請求書の社判

質問

個人事業（翻訳・通訳業）を営んでいるものです。クライアントに請求書を送る場合、いつもはワードファイルをメール添付で送っているのですが、たまに「きちんと社判の押してあるものを郵送してください」と言われます。当方としては作業の簡略化、ペーパーレス化の点からできるだけ郵送は避けてメールで対処したいのですが、これは税法上ではどうなのでしょうか？

具体的に私が知りたいのは以下の点です。
１．ワードファイルの請求書をメール添付したものは、税法上、有効な請求書と認められるか
２．認められる場合、郵送（社判付きのハードコピー送付との効果の違いは何か）

宜しくお願いいたします。

回答No.3

hiroki0527

勤務先では「請求書に社印もしくは類似するもの」を押印していない請求書は経理がＯＫしません。
メールによる請求書に正当性及び一元性を認めていないからです。
但し、添付ファイルに社印を電子押印していれば話は別かも知れませんけど。

もし僕が貴方の取引先なら最初から「押印した請求書を下さい」と言い、それ以外の請求書は認めないでしょう。　会社の手続き上払えないですから。
もし貴方が強硬に押印していない請求書をメールで送ってくるなら取引を即時停止し、二度と使わないでしょう。

お金を払って欲しいなら相手の仕様に合わせるしかないのが上実情でしょう
勤務先も取引相手の仕様に合わせた請求書を発行しています。
相手が特定仕様の請求書を発行しなくてはならないならそれに合わせています。例え有償で専用請求書を買った(意外と多い)としてもね。

回答No.2

noname#46899

すくなくとも消費税法では仕入先から受け取った請求書を保存する必要がありますので、現物を送る必要があるでしょう。
http://www.taxanswer.nta.go.jp/6496.htm
電子帳簿保存法とか、電子商取引法とかに、許可を受ければ電子データでも可とする規定があるかもしれませんが、見つけられませんでした。仮にその場合でも電子認証などが必要だろうと思いますので、メール添付程度ではだめでしょうね。

現物とメール送付との違いは証拠能力でしょう。国会でもあれほど問題になったように、メールの証拠能力はまだまだ認められていないのが実情でしょう。
取引上のトラブルに関してはもちろん、税務調査でも、前述の消費税以外にも、メールの記録だけではそもそも経費として認められるか疑問です。

回答No.1

mukaiyama

＞１．ワードファイルの請求書をメール添付したものは、税法上…

税法には、請求書に関する決め事などなにもありません。あくまでも商慣習に過ぎません。当事者同士の問題といってもよいでしょう。

被請求側が、ペーパーレスを認めれば問題ありませんが、現状では紙文書としての請求書を求められているのですね。
あなたが今後ともその会社から注文を受けたいのであれば、支払い側の言うとおりにするのが肝要です。
個人事業とのことですが、高飛車な態度に出ては、顧客に逃げられるだけです。

＞たまに「きちんと社判の押してあるものを郵送してください」と言われます…

強いて言うなら、被請求側がペーパーレスを容認するためには、税務署に電子帳簿による保存の申請をして許可を得なければなりません。
数ある取引先のうちあなた一社のためだけに、わざわざ税務署まで足を運べるでしょうか。
それが面倒だから、紙文書で出してくださいと言っているのです。

その前に、あなた自身は電子帳簿に関する届けと許可は得てあるのでしょうか。

参考URL：

http://www.nta.go.jp/category/yousiki/denshityoubo/mokuji.htm