム印を赤インクで押しておきましょう。
合わない分は、残業して合うまで、或いは何が間違いか突き止めるまで帰宅しない・・・
なんてやってられないから、社長が持ち出した事にして仮払処理しておけば、
社長も身を正すかもしれませんね^^。
ま、社長ですから、責任は自分が取る事くらい覚悟していると思いますよ。

前置きはさておき、毎日の現金残高をチェックしてないんですよね。
では、今日の時点での残高で調整しましょう。
現金と金銭出納帳の金額を書き出します。
　　　　例：帳面100,000円、現金80,000円
差額がいくらになるか書き出します。
　　　　例：現金-20,000円
次に、社長が持ってきた領収書を全部現金で仕訳します。
　　　　例：接待交際費　18,000円　／　現金　18,000円
　　　　　　外　注　費　25,000円　／　現金　25,000円
つまり、社長が使った現金は計43,000円になります。
金銭出納帳にも、領収書のある分を記載します。
帳面の残高は残金100,000円－43,000円＝57,000円になります。

金庫の現金は-20,000円ですから、領収書の合計43,000円を差引計算して、
社長のポケットから23,000円立替えた事になります。
80,000円残っている金庫から社長に23,000円あげます。
金庫の中身は、80,000－23,000＝57,000円
これで、帳面の残高と現金が合い、伝票処理はこれで済ませます。

実際には社長が仮払い受けたお金と立替えたお金と有りますが、
一度に相殺処理して計上を省略します。

その処理が気に入らんといわれたら、
処理できるように金額のメモを持ってこいと言い張りましょう(^o^)丿。
んな事は言われませんから、大丈夫ですよ(^^)。

もし、実際の話と例に挙げた話と金額が違いすぎたり、現金残高が逆だったりとかで、
よく分らなかったら、仮の金額を変更して説明しますから申し出て下さい(^o^)丿。

補足

なるほど！分かりやすくありがとうございました！
なぜ、帳簿の金額と現金が合わないんだ！お前が不正に使っているのか！といわんばかりの剣幕で怒られて、少々落ち気味でしたが、
元気が出てきました"^_^"　

相殺処理とはどのようにするのですか？

回答No.4

tappara

社長が立替えたのが当社の費用分であれば
No.3さんの回答のとおりです。

他社費用分の立替えであれば社長にお金渡した時に立替金勘定を使用します。

どちらのケースもありえますから状況に応じて判断してください。
（他社費用立替だと思って回答しましたが、初心者とのことですのでどっちかわからなくなって困ってもいけないと思ったので補足入れます。）

回答No.3

binba

社長がポケットマネーで会社の支払を立替えて払ってくれた時の事ですよね。
社長が立替えた事であって、会社が立替えた訳ではありませんので、
立替えの振替は起こしません。
社長が立替えた領収書と引換えに現金を渡した時に、
　　　接待交際費　／　現　　金
　　　外　注　費　／　現　　金　　　
と仕訳しますが、
明細に「社長立替分」「領収書の日付」「要件」を記入しておきます。

もし、その支払をするために、社長が予め会社のお金を持ち出して行った場合は、
　　　仮払金　／　現金
社長が清算したときに、
　　　該当勘定科目　／　仮払金　（明細には上記同様に記載する。）

このように処理します。不明な点はご質問下さい(^o^)丿。

補足

ありがとうございます。
実は、社長がポケットマネーから立替えて支払ってくれた領収書と、会社のお金を持ち出して支払った領収書が一緒になって渡されます。社長が会社のお金を持ち出した時点で、その金額をメモを取るなりすればよかったのですが、それもしませんでした。その結果、社長の立替分と会社のお金で支払った分が一緒になってしまいました。また社長が立替えた分のお金はまだ清算していません。
どのようにしたらよいのか分かりません。

回答No.2

river1

仮払で伝票を起こしたら如何でしょうか。
例
接待交際費／仮払い
仮払い／社長名
で良いと思います。
間違っていたらごめんね。