人事システム導入後の入力について

質問

いままで人事情報は紙管理していました。
ある人事管理システムを導入しいままでのデータ入力をしています。

家族状況というページがあります。
過去の履歴書はあるのですが、家族の死亡、離婚など履歴書以降の
状況については変更届にて保管してあります。(膨大な量です)

こういった場合、システム導入後にどこまでさかのぼって
入力するのが適当でしょうか。
新たに用紙を配り、現在の家族状況を把握しておくのも手かと思います。

同じような経験のある方、ご意見をお願いします。

回答No.3

gatt_mk

>新たに用紙を配り、現在の家族状況を把握しておくのも手かと思います。

??。
逆に現在の家族状況を把握されていないのでしょうか?
給与計算に必要な扶養控除などには家族の生年月日など、現在の年齢や就業の有無などの情報も必要になってくると思いますが。

うちのお客さんなどでも給与管理のソフトを導入したとたん、間違って扶養手当を余分に支払っていたことがわかりました。
従業員の人数が多ければ多いほど間違っている可能性も大きいと思います。
間違っていた場合、どうして間違ったのかを確認する意味でも、過去の一定期間（少なくとも終業後の変更は）の情報は記載しておいた方がいいと思います（子供が死亡したにもかかわらず、扶養手当をそのまま支払っていたということもあり得ます）。

お礼

説明不足でした。
所得税法上で扶養となる者、配偶者の状況はつかんでおります。
おっしゃるとおり、年末調整や扶養手当などが処理できないですよね。

これ以外(所得扶養控除申告書記載以外)の家族状況については
その人の入社時期から届出がない限り更新されていません。
従業員には正社員、パート、アルバイトがいてそれぞれ男女います。

回答No.2

rokko-oroshi

人事管理で必要なのは、現在の家族状況なのではないでしょうか？
手当支給などで過去の履歴が必要であれば、変更届に忠実に入力する必要があると思います。

うちの会社では、年１回家族の現況や通勤経路などを紙で報告させられます。
普通は最新状態だけ保たれてればいいと思います。

回答No.1

ryuujiok2205

> 過去の履歴書はあるのですが、家族の死亡、離婚など履歴書以降の
> 状況については変更届にて保管してあります。(膨大な量です)

個人情報保護の観点から見ていかがなものでしょうか。人事管理上必要なもの以外はばっさり処分されたほうが賢明かと思います。