教えてください、請求書のチェックはどうすればいいのでしょう

質問

経理初心者です、つまらない質問で申し訳ないのですが困っています。月ごとに送られる請求書が増えています、現在は注文した人に確認をしてもらい印を押してもらっていますが、あまりに請求書が多く誰が何を注文したのか分からなく困っています。注文書のコピーをもらってはいるのですが、あったりなかったりです。何かよいチェック方法はありませんか？皆さんどのようにされているのでしょうか？アドバイスお願いします。

回答No.4

guuhugu

数年前の事で記憶があやしいですが、かつての勤務先（建築不動産関係）では…

文具やネジなども１０００円位なら現金で購入者に渡し、まとめ買いなどで３０００円程のときでも上司に「文具でどうしてこんなにかかる？」と疑われる？ような時は事前に稟議書を提出（上司の了解を取る。押印してもらう）し、内訳にコピー用紙５冊、伝票２０冊などと書き、購入後に現金払い（担当立替払い）か、金額が確定したものは現金を購入前に渡す。小額の振込は…。締めを日度、週度、月度、わかりやすい方法で。なるべく早く払いました。

大掛かりな工事が発生するときは担当が、木工事、塗装、畳、清掃など業者ごとに発注をする。

担当は発注書を作成してまわし、経理は「未払金」をあげる。未払金専用の帳簿を用意。業者ごとに分ける。

工事中は担当に出来高を出させ書類を業者に送付し、それに対する請求書が業者からきたら、担当に渡す（郵便などの窓口もしているとき）。担当が無くす心配があるときは、帳簿にマークを付ける。

担当に目を通してもらって確認したら、支払の作業を。未払金は支払で消える。未払金の動きは当然伝票も忘れずに。

未払いを立てて処理するのは普通は決算時期だけのようですが、うちの会社は細かいことにうるさかったのです。間違いはほとんど無かったです。税理士の楽な会社でしたよマッタク。

帳簿に未払金を計上できないときは、経理担当だけでもわかるようなノートを作っておくことです。発注担当にうむを言わせないようにきっちり管理しましょう！

経理は経理のこと以外はフォローしなくていいです。それぞれの発注分はその担当に全責任を持たせましょう。当然上司の了解を得たものでないといけませんから、発注関係にトラブルがあっても支払関係でないことなら、無視です。

参考になれば

回答No.3

tom0014

お願いできるかどうかわかりませんが
相手先に納品書及び請求書の品名の欄に
自社の発注者の名前等を入れてもらうように
お願いしてみてはいかがでしょうか

回答No.2

honnsuki

ちょっと人数がどれくらいなのかよくわからないのですが、

少額のものは各担当者に立替払いしてもらったらいかがですか？

そして月末に、支払った一覧を書類にして上司決済の後でまわしてもらいます。

その分は各担当者の口座へ振り込むだけです。

小口現金って方法です。

まあ、文房具とかクライアントとの打ち合わせ時の喫茶店代とか3千円から5千円くらいまでのそういうもののみで、パソコン買ったり備品を買ったりとか大物買いにはふさわしくないですけど。

参考になれば。

回答No.1

o24hi

こんばんは。

　一番確実なのは、必ず納品書を貰う事を徹底して、発注した人の受領印を押した納品書を提出して貰い、請求書とつき合わせて一致した物しか支払わない、という事を全員に徹底するしかないですね。
　私のところは、ダブルチェックで、納品書に押印欄を二つ、判子を押して設けて、受領者の受領印とその上司の確認印を押してもらっています。支払漏れが防げますし、不正も防げます。