新システムを使わず、旧システムにこだわる同僚・・・

質問

長文すみません。アドバイスいただけましたら幸いです。

正社員の事務員が１名という小さな会社で、繁忙期だけパートタイムで販売管理事務の手伝いをしています。社長命令で販売管理の新システムの導入を私が２ヶ月前に担当しました。もう準備は整って、データの移行も済んでいるのですが、いつまでたっても正社員の事務の人がそれを使おうとしません。

正当な理由があればいいのですが、単純に新しいものが不安で優柔不断なだけのようです。毎回何だかんだと理由を付けて、旧システムで請求書をその人が発行してしまい、新システムの利用を先延ばしにされています。そのため、結果的に私が二度手間をかけなければならなくなって、仕事量が無駄に増えており、下手をすると新システムの導入自体が無駄になってしまう可能性が出てきました。

例えば、システムが変わる以上、前と全く同じフォーマットの請求書にはならないのは当然なのですが、その人はそれが気に入らない様子で、先月は「新システムで印刷した請求書を商工会議所の人に見せてOKが出てからでないと発送したくないので、今回は旧システムで発行する」と言われました。

しかし、あれから１ヶ月たっても商工会議所の人に見せた様子もありません。そして今月は、「新システムでの封筒の宛名書きの方法が今までと違うから、今月も新システムでの請求書の発送を見送りをする」と言われました。相手が正社員なので今まで我慢してきましたが、さすがにちょっとひどいのではと思うようになりました。

古いシステムは入金確認が大変しづらく、今までも回収しそびれが相次いでいます。それで、社長に私が呼ばれて新システムの導入をパートタイムで担当することになったのです。特に入金確認に関しては私が一任されている状態です。

しかし、その人がいつまでも古いシステムを使っているために、毎回、その人が古いシステムに入れた販売管理データをもう一度私が新システムに入力し直してから、改めて入金管理をしなければならないという、二度手間状態です。古いシステムの請求書のままでは入金確認が十分に取れないので、このままでは新システムにも入金データを入れられなくなって、私が行った導入自体が全くの無駄になるおそれもあり、焦っています。

請求書発行の時期になると月に一度呼ばれて、私が一日がかりで作業するのですが、この二度手間のために仕事量が増えすぎてとても一日ではできないばかりか、その人が私の作った新システムの請求書を発送せず、古いシステムの請求書を発送してしまうため、結果として、私の仕事が何の役にも立っていません。

それでいて「月に一度来てもらって助かる助かる」とその正社員は口では言うので、その人が何を考えているのかよく分かりません。意地の悪い人ではないと思うのですが、その人が今まで一人で事務をやってきたので、誰かと仕事を分担するというのがあまり得意ではないのかな？と感じます。

社長はこういう状態を分かっていないと思うので、社長に相談しようかと思ったのですが、私が告げ口したみたいになるので、どうしたら良いかわかりません。今後は私も含め他のスタッフも事務の一部を担当していくようにするという社長の方針があるので、誰もが扱える汎用性のある販売管理システムでなければならず、新しいシステムへの完全移行が一刻も早く必要な状態です。

この新システム導入の停滞に関して、私はどういう方策を取るべきでしょうか？　また、こういう優柔不断（？）な正社員の同僚とどうやって付き合っていったらいいのでしょうか。

長くなりましたが、アドバイスいただけましたら幸いです。よろしくお願い致します。

回答No.2

yosifuji20 · ベストアンサー

社長命令で販売管理の新システムの導入を咲いたと言うのであれば、その社長に現状報告をすることですね。
そのときにあなた我新システムンへの投資が無駄になると思われるのでればそれも行っておきましょう。
ただ気をつけるのは社員の批判ではなくてあくまでシステム移行の経過報告と言うことにあいておきます。小さな組織で社員同士の気が合わなくなると後が非常に面倒です。

最後は社長命令で新システム移行をさせるしかないと思いますが、あなたは要求されたことをまじにやり遂げることが第一で、その後の指示は社長にしてもらったほうが良いと思います。
人によってはこれまでの知識を金科玉条として新しい事には拒否感を持つ人もいます。自分の存在感を否定されるように誤解するのでしょう。本当はそれはかわいそうなことなのですが、これは性格ですから仕方ありません。それは棚上げして責任者にしかるべく采配してもらうことですね。

お礼

ありがとうございます。社長に新システムが動いていないという「現状報告」という形で話をしてみようと思います。社長は新システムに積極的なので、動いていないと知ればその正社員に注意すると思いますので・・・

回答No.7

noname#242220

特に女性の場合作業環境が変わると、難癖を付けて元の環境で継続しようと
する事が本人には楽なんです。
おそらく新システムに移行すると自分の仕事が無くなると考えている
可能性も有ります。
新しいシステムが完成した場合は期日を限ってその日以降は
使用を停止すると言う業務命令が発行されなければ解決はしません。

他のスタッフも使える様なシステムに変更される訳ですから、
その利用者の中心に彼女が存在する形に成れば問題は無いでしょう。
（私でなくても他のスタッフが出来る様に成るなら、仕事が無くなるで私は反対。）

お礼

ありがとうございます。男性社員ですが私より一回り以上年下の、若い２０代の社員です。正直言って、まだパートの私を正社員として指導できるだけの力量はないと感じます。もしかしたらおっしゃるように、無意識のうちに自分の立場の危機を感じている可能性もあるかもしれませんね。人の心は複雑ですから。期限をとにかく区切るようにします。

回答No.6

IDii24

windows8が出てるのにわざわざWindows7を買う人もいますから。
人間というのは適応能力があります。新しいものに拒否反応が出る人もいるわけです。まず古いものを使っているとどういうデメリットがあるかを会社単位で教えてあげてください。
つまり手間が増えるという事はコストがかかっている事。新しいものを使わずに古いものを使っているのは普通の会社なら資産から落とせないので税金の二重払いになります。
まあそこまでいかなくても、次に進めず迷惑だという事を伝えればよいです。

お礼

ありがとうございます。回収しそびれの額たるや相当なもので、それらは全て旧システムが機能していないために起こっています。社長もこの事態を憂いて、それで新システムの導入となりました。その社員がこれに協力しないということは、回収しそびれを放置する気であるということで、会社としても大問題だと思うのですが、田舎のしがらみの多い小企業ですから、そんな社員でも許されているのです・・・

回答No.5

yosifuji20

Ano.2です。
社長さんから指示をしてもらうときに注意しないといけないのは、今のシステムの方が良い担当者は、何のかんのといって新システムの欠点を挙げることです。
些細な例外処理が出来ないとか、画面が今よりも使いにくいとか難癖はどうにでもつけられます。商工会議所の理由などは典型的です。一企業のシステムに商工会議所がそこまで関与することは普通はありません。
あなたはそういう反論があったときには新旧のシステムの長所短所を挙げて、新システムの方が相対的に優れているることを冷静に（これが肝心です）説明しないといけないのです。

社長は普通は細かない実務は知らないのでうっかりすると担当者に言い負かされます。そこはあなたもある程度しっかりとご自分の主張はされることですね。あくまで冷静にですが。

いずれにしても最後は会社として新システムのメリットを如何に判ってもらうかですね。

お礼

再回答ありがとうございます。おっしゃる通りです。本当に難癖をつけていつまでもグチャグチャやっているので、いい加減にしろ！と怒鳴りたくなるのを必死でこらえています。すごいストレスです・・・（苦笑）　せっかくのシステムもこのまま活用しないのでは、あまりにももったいないですし。

新システムはメリットがあるというよりも、旧システムにデメリットがありすぎるので、そこを強調していこうと思います。そもそも、何十万円もの回収しそびれのお金を、今までその社員は放置し、会社もそれを許していたわけですから、それだけでも十分私は憤りを感じるのです。

回答No.4

STICKY2006

こんちは。

多分、切羽詰ってから。でないと重いケツを上げないタイプ。ですね。
（運用切替期間～とかうたって、しばらくは移行を様子見？してるとかにしても、そうそう、作業移行してくれる人はいないと思いますよ。）

自分なら、
「○月○日付で、旧システム停止します」
ですね。

多分、強引に止めりゃ何とかなるレベルかな。と。
（適度にワキアイアイとした職場みたいですし。

切替後の、新システム使用について～の操作サポートとかの負担は増えるのかもしれませんが、
今の精神状態よりはなんぼもマシになるんじゃなかろーかと。

うま～く言って、
「旧システムは○月○日にて完全停止。以降は、新システムのみ稼働」
にします。と、いう方針にしましょう！と、社長なり上役なりに相談して、決めちゃう。
で、問答無用で、停止日に停止。
データ移行はちゃんとやってある！ってなら、新システムに切り替えたってなんら問題ないんですから。（操作方法を、その社員が分かってない。ってだけで。

バグとか動作不具合とかは考えたくはないですが、考えなきゃしょうがないので、動かせるようにはしておくけど、
「新システムしか動かない」と言っておいて、裏で、旧システムも動かせるようにはしておくけど。。。
絶対に言わない。（言うと、重いケツまた戻すから。

しばらくすりゃ旧システムの操作性忘れて、ブーブー言いながら新システム普通に使ってますよ。

完全停止～の日の後、数日間はサポートで出勤できるようにしておけば、なお良い。かも？

ぐらいですかねぇ。

お礼

ありがとうございます。期限を明確に区切って、社長命令で停止してもらうようにします。社員は全く新システムについて勉強する気がなく、「忙しいのでできない」の一点張り。できないなら全部こちらに任せてくれればいいのに、仕切るのだけはしたいみたいで本当に困っています。

回答No.3

e_16

あなたが心配する必要は無く、上司や社長に対処をお願いすればいいだけです。

お礼

ありがとうございます。その社員は何でも自分が主導権を握らないと気が済まないタイプなので、社長への相談も自分がするというようなことを言うのですが、今回ばかりは私も我慢ならないので、社長に自らの口で報告することにします。

回答No.1

t_ohta

方策はひとつ、さっさと旧システムを止めてしまう事。
使えなくなれば、否が応でも新システムを使うでしょう。

システムの入替は多かれ少なかれ嫌がる人がいます。
使い慣れたシステムから移行するのが面倒なだけなのです。
慣れないと時間がかかったり仕事が大変になるのは仕方無いことなので、早く慣れてもらうしかありません。

お礼

さっそくありがとうございます。しかし、月に一度のパートタイムの身分では、旧システムを止める権限がないのです・・・　私がいない間にその正社員が旧システムにデータを入力してしまうからです。告げ口のような形になっても、社長に私から旧システムを停止して欲しいとはっきり言ってしまっていいでしょうか？