社員が利用した通信費（携帯電話）の精算方法

質問

社員が個人の携帯電話を業務用に利用した通信費を経費精算処理したいのですが、金額の算出方法、精算方法はどのようにしたら良いのでしょうか？
個人の携帯電話の通話履歴を提出させて精算すると・・・
　通信単価の算出方法、プライバシーの問題
給与として一定額を支給・・・
　所得税の問題
想定しているのは上記のようなことですが、何が正解なのかが
分かりません。よろしくお願いします。

回答No.3

daidou

実際に個人所有の携帯電話通話料を会社で精算しております。

基本的には「業務に使用した通話料」＋「明細書発行料」だけの精算です
やり方は
本人が通話明細書（コピー可）の業務通話以外の明細を塗りつぶす。
所定の書式に、業務通話の金額合計（明細書ベース）を記載し、明細書を添付して会社に提出。
会社はこれに通話明細書の発行料（１００円）を加算。
明細書ベースの金額は消費税の課税対象額（未課税金額）の記載なので消費税分を上乗せして、社員に精算。
用度品貸与支給基準などの既に明文化されている規程類に準拠した形での運用となっています。

注意すべき点は、私用部分は全て塗りつぶさせる事。
つまり会社に提出した明細に記載されている電話番号は全て業務上の取引先である事をいつでも確認できる、という形にしておく事であり、社員のプライバシーの報告を求めていないという事です。

パケットなど業務使用であるかを客観的に判断できない部分は認めない事。
社用のメールだとか言う者もいますが、それが客観的に確認できないのであれば、何を買ったのか書いていない領収書と同じ。

キャリアが代行精算する有料サイトの料金は認めない。
一つ認めるとなし崩しに着メロサイトまで認めるような形になっていってしまいます。

そして各社員が毎月精算しているかをチェックすること
明細書がコピー可なので、多重精算を抑止することが必要ですし、個人ベースでの携帯使用料の推移も掴める。

ただし、各携帯キャリアの請求書形式に精通しなければなりませんし
社員数にもよりますが精算額の検証だけでもかなりの手間になります。
現在ウチの会社では何とか合理的な手段はないか検討中です。
（事前認可式の定額制とか上限額を定め実際の請求金額を精算とか…
いっその事、会社で全部支給しようとか…

お礼

ありがとうございました。
大変参考になりました。

回答No.2

noname#77757

これからの時代は営業に於いても、ますます迅速な対応が必要とされます。営業用として所持させるのが良いのですが、会社としても難しい問題点があり踏み切れないのが現実です。

　現代は殆どの人が携帯電話を所持しています。営業用員に限定して１日に、何時間営業用で使用しても、一定の通話料を支給するやい方が良いです。（通信単価は携帯電話代÷全営業員＝？）で会社と交渉。

　内勤者が何かの仕事で外出する時は、一時持出用の携帯電話を記帳して持ち出す事は既にしています。

　営業用務員通信費（携帯電話代）を給与に含めて支給する場合も通信費として、交通費（通勤）と同じように取り扱うのです。

　このように処理するからには当人の営業日誌（日数）をチャックする必要があります。

　よくある質問の中に当人が立替えた切手（通信費）交通費（バス代）を給与で支給する場合の消費税はどうするの？所得税はどうするの？と質問している例を見ますが、心配ですね。

＊　切手・・・・非課税。
＊　有価証券・・・・株券。商品券。債券。手形。・・・・非課税ですが、手形に金額を記載した時に有税になります。
　　￥５０．０００．０００※・・・・→（印紙税１０．０００円）

＊　給与に含めて支給する場合は、賃金ー社会保険料ー所得税＋交通費＋通信費＝支給金額になるます。（ですからーの付いたものは控除といいます）

　（例）Ａ交通費にしても　Ｂ通信費にしても、Ａは定期券にしてもＢ電話代にしても料金に税が既に含んだお金を支払っています。

＊　賃金として計算する時は、会社が与える賃金ー社会保険ー所得税を控除して＋交通費＋通信費＝給与として従業員へ支給します。

　（実例計算）
賃金２００．０００－控除（社会保険料１０．０００＋所得税２０．０００＝３０．０００）＋交通費３５．０００＋通信費１５．０００＝２２２０．０００給与支給

補足

ご回答ありがとうございました。

最初の質問に記載すれば良かったのですが、会社名義の携帯電話を支給することも考えたのですが、コスト面を比較すると固定費（基本料等）の方が、実費通信費（社員立替）より高くなるとの判断をしてでの質問でした。丁寧なご回答を頂きましたのに申し訳ありませんでした。

ご回答を頂いた中の
「当人が立替えた切手（通信費）交通費（バス代）を給与で支給する場合の消費税はどうするの？所得税はどうするの？」
確かに関心があります。当社は経費精算は領収書に基づき現金で精算、また、事前申請で仮払金を現金を支給して後日、差額を現金で精算、が現状ですが、そろそろ限界を感じているところです。（非効率ですので現金手続きを廃止し、100％振込み精算を考えているのですが・・・）
精算する件数が多量のため、中身の精査を行なって振込み手続きでは、時間的に日数が係ってしまうのが懸念材料です。（現状は振込み精算も一部行なっていますが、やはり現金精算の方が先に処理されています。）何か良い方法がありますでしょうか？

追加の質問で申し訳ありませんが、教えていただければありがたいのですが・・・

回答No.1

o_bros

原則として個人名義の携帯電話の通信費を会社がどんな名目であろうとも肩代わりすることは給与課税の対象になります。
もちろん通信履歴を出して・・という根拠があればいいのですが、ルールとして全社員の合意のもと、一律に行うことが原則になります。
会社で通信費を負担する場合は会社名義の携帯電話を社員に支給することが最も自然な方法です。
もし、会社の名義の携帯電話で社員が私用通話をしようが何をしようが、契約名義は会社なので、通話履歴を見ることは何ら制限されません。
現行での対処法としては、例えば外出日当のような形で通信費補助費を例えば一回外出するごとに数百円日当に上乗せするような手段があります。
当然、高いだの安いだのあると思いますので、それはある程度の時間別単価のようなものを算出して（算出方法は何とも申し上げられませんが）上乗せすることが適当かと思います。
また、大事なポイントとしては、そのような通信費相当の日当を払う旨を社内規定（旅費交通費規定等）に明文化しておく必要があります。
さもなくば、給与課税されてしまうリスクが高くなります。

補足

ご回答ありがとうございました。

最初の質問に記載すれば良かったのですが、会社名義の携帯電話を支給することも考えたのですが、コスト面を比較すると固定費（基本料等）の方が、実費通信費（社員立替）より高くなるとの判断をしてでの質問でした。丁寧なご回答を頂きましたのに申し訳ありませんでした。

また、ご回答を頂いた中についての質問ですが、
「社内規定（旅費交通費規定等）に明文化しておく必要があります。さもなくば、給与課税されてしまうリスクが高くなります。」
とありますが、「給与課税されてしまうリスク」とは税務上否認される恐れがあるという事でしょうか？逆に規定に明文化すれば税務上は給与所得にはならない事が確定するのでしょうか？
追加の質問で申し訳ありませんが、教えていただければありがたいのですが・・・